Challenge Executive 6: «J'ai vraiment besoin pour obtenir plus organisée"

Imaginez une vie sans encombrement: Pas de mail entassés dans votre "dans" le bac, vous facilement rester pris sur votre e-mails. Votre productivité est en hausse, mais votre emploi du temps ne sont pas emballés. Vous éviter les interruptions, arriver à l'heure aux rendez-vous, et quitter le bureau assez tôt pour profiter du temps de qualité avec votre famille à la fin de la journée. Est-ce une image exacte de votre vie? Sinon, vous devrez peut-être renforcer vos compétences organisationnelles.

Beaucoup de clients se sentent en train de s'organiser prend trop de temps et d'efforts. Mais n'oubliez pas: Le temps et l'énergie que vous prenez maintenant vous permettra d'économiser encore plus de temps et d'énergie à long terme. Alors, comment faites-vous?

Fixer des objectifs organisationnels. Concentrez vos premières pensées. Quoi de plus important pour vous d'un point de vue organisationnel? Voulez-vous être capable de récupérer tout document rapidement? Voulez-vous une heure avec votre famille le soir? Voulez-vous pour accéder à vos trois priorités fait tous les jours sans avoir à rester tard? Soyez clair sur ce que vous voulez atteindre.

Si vous n'êtes pas sûr de savoir comment s'organiser, demander de l'aide. Demandez à votre assistant de travailler avec vous sur l'organisation de votre bureau, ou d'embaucher un animateur professionnel. La chose importante est de mettre en place un système qui fonctionne pour vous. Si vous le faites vous-même, commencer petit. Allot une certaine quantité de temps chaque semaine pour l'organisation jusqu'à ce que vous avez un bon système en place. Et n'oubliez pas: Être «propre» et être «organisée» ne sont pas la même chose. Vous pouvez avoir une seule pile de papiers sur votre bureau, mais aucune idée de ce qu'il ya dedans ou comment trouver ce dont vous avez besoin. Ne garder que les éléments sur votre bureau qui sont des priorités et qui doit être achevée d'ici une semaine.

Créer un "suspense" du fichier pour les éléments qui doivent être complétées par une date ultérieure. Mark chaque "suspense" élément avec un "S" et la date à laquelle il doit être manipulé. Donnez à ces documents à votre assistant de tenir dans un fichier, par date. Chaque matin, votre assistant permet de vérifier le fichier et vous redonner les éléments qui sont marqués pour la fin de la journée.

Se désabonner à des bulletins non-valeur ajoutée. Si vous ne pouvez pas vraiment utiliser l'information, de le sortir de votre boîte de réception.

Mettre en place des règles d'étiquette e-mail, et s'assurer que chacun adhère à eux. Faites savoir à vos employés de ne pas vous envoyer une copie d'un e-mail si vous devez le lire. Mettre en place un code à placer dans la ligne sujet qui vous indique si une action est nécessaire ou si vous avez simplement besoin de prendre note de l'information. Cela vous aidera à donner la priorité à la lecture de votre e-mail.

Gardez la trace de nouveaux contacts en mettant en place un système de gestion des cartes de visite. Lorsque vous assistez à un événement de réseautage, gardez vos propres cartes de visite dans votre poche de costume gauche et les cartes de visite vous recevez des autres dans votre poche de costume droit. Quand vous rentrez au bureau, retirez les cartes et rédiger des notes pour vous souvenir de la personne, y compris la date et le nom de l'événement. Ensuite, donnez votre assistant la pile de cartes pour qu'elle puisse les analyser dans vos contacts Outlook.

Organisez votre voyage.

- Faire une liste maîtresse de «prendre» des articles pour les voyages, qui comprend tout ce que vous pourriez avoir besoin. Ensuite, avant chaque voyage, imprimer la liste, sélectionnez uniquement les éléments que vous souhaitez profiter de ce moment, et le donner à votre assistant de se rassembler pour vous.

- Ne perdez jamais de reçus des dépenses Voyage à nouveau! Demander à un assistant d'écrire le nom de chaque voyage à l'extérieur d'une enveloppe de plus grande taille, puis de stocker automatiquement toutes les recettes que vous obtenez pour ce voyage à l'intérieur de cette enveloppe. À la fin de chaque journée, retirez toutes les recettes, écrire ce que les dépenses ont été pour chaque réception, et remettez-les dans l'enveloppe. Lorsque le voyage est terminé, votre assistant peut créer un rapport de dépenses immédiatement - et vous pouvez obtenir un remboursement plus rapide.

- A la fin de chaque journée de Voyage, passer en revue tous les documents que vous avez recueillis ce jour-là et jetez les inutiles. Allégez votre charge de chaque soir, et vous aurez moins de mauvaises herbes à travers quand vous rentrez chez vous.

Bon temps des compétences de gestion et d'organisation ne peut vraiment vous faire économiser temps et argent. En fait, être plus organisée a été prouvé à libérer autant que une heure par jour. Cela signifie que, au cours d'une année, vous avez libéré assez de temps pour prendre une bien mérité de deux semaines de vacances. Amusez-vous!

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?Executive-Challenge-6:-I-Really-Need-to-Get-More-Organized&id=5676916