Une étude de cas sur la Sélection des logiciels de gestion des contrats

Services professionnels ferme de réduire les coûts et améliore la productivité avec un système logiciel intégré.

«Je ne pouvais satisfaire le gouvernement, mais je ne pouvais pas donner aux gestionnaires les renseignements dont ils ont besoin pour faire leur travail», dit Shannon Winston, contrôleur pour Apex de l'environnement.

Apex de l'environnement, comme de nombreux cabinets de services professionnels avec un avantage concurrentiel, offre un groupe très diversifié de services à des clients gouvernementaux et commerciaux. La gestion et l'accès aux données est essentielle à chaque contrat. Récemment - après des années de l'utilisation de plusieurs systèmes logiciels, des feuilles de calcul supplémentaires, et manuellement le transfert de données d'un système incompatible à l'autre - Apex environnement acheté et déployé un logiciel unique (développé par Wind2 Software - [http://www.wind2.com] ) qui gère l'ensemble de l'opération et sert des clients des secteurs public et privé avec un ensemble intégré. Le nouveau système de planification de courant, de gestion, et les exigences de déclaration pour toute l'entreprise. Il aide également les gestionnaires de contrats gagner plus de contrats, de les gérer plus efficacement, et de les rendre plus rentables, car il automatise le processus complet - s'attaquer tout de la proposition initiale technique à la DCAA close-out de vérification avec plus d'efficacité et de fiabilité.

Complexité des affaires:

En tant que la santé globale, la sécurité et l'environnement cabinet de services, Apex environnement se spécialise dans la consultation et les travaux d'assainissement. experts professionnels, techniques, et sur le terrain de l'entreprise sont situés dans 10 bureaux à travers 25 pays, et les services incluent le respect, les évaluations environnementales, d'assainissement, la santé et la sécurité, la gestion des programmes, gestion de l'énergie et technologies de l'information.

Tous les clients, bien sûr, exigent un suivi attentif, de rapports et la facturation des frais de personnel et frais directs du projet. les clients du gouvernement de l'entreprise, mais aussi la demande le strict respect de toute une série d'exigences telles que définies par le TAS, FAR et DCAA. En travaillant avec les contrats du gouvernement, les membres du personnel Apex doivent soigneusement tenir compte des frais généraux admissibles (qui peuvent varier considérablement d'un contrat à); ils doivent suivre des directives strictes pour le temps et l'entrée des dépenses, et ils doivent déclarer les frais directs du projet et les frais généraux sur le pré approuvé par les formulaires du gouvernement.

En plus d'être une société de conseil de l'environnement, tout simplement exiger des frais pour des services professionnels, Apex a également une division 6 millions de dollars de construction qui exécute des travaux d'assainissement concrètes sur le terrain. À l'appui de cette division, le personnel Apex doit également gérer les activités liées à la construction - générer des ordres d'achat, sous-traitants de gestion et d'embauche et de rémunération des travailleurs de la construction.

Recherche de solutions:

Apex de l'environnement a tenté de manipuler ce mélange complexe de données de suivi et de rapports dans une variété de façons au fil des ans. Au cours de ses premières années en affaires, l'entreprise a utilisé un manuel de tenue des dossiers système. Rapidement outgrowing le système manuel, les chefs d'entreprise a acheté un programme de comptabilité de base en vue d'automatiser l'opération. Ce programme géré les aspects financiers de l'entreprise, mais il n'offrait pas de support pour les exigences de déclaration gouvernementale.

Pensant qu'ils avaient trouvé la réponse, Apex acheté un système de comptabilité spécialement conçu pour les entrepreneurs du gouvernement. Bien que ce programme fait un meilleur travail de gestion de l'information nécessaires pour les rapports du gouvernement, sa gestion de projet et de reporting général étaient faibles. Dans une tentative pour compenser le manque de fonctionnalité dans le logiciel de comptabilité, personnel de bureau utilisé feuille de calcul de plusieurs programmes de traitement de texte et de générer des rapports et autres documents dans les formats dont ils avaient besoin. En conséquence, les membres du personnel ont été constamment re-saisie des données du système comptable dans ces programmes supplémentaires - un dédoublement du temps et frustrante de l'effort.

«Je ne pouvais satisfaire le gouvernement, mais je ne pouvais pas donner aux gestionnaires les renseignements dont ils ont besoin pour faire leur travail», dit Shannon Winston, contrôleur pour Apex de l'environnement.

