Systèmes de gestion électronique des documents

Un système de gestion électronique des documents est un système informatique permettant d'outils logiciels sont utilisés pour saisir, traiter, indexer, stocker, extraire, distribuer et disposer des documents. Les documents peuvent être sous forme de feuilles de calcul, documents de traitement de texte, des fichiers multimédias, etc. Un système de gestion électronique des documents comprend la saisie des documents par numérisation, le codage à barres et la reconnaissance optique de caractères, le maintien de la gestion des flux de production par le contrôle d'un flux ordonné de documents, et la distribution des documents entre les individus et les départements.

Bon nombre des processus des systèmes de gestion de documents sont inclus dans le logiciel de gestion de documents électroniques, qui permet également des documents à être capturé et stocké sous la forme d'images graphiques. Le logiciel peut être exécuté sur un ordinateur personnel et en réseau en utilisant le réseau existant de l'entreprise. Il permet un accès instantané aux documents, améliore la collaboration en matière de partage d'information entre les départements et bureaux, et assure la sécurité des fichiers et dossiers.

Un utilisateur peut créer un document, joindre des images graphiques et indexer le document avec la pièce jointe, en utilisant le logiciel. Toute information sur le document peut ensuite être accessibles simultanément par tous les utilisateurs ayant une habilitation de sécurité, indépendamment de leur localisation géographique. Des modifications ultérieures et les modifications apportées par la suite sont également stockées, ainsi que le document original dont les autres utilisateurs peuvent afficher un dossier complet. Un système de gestion électronique des documents assure contre les mauvais placement ou de perte de fichiers en raison de la fourniture d'un système de sécurité en ligne. En outre, il permet la reprise après sinistre facile en raison de la possibilité de stockage externe de l'information. En plus de cela, le logiciel permet de contrôler les utilisateurs qui peuvent accéder, de visualiser et transmettre tous les documents.

Un système de gestion électronique des documents est plus rentable que la gestion des documents papier. Il réduit les coûts sur l'espace de bureau, classeurs, documents et du personnel pour maintenir les fichiers.

systèmes de gestion électronique de documents peuvent être mis en œuvre dans les organisations où il ya de gros volumes de documents qui sont difficiles à gérer et de suivre en raison de leur distance des lieux physiques. Il est bénéfique pour les organisations qui doivent fournir un accès instantané et multiples à l'information et de garder trace de toutes les modifications apportées par les utilisateurs pour les documents originaux au cours de son cycle de vie. Un système de gestion électronique des documents entraîne la gestion centralisée des documents et permet des décisions mieux et plus vite grâce à une gestion de flux de travail amélioré.

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?Electronic-Document-Management-Systems&id=193222