Les 7 étapes clés aux bases de données des membres puissants!

Dans rapide du monde d'aujourd'hui en mouvement, les bénévoles des organisations à but non lucratif se rendent compte qu'ils ont moins de temps pour siéger à des conseils de gestion. La réticence des gens à mettre leur main a mis une pression énorme sur les chevaux de Troie quelques personnes qui ont décidé de renoncer à une partie de leur vie pour la communauté. Une telle charge de travail a finalement abouti à la baisse de l'organisation concernée afin que tout le monde perd. Une façon d'aborder ce problème consiste à tirer le meilleur parti de la base de données des membres.

Voici quelques conseils simples montrant comment la technologie peut réduire la charge de travail de ces gens merveilleux. Il pourrait même encourager les autres à participer et ainsi réduire le temps et l'effort pour tout le monde:

Étape clé n ° 1 - Membres Trier dans les classes

Asseyez-vous et de déterminer les différentes catégories de membres de votre organisation a. Assurez-vous que votre base de données vous permet d'attribuer la classe concernée à chaque membre. Si, par exemple, la constitution de l'organisation sociale permet de membres, d'attribuer cette classe à ceux qui lui appartiennent. Lorsque vous avez besoin d'envoyer une lettre / courriel à tous ceux qui sont membres sociale seulement, votre base de données devrait ensuite vous permettre de produire des résultats de la recherche sociale sur la base des membres, puis par courrier ou courriel à ces directement à partir de la base de données, d'économie d'énormes quantités de temps.

Étape clé n ° 2 - Mettre en place les catégories

Supposons que certains membres sont les sponsors ou les joueurs ou les deux. Si nous allons avoir un dîner annuel de présentation, notre base de données devrait nous permettre de définir des catégories illimitée de sorte que quiconque dans notre club ou à but non lucratif qui est un commanditaire peut être facilement identifié. Il ne doit jamais être seulement une liste que nous regardons et dire: «Ils sont un commanditaire." Cela conduira à des erreurs et vous pouvez parier que quelqu'un qui parraine sera accidentellement retiré de la liste d'invitation. Nous avons aussi pouvez contacter tous les joueurs qui sont dans le grade le plus élevé de football. Attribution d'une telle sous-catégorie de la catégorie principale des footballeurs signifie que nous pouvons chercher des footballeurs sur ses propres si le message se rapporte à tous les footballeurs ou nous pouvons chercher pour les élèves de haut seulement si nous le souhaitons.

Étape clé n ° 3 - Conserver la base de données courante

C'est pas bon d'avoir une base de données qui est mis à jour. Affecter la tâche à quelqu'un qui passera en revue la base de données régulièrement mise à jour et en conséquence. Cela permettra d'économiser du temps dans le long terme.

Étape clé n ° 4 - Veiller à ce que la base de données est simple à utiliser

Un système de base de données qui est difficile à utiliser pourrez voir de nouveaux membres qui ont besoin de l'utiliser, la lutte et puis perdre tout intérêt. Ces jours-ci il ya beaucoup d'utiles forfaits abordables qui sont faciles à utiliser afin que le temps n'est pas gaspillé à essayer d'apprendre le système lors de la remise.

Étape clé n ° 5 - Est-ce votre base de données facilement accessible?

Ayant une base de données qui sont stockées sur l'ordinateur d'une personne n'est pas toujours idéal. C'est parce que d'autres membres autorisés peuvent avoir besoin d'accéder à cette base de données à des moments différents, qui peut être difficile si la personne est en vacances ou malades.

Étape clé n ° 6 - Avoir une base de données qui peut enregistrer des données historiques

Il est souvent utile de pouvoir consulter rapidement les dernières à des contacts avec le député ou toute autre personne dans la base de données rapidement. Il pourrait être quand ils ont reçu un avis de réunions ou d'un renouvellement d'abonnement. S'il ya des différends, il est de la bonne gouvernance d'avoir un registre de tous les rapports que vous avez eu avec eux et vous serez se conformer à votre constitution.

Étape clé n ° 7 - "Mine" Votre base de données!

En enregistrant suffisamment d'informations sur chaque contact de votre base de données, vous pourrez regarder vos classes et catégories et déterminer si les activités telles que la collecte de fonds pourrait être plus pertinente et efficace en regardant ces groupes et agir en conséquence. Si, par exemple, un grand nombre de nos bases de données aime jouer au golf, nous pourrions organiser une journée de golf à partir de fun équipes un événement suivi en regardant à la télévision les étapes finales de l'US Masters dans le pavillon de plafonnement de la journée par un dîner qui pourrait être utilisés pour recueillir des fonds pour notre organisation.

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?7-Key-Steps-to-Powerful-Membership-Databases!&id=786484