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jeudi 6 janvier 2011

Les 7 étapes clés du film Pour une organisation réussie à but non lucratif!

Devenir un nouveau membre du conseil d'une organisation à but non lucratif peut parfois être un véritable cauchemar! Essayer de trouver les registres d'adhésion et de contact et les documents antérieurs utilisée pour des lettres de parrainage, les dates clés des événements, etc politiques peuvent être extrêmement difficiles et dans certains cas impossible. Cela peut conduire à des tâches sans fin et inutile pour les membres du Conseil qui sont déjà d'abandonner une grande partie de leur temps précieux. Malheureusement, planification de la relève pour ces nouveaux membres est rarement pris en compte pour que la roue est à réinventer à plusieurs reprises.

Étape clé n ° 1 - Trouvez une base de données fiable et Centraliser Trop souvent, les secrétaires différentes ont leur propre façon d'enregistrer les membres et contacts et de stocker ces sur leur propre ordinateur. Ces membres et les contacts ne sont souvent pas classés ce qui signifie que le temps consacré au contact avec différents groupes dans l'organisation est décuplée. Cette information est également souvent mis à jour et mise à disposition avec les fichiers informatiques différents de vol environ, de nouveaux membres du Conseil trouve qu'il est extrêmement difficile de savoir exactement où tout a été jusqu'à quel fichier est le plus à jour.

Si possible, trouver une solution à faible coût en ligne où les contacts peuvent être classés de manière illimitée et être accessibles en toute sécurité par les membres du Conseil qui ont l'autorité compétente pour le faire. Comme beaucoup de ces bénévoles travaillent à la maison, une solution en ligne, il plus facile pour eux de trouver l'information dont ils ont besoin sans avoir à obtenir l'accès à l'ordinateur d'une personne qui peut ne pas être joignable pour une raison quelconque.

Étape clé n ° 2 - Organiser des documents clés dans ce peut-être aussi simple que de placer quelque chose à voir avec l'appartenance à un dossier intitulé «Adhésion» ou des lettres de parrainage et de la correspondance intitulé «Parrainage» des dossiers. Il sera ainsi plus facile pour les nouveaux membres de localiser des documents importants.

Étape clé n ° 3 - Disposer d'un Disaster Recovery Plan-ce que le Conseil savoir où l'ensemble de ses documents à la fois papier et électronique sont-ils stockés? Et s'il y avait un incendie à la maison du secrétaire? Comment ces documents être facilement récupérées? Encore une fois, il serait sage d'envisager le stockage des documents sur un serveur (en ligne de préférence) qui possède des installations de sauvegarde à la fois sur site et hors site. Les documents importants peuvent être également mis en PDF et mis sur le serveur qui est sauvegardée régulièrement et en toute sécurité.

Étape clé n ° 4 - Avoir une politique de transfert où les membres du Conseil changement, il devrait y avoir une politique et une liste de quoi et quand les documents doivent être remis. Ce formulaire peut être prise à l'assemblée générale annuelle et évoquée par les deux membres entrants et sortants afin que les dispositions appropriées puissent être prises sur place.

Étape clé n ° 5 - Document Dates importantes de chaque année, dont les dates clés documentés tels que les journées d'inscription, etc dîners annuels, les chances d'une meilleure organisation de ces événements sera grandement améliorée. Ces dates doivent être mis dans un système de calendrier selon lequel les membres du Conseil peuvent être facilement rappelle bien à l'avance. Dans le cadre de la gouvernance, il s'agira Réunion du Conseil et membre Assemblée Générale dates comme l'exige la Constitution.

Étape clé n ° 6 - Liste Down Fonctions des membres du Conseil et de leurs positions respectives Beaucoup de gens mettent leur main à être mis sur un Conseil mais n'ont aucune idée de ce qui a été impliqué dans ce poste de responsabilité. Lors des élections, le potentiel de nouveaux membres du Conseil doivent être remis une liste de fonctions qui sont attendus afin qu'ils puissent décider s'ils peuvent réellement offrir de leur temps pour l'organisation avant de jeter son chapeau dans l'arène et sont élus. Si vous ne voulez pas effrayer les gens de faire du bénévolat, la quantité de temps qui sera sauvé par quelqu'un qui peut vraiment faire du bon travail permettra d'atteindre de bien meilleurs résultats pour votre organisation. Vous éviterez aussi d'avoir la tâche délicate de demander à quelqu'un de démissionner en raison de mauvaises performances. Dans ce cas, en peut alors être aussi plus difficile de trouver un remplaçant adéquat qui seront moins enclins à offrir leur temps en se promenant dans le pétrin!

Étape clé n ° 7 - Étude des systèmes d'continuellement avec la succession à l'esprit quand quelque chose de nouveau se produit dans l'organisation ou où il ya eu des problèmes ou erreurs dans le passé, examiner les procédures en cours, mettre en œuvre et documenter les changements à nier le risque de les mêmes problèmes se reproduisent. Cela peut sembler évident, mais de nouveaux membres du Conseil peuvent ne pas avoir été au courant de ces problèmes parce que personne ne le leur ai dit que la même chose se produit à nouveau. Il se pourrait que le promoteur a été oublié d'être invité à un événement important organisme. Ils pourraient accepter des excuses, mais une fois une deuxième fois pourrait voir l'argent des commandites vital tiré!

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?7-Key-Steps-To-Running-a-Successful-Non-Profit-Organization!&id=763765

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