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lundi 10 janvier 2011

Email organisation Enregistre une heure par jour

Les gens passent en moyenne une heure par jour en quête de choses, des choses dans leur boîte aux lettres électronique, fichiers informatiques ou imprimés. Si vous aviez un système de courrier électronique organisé de fichiers, les chances sont vous, il faudrait beaucoup moins de temps la recherche de choses et beaucoup plus de temps fait en utilisant les informations que vous avez trouvé.

Votre e-mail entrants peuvent être classés ni comme une "référence" e-mail ou une "action" e-mail. e-mails d'action sont ceux que vous avez besoin de «faire» quelque chose de spécifique. e-mails de référence sont tous les autres e-mails nous obtenons chaque jour, contenant des informations ou des pièces dont nous avons besoin de renvoyer, et ceux que nous avons passer une heure ou une journée à la recherche d'!

Mise en place d'une stratégie pour faire face à tous ces e-mails, il est beaucoup plus facile de les trouver quand vous en avez besoin. Tout d'abord, examiner ce que vos activités les plus importantes sont que votre but non lucratif ou une entreprise doit se concentrer sur. Vous allez créer des dossiers dans votre programme de messagerie qui sont conformes à vos objectifs personnels ou de projets, de sorte que si vous recevez des courriels qui ne rentrent pas dans un de vos dossiers-il est probable que vous n'aurez même pas besoin de les stocker.

Dossier Système Conformément

Lors de la création de votre structure de dossiers, vous aurez envie d'utiliser la même hiérarchie pour l'ensemble de vos systèmes de stockage. Cela signifie que lorsque vous créer des dossiers dans votre programme de messagerie, vous voulez avoir des dossiers identiques mis en place dans votre ordinateur (comme dans la section Mes documents) de sorte que vous pouvez trouver et sauvegarder l'information facilement.

Créer un "haut niveau" dossier pour chacun de vos projets ou objectifs. Disons que vous traitez avec un petit nombre d'activités principales de votre but non lucratif, comme "activités de financement», «Marketing» et «don annuel". Ce seraient les dossiers que vous voyez dans votre programme de messagerie ainsi que dans les fichiers de votre ordinateur, et de nouveau dans votre classeur. Dans chacun de vos principaux, dossiers de niveau supérieur, vous auriez sous-dossiers. Dans votre «Activités de financement" dossier, par exemple, vous pourriez alors avoir des dossiers individuels pour chaque événement, ou peut-être une structure de dossiers par mois est plus logique pour la façon dont votre organisation fonctionne il est des activités de collecte de fonds.

Une fois que vous avez créé votre dossier système, et ont fait que tous vos systèmes de stockage correspondent à la même hiérarchie, il vous sera facile de déposer et récupérer des informations de toutes vos ressources de stockage différents.

Endroit où l'enregistrer

Quand un e-mail est disponible en contenant une pièce jointe, où devez-vous l'enregistrer? Dans votre dossier de courrier, ou dans le dossier de votre ordinateur? Une bonne règle d'or consiste à enregistrer la pièce jointe comme document dans les fichiers de votre ordinateur dans le dossier approprié chaque fois que le message de l'e-mail n'est pas du tout important. Beaucoup de pièces jointes fois sont envoyés avec un message qui dit "Fichier joint" ou quelque chose de similaire, et vous n'avez pas besoin d'enregistrer cela pour rien! C'est toujours une bonne idée d'enregistrer les documents dans les fichiers de votre ordinateur parce que la fonction de recherche permet de regarder à l'intérieur de chaque document pour trouver des choses, donc si vous ne pouvez pas trouver un document dont vous avez besoin, vous pouvez rechercher des informations sur ce qu'il ya dans le document et avoir du succès en trouver de cette façon, rapidement et facilement. Toutefois, si votre e-mail avec la pièce jointe contient également des informations utiles, enregistrer l'ensemble de chose dans les dossiers de votre programme de messagerie.

Puisque nous ne sommes pas tout à fait «tout numérique» encore, et certaines informations sont sur support papier physique,, nous avons encore besoin de classeurs et de l'espace de stockage qui n'est pas dans l'ordinateur. Si vous avez besoin de le garder de cette manière, vous pourrez présenter cette information dans le dossier approprié dans un classeur.

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?Organizing-Email-Saves-An-Hour-A-Day&id=880125

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