Les documents sont une partie de toute la vie de bureau et de gestion de documents peut être une tâche fastidieuse. Habituellement, quand on pense à un système de gestion de documents, la première impression qui me vient à l'esprit est d'abord celle d'un bureau sans paperasse. Toutefois, un système de gestion de documents ne promet pas de faire de votre papier de bureau libre. Au contraire, il gère les documents d'une façon particulière qui rend les documents aisément accessibles, à sa convenance personnelle. L'information est stockée sous la forme souhaitée des médias et, par conséquent, s'abstient de toute perte de temps et d'espace. L'ordinateur est évidemment le dispositif de choix lorsque vous utilisez le système de gestion documentaire.
Document système de gestion de logiciels sont largement disponibles partout dans le monde. Certains des termes de se familiariser avec ce qui se rapportent directement au système de gestion de documents sont les suivants:
électronique de documents de capture: numérisation, conversion d'image ainsi que la reconnaissance de texte viennent dans cette catégorie. médias papier ici, est simplement convertie en des copies électroniques. Par cette méthode, à la fois l'accessibilité ainsi que la rentabilité d'un document améliore de façon spectaculaire. Cela fonctionne également lors de la distribution des documents comme des copies électroniques peuvent être envoyés à des gens aussi rapidement et économiquement.
Reconnaissance optique de caractères: reconnaissance optique de caractères comprend activement caractères imprimés sur un support physique, comme par exemple sur un papier normal.
système de gestion électronique de documents: Ceci est particulièrement efficace pour une vaste collection de documents par voie électronique créé. Le système de gestion électronique des documents permettrait de localiser et d'afficher correctement un document qui est nécessaire. Cela peut aussi être utilisé pour maintenir un résumé des documents ainsi que les différentes versions du document source.
système électronique de gestion des dossiers: Il ya plusieurs problèmes où il ya besoin spécifique pour les dossiers à gérer d'une manière particulièrement ordonné. Des exemples comprennent des rouleaux de rémunération et les rapports patient. Le système gère les documents efficacement en rendant très facilement accessibles.
de gestion de contenu Web: Ce système gère notamment des sites d'une manière ordonnée. Il existe plusieurs documents Web qui doivent être stockés et publiés dans n'importe quel site Web et nécessite des autorisations de plusieurs. Ces besoins sont pris en charge par ce système.
la gestion des flux de travail: les documents requis doivent être conservés à la portée de la personne concernée à tout moment. Ceci est géré par le système de flux de travail qui est un outil très efficace pour la gestion des documents.
La gestion des connaissances: toutes les informations pertinentes doivent être communiquées à la personne concernée facilement. Cela est particulièrement important avec les entreprises qui souhaitent combler le fossé de communication existants. FAQ sont un bon exemple de la gestion des connaissances.
Ce sont les différentes modalités et caractéristiques qui constituent le système de gestion documentaire. Selon ces explications, on peut choisir le système de gestion qui répond à un besoin métier particulier le meilleur. Vous pouvez ensuite rechercher et mettre en œuvre le système de gestion de documents choisis dans votre entreprise pour assurer une productivité maximale.
cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?An-Overview-of-Document-Management-System&id=702101
samedi 18 décembre 2010
0 commentaires
Enregistrer un commentaire