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lundi 13 décembre 2010

Outils Event Software de gestion pour gérer et planifier des événements

Une enquête récente menée par un important fournisseur de logiciels de gestion d'événements au Royaume-Uni a demandé aux gestionnaires d'événements en fonction ce qui était leur outil préféré pour la gestion et la planification de leurs événements. L'outil le plus commun était de loin le logiciel de gestion de cas avec 67% des voix. Venant des feuilles de calcul des deuxième et troisième et «autres», respectivement.

Les tableurs sont un moyen éprouvé de gestion des événements - ils peuvent le suivi des budgets, suivi des ressources et peut être un moyen efficace de créer et gérer des listes. Le principal avantage des feuilles de calcul comme un outil de gestion des événements est le faible coût qui leur sont associés. La majorité des gestionnaires d'événements ont accès à des feuilles de calcul et ils sont un format de document largement acceptée.

Cependant, il ya un grand nombre d'inconvénients, si les gestionnaires d'événements décider d'utiliser des feuilles de calcul comme outil de gestion des événements principaux. Les problèmes courants incluent:

faible rendement: Utilisation des feuilles de calcul n'est pas une méthode très efficace de gérer tous les aspects d'un événement. Il est probable que les gestionnaires d'événements seront l'aide de nombreux tableaux différents, tous avec des dizaines d'onglets, la tenue d'une énorme quantité de données. Gérer toutes ces données dans des tableurs peuvent être source de confusion pour un étranger, et beaucoup de temps pour tous les utilisateurs.

Perte de données: Tableur sont aussi solides que le système serveur / ils siègent. Si elles sont conservées sur un disque dur de l'ordinateur, il existe un risque que toutes les données seront perdues si quelque chose arrive à cet ordinateur de bureau ou portable. Les tableurs sont également sujettes au gel / décrochage et à moins que le gestionnaire d'événement est habitué à l'épargne sur une base régulière, il ya un risque élevé que les données et les travaux seront perdues.

La difficulté à garder les données à jour: De nombreux événements ont des gestionnaires d'événements multiples, qui utilisent tous les mêmes feuilles de calcul pour organiser et planifier les différents domaines. Les problèmes surviennent lorsque les gestionnaires de mise à jour des feuilles de calcul sans en informer les gestionnaires d'événements autres que la feuille de calcul a changé. Si les gestionnaires d'événements prendre une copie de la feuille de calcul maître et de travail à ce sujet, le maître devient vite obsolète. Il ya aussi des problèmes lorsque plus d'une crèche événement besoin d'accéder à la feuille de calcul en même temps. Une seule copie modifiable peut être ouvert, ce qui provoque les autres à «lecture seule» - en supprimant la possibilité de faire des mises à jour.

Difficile de créer des rapports pour mesurer le succès: Un élément clé de la gestion des événements est la capacité d'analyser le succès événement. Il est essentiel d'avoir la capacité de comprendre ce qui fait un événement particulier succès et ce qui doit être mesurée afin d'analyser les performances événement. Utilisation des feuilles de calcul rend cette tâche difficile. Bien que la création de graphiques et de cartes peut être facile sur des feuilles de calcul, la fusion et le tri des données peut être une tâche extrêmement compliquée et fastidieuse. Il est assez souvent le cas que lorsque les feuilles de calcul à l'aide, l'activité de mesure de la performance événement est oublié ou rejeté.

Le manque d'information de gestion: de même de la difficulté à créer des rapports pour analyser les performances, il ya aussi un manque d'information de gestion globale. Pour les entreprises l'organisation de nombreux événements par an, il est important d'être en mesure d'avoir une image claire de ces événements dans son ensemble, les numéros de déléguer la compréhension, les budgