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lundi 13 décembre 2010

Utilisation d'un logiciel de gestion des membres pour gérer des événements

Associations de personnes souvent accueillir des activités si elles sont un organisme de bienfaisance, de la société, club, salle de gym, une église ou association, ils sont susceptibles d'organiser des événements spécifiquement pour leurs membres. Ces manifestations peuvent être aussi petites que d'une rencontre entre 10 membres, ou une activité de financement importante ciblant leur composition entière.

événements communs incluent:

· AGA (assemblée générale annuelle)
· Conférences
· Réunions
· Prix des cérémonies
· Présentations
· Collecte de fonds

Holding et de la gestion des événements est un élément important de la gestion des adhésions. En plus d'être une excellente plateforme pour la communication ouverte, ils sont un moyen par lequel les organisations membres peuvent augmenter la participation des membres. Il est important que les membres se sentent comme si elles tirent profit de leurs membres et l'organisation d'événements réguliers est un excellent moyen d'ajouter de la valeur et la promotion de l'engagement des membres.

la planification de l'événement peut être un temps et processus compliqué. Il ya de nombreux aspects qui entrent dans la gestion d'un évènement, mais elles peuvent généralement être résumées sous trois rubriques:

Planification d'événements

- La location de salle / salle à
- Gestion des présentateurs
- L'organisation de la restauration
- Présentation et préparation du contenu

Participation de l'événement

- Inviter les membres concernés
- Gérer l'inscription (par téléphone, par lettre, fax, email et site web)
- Suivi des participants présents

Event Review

- Dans quelle mesure le cas?
- Combien de personnes ont assisté?
- Quel a été le retour sur investissement (ROI) de l'événement?

Plusieurs organisations membres se tournent maintenant vers des solutions de gestion des membres des logiciels pour gérer leurs membres. En plus de gérer tous les domaines de la participation des membres, des solutions de haute qualité viennent tous avec une suite de gestion de cas complète d'outils qui permettront aux organisations membres pour gérer et contrôler les processus de l'événement ci-dessus. Beaucoup de ces tâches peuvent être automatisées, permettant à l'organisateur de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.

Planification d'événements

Pour exécuter événements couronnés de succès, les organisateurs d'événements doit être capable de gérer l'organisation des aspects tels que le lieu, les fournisseurs et les équipements. solutions logiciels de gestion d'adhésion aura outils intégrés qui aident à gérer le processus de planification d'événements. Ces outils aident à gérer chaque événement en proposant un calendrier des événements en précisant les ressources réservées et des ressources disponibles.

Par exemple, les traiteurs peuvent être ajoutés au système en vertu de la liste des «Fournisseurs». De là, les planificateurs d'événements peuvent alors leur fournir un rapport qui confirme le nombre des membres présents et leurs besoins nutritionnels. Il s'agit d'une tâche qui peut être automatiquement mis à jour lorsque des changements sont apportés.

Participation de l'événement

Veiller à ce que les membres concernés sont invités à des événements est essentiel si l'événement est un succès. Intégration de la solution de gestion d'adhésion avec la base de données d'adhésion ou d'une solution CRM, il est facile pour les organisateurs d'événements pour sélectionner le bon groupe de destinataires.

Il est également important d'être en mesure de joindre les membres dans un format qui convient le mieux pour eux. Beaucoup de gens préfèrent maintenant de communiquer par e-mail, par conséquent il est important que les organisations membres sont capables d'envoyer des invitations par courriel aux membres, et leur permettre de s'inscrire sur leur propre site web.

Email invitations ne sont pas seulement rapide et facile à utiliser, ils sont aussi extrêmement rentables et sont livrés avec une empreinte carbone plus faible que les traditionnelles invitations publipostage. solutions de gestion d'adhésion doivent tous venir avec un outil de marketing e-mail intégré qui peut être utilisé pour invitations à des événements ainsi que la promotion d'événements et le suivi des enquêtes.

Les outils de messagerie peut également être utilisé pour envoyer des rappels automatiques d'événements et de mises à jour des événements - la diminution de la quantité de travail à l'organisateur doit procéder elles-mêmes.

solutions de gestion d'adhésion va également intégrer dans des sites Web, permettant aux membres de s'inscrire en ligne. les formulaires de réservation personnalisées signifie que les gestionnaires d'événements peuvent récupérer les informations qui sont pertinentes pour cet événement spécifique. Si le paiement est exigé, les membres peuvent payer sur le site, via un portail de paiement sécurisé. En reliant le système de financement de la solution logicielle d'adhésion, il sera automatiquement mis à jour, en supprimant l'équipe des finances de la boucle.

Event Review

Examen d'un événement après son apparition est la seule façon d'évaluer son succès. Combien de membres ont assisté à l'événement, combien a pris l'action souhaitée (par exemple un achat, etc renouvellement de l'adhésion), qu'est-ce que les membres pensent de l'événement? En répondant à ces questions, l'équipe de gestion des membres peuvent continuer à améliorer les événements qu'ils détiennent; accroître encore le niveau de la valeur qu'ils accordent à leurs membres.

Composition des solutions logiciels de gestion peut être utilisé pour envoyer des enquêtes ciblées sur les cas les membres qui ont assisté à l'événement. C'est un excellent moyen de recueillir des commentaires. Les courriels peuvent inclure un lien vers une enquête sur leur site web; à partir de laquelle toutes les réponses et les réactions de la population sont automatiquement dans les zones de déclaration des logiciels de gestion des membres. Cette suite d'outils de reporting permettra gestionnaires membres de prendre les données des enquêtes et autres statistiques et de les transformer en connaissances utiles. Des rapports standard peuvent être mis en place pour surveiller les événements réguliers. En outre, des rapports personnalisés peuvent être créés en fonction des événements sur mesure plus.

gestionnaires d'adhésion sera continuellement appelée à déterminer le retour sur investissement (ROI) des événements qu'ils détiennent pour les membres. En utilisant la suite de rapports d'outils qui viennent avec des solutions de gestion des membres, votre équipe sera capable de forer à une question de secondes pour les données consignées dans le système, et l'utiliser pour analyser la valeur réelle de leurs événements.

Les progrès de la technologie rend la tâche plus facile pour les organisations membres de gérer leurs membres. Dans le climat économique actuel, afin d'atteindre et de conserver les membres, il est essentiel que les organisations membres de la valeur pour leurs membres. logiciel de gestion d'adhésion permet aux entreprises de devenir plus efficace et efficiente, en réduisant les coûts et en augmentant le niveau de service qu'ils peuvent fournir.

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?Using-Member-Management-Software-to-Manage-Events&id=3890535

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