Lorsque l'entreprise a décidé de remplacer ce système pièce-repas avec un logiciel plus puissant et utile, l'exigence la plus importante pour le nouveau logiciel a été souplesse.

"Nous ne voulions pas de logiciels différents pour différents types de travail", explique Winston. "Le logiciel que nous recherchions devait avoir la possibilité de faire tout ce qu'il fallait qu'il fasse à la fois privé et le gouvernement et le secteur."

Le coût a été une autre considération. Apex dirigeants voulaient un système qui pourrait répondre à tous les besoins actuels, étendre ses fonctionnalités pour répondre aux besoins futurs, et continuent de vendre à un prix raisonnable. L'entreprise n'a tout simplement pas envie de passer 100.000 dollars pour un système logiciel, même celui qui pourrait s'occuper de leurs besoins.

Satisfaire les besoins du contrat et les objectifs opérationnels:

Après une enquête approfondie et des comparaisons de produits, Apex environnement décideurs ont choisi un système de gestion de Wind2 logiciel qui intègre pleinement les fonctions de comptabilité générale à la facturation de projets et de rapports, le contrôle budgétaire, analyse des bénéfices, la gestion du personnel, élaboration de la proposition de coûts, les comptes débiteurs de suivi, et le gouvernement la gestion des contrats. Le système est suffisamment souple pour gérer mix de l'entreprise des clients et des activités d'aujourd'hui, et son évolutivité, il est capable de faire plus que l'entreprise grandit.

"Nous avions besoin d'une application qui nous permettrait de concentrer sur sa gestion intelligente d'abord, tout en gérant notre contrat spécifique gouvernement doit complètement», explique Winston. "Wind2 nous permet de gérer efficacement toutes les exigences de nos partenaires fédéraux, d'État et les projets des collectivités locales, sans pour autant sacrifier les bonnes pratiques commerciales, solide et simple. Cette flexibilité est vraiment ce que fait ce programme si bien adapté à une société comme la nôtre qui a tant d'activités différentes et un mélange de travail dans le secteur public et privé. "

Comme tous les entrepreneurs du gouvernement, Apex de l'environnement doivent se conformer à toutes les exigences de la comptabilité publique (par exemple, FAR, CAS, les propositions des coûts engagés, des conseils DCAA) et de préparer les audits gouvernementaux. Selon Winston, la société est de sauver des centaines d'heures de travail chaque mois en éliminant l'utilisation de tableurs et logiciel de comptabilité simple pour répondre aux strictes de vérification et les exigences de déclaration de leurs marchés publics. Ces ressources sont désormais dégagés pour soutenir les travaux en cours et à la terre de nouveaux contrats.

nouveau logiciel Apex est entièrement équipé pour répondre le contrat 17 et types de facturation définie par DCAA, y compris le prix fixes, prix de revient majoré, et le temps et les matériaux. Il aborde "Autres Transaction Authority" (OTA) des contrats et des poignées pratiques de chronométrage, les coûts directs et indirects, les frais généraux et G&A, les coûts non admissibles, les coûts de pré-sentence, les propositions des coûts encourus et la facturation correctement.

Dans les deux mois de l'installation du nouveau logiciel, Apex a pu réduire son personnel des comptes fournisseurs grâce à l'attrition de six à cinq personnes. Les membres du personnel n'ont plus besoin de calculer manuellement taux de frais ou de saisir des données dans deux systèmes de préparer des rapports. Et ils ont un accès immédiat aux données financières et de projet qui a été indisponible pour eux dans le passé.

Winston explique de cette façon: «Quand un vendeur des appels demandant au sujet d'un paiement, les membres du personnel peuvent maintenant interroger la base de données pour trouver la réponse. Au lieu de chercher dans de vieux rapports imprimés et des fichiers, il suffit de trouver l'enregistrement des fournisseurs et descendre dans la base de données pour voir toutes les factures et les paiements. "

Selon Winston, Apex de l'environnement a maintenant le système dont il a besoin pour gérer son spectre complexe du travail des secteurs public et privé. Et les chefs d'entreprise savent que leur entreprise continue de croître et d'évoluer, la flexibilité inhérente au système Wind2 et l'évolutivité leur permettra d'étendre ses fonctionnalités dans n'importe quelle direction ils ont choisi d'aller.

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?A-Case-Study-on-Selecting-Contract-Management-Software&id=47566