Solutions de gestion des documents - Une Out Fast-Track de la récession

Des recherches récentes menées par le Credit Control Magazine, a révélé que la grande majorité des figures de gestion dans les entreprises à travers le Royaume-Uni crois que les solutions de gestion des documents doit être considérée comme au centre des efforts à la récupération de la récession économique actuelle. Cet article explore les conclusions de crédit de contrôle de manière plus détaillée et examine comment un système de gestion de documents, par exemple ceux utilisés pour l'automatisation de procurer à payer et les processus de la commande à la caisse, peut fournir aux organisations de trésorerie améliorée ainsi que le coût et la des gains d'efficience qui s'avèrent indispensables pour les aider à sortir de la récession.

Gestion de documents: un luxe inabordable ou un essentielles dépenser?

Il est compréhensible que pendant les essais des conditions économiques, les entreprises cherchent par tous les moyens de découpe les coûts non essentiels et d'économiser sur les dépenses. Mais il semble que le point de vue que les solutions de gestion de documents sont en quelque sorte un luxe ou un passe a ajouté «extra» pour les entreprises, est nettement à désirer. Credit Control fait valoir de manière convaincante que «les entreprises ne doivent pas mettre leur document [gestion] les achats de logiciels en attente» et ils devraient en fait être d'investir dans ces systèmes à clé la plus grande efficacité de fonctionnement et "croissance et développement». Sans les systèmes logiciels droite en place, il est soutenu, les entreprises seront les fuites de capitaux et ne fonctionne pas aussi efficacement qu'ils le pourraient. Gestion électronique de documents, ainsi que l'automatisation, les procédés à base de papier, assurera plus maigres, les opérations de plus simple, et bien d'une réduction des coûts.

L'enquête de contrôle de crédit:

Key à l'affirmation de contrôle du crédit est une enquête ils ont mené de 160 supérieurs des finances et les professionnels (directeurs financiers, contrôleurs financiers et les gestionnaires des TI) dans un large du secteur public et les organisations du secteur privé. La recherche a révélé que 88% des personnes interrogées estiment qu'il est important d'avoir des systèmes de logiciels à droite en place si les entreprises sont de prospérer dans le climat économique actuel. Et parmi eux, 60% ayant déclaré que les systèmes logiciels droite est «vital». Parmi les 12% restants, 10% des personnes interrogées estiment qu'il est «assez important» d'avoir le bon logiciel de systèmes en place, tandis que seulement 2% des personnes interrogées ne savaient pas si elles pensaient que les systèmes de logiciel ont été importants pour aider les entreprises à prospérer ou non .

Solutions de gestion de documents: Le premier endroit pour sauvegarder:

La recherche de crédit de contrôle semblent confirmer que les chiffres de la gestion au sein de la plupart des organisations reconnaissent l'importance de solutions logicielles, y compris les systèmes de gestion de documents, pour réussir dans n'importe quel climat économique. Et comme 37% des personnes interrogées étaient en fait intéressés par la mise en œuvre des solutions de gestion électronique de document au moment où ils ont été interrogés, il semblerait que la gestion de plus ce qui concerne le document comme un moyen particulièrement efficace de parvenir à réduire les coûts et d'efficacité.

Comment peut-Document Management Systems Aide?

Procure-to-Pay (P2P):

Procure-to-Pay (P2P) est un processus étonnamment coûteux qui peut coûter jusqu'à 50 € par transaction. La réception des factures d'achat dans une organisation, l'exploitation forestière que l'information dans le système comptable, la photocopie des factures pour les fichiers concernés, l'envoi de factures autour de l'entreprise d'autorisation et de retourner ensuite ces factures aux comptes payables pour le paiement et l'envoi de bordereaux de paiement peut prendre énormément de temps consommation, est souvent très cher et est bien sûr vulnérables à l'erreur humaine. Utilisation d'un système intégré de gestion électronique de documents automatise ce processus de sorte que quand une facture d'achat arrive dans une organisation, il peut être scanné et automatiquement associés à l'enregistrement approprié dans le système financier. Reconnaissance optique de caractères (OCR) est capable de lire et vérifier les données figurant sur la facture avant d'être transféré au système de financement de base, éliminant le besoin de saisie manuelle des données et les erreurs associées. Et en plus, en utilisant un logiciel de flux de documents et des voies d'autorisation de pré-définis, les factures de représentation peuvent être automatiquement envoyées par courriel à l'décideurs pertinents pour eux d'approuver, rejeter ou de la requête. Les approbateurs sont également en mesure de visualiser les documents associés à l'écran, tels que les commandes ou les preuves de livraison, à l'aide d'autorisation facture. Une fois les factures ont été autorisées, le ministère des Finances peut payer les fournisseurs et un avis de versement peut être automatiquement généré et envoyé au fournisseur pour les informer de paiement.

Commandez-to-Cash:

Obtenir de trésorerie dans une organisation aussi rapidement que possible et au maintien de cash-flow est absolument essentiel à la bonne marche de toute entreprise et en particulier au cours d'une période d'incertitude économique, où il devient de plus en plus difficile pour tous, mais les organisations les plus aptes à prospérer. Investir dans la gestion de documents pour rationaliser la fonction de contrôle du crédit, Credit Control Magazine a fait valoir convaincante, doit être considérée comme une nécessité et non un luxe.

La réduction du temps de crédit contrôleurs passent en poussant le papier, en introduisant des systèmes de gestion de documents, peut aider à apporter des liquidités dans une entreprise plus rapidement et à moindre coût. Un domaine particulier dans lequel de telles solutions peuvent vraiment aider est preuves de livraison ou POD, comme ils sont souvent connus.

En scannant en POD à l'aide d'un système de gestion électronique des documents et la fixation du POD imagée à l'opération à financer dans le système, les utilisateurs peuvent créer un dossier permanent qui ne peut être perdu ou détruit. Avec cette forme de POD toujours à portée de main, il peut être livré au client avec la facture correspondante des ventes, il ya donc encore moins une excuse pour non-paiement. Et être capable d'envoyer le POD électronique comme celui-ci, plutôt que de la poste, de toute évidence accélère considérablement le processus de trop.

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?Document-Management-Solutions---A-Fast-Track-Out-of-the-Recession&id=4119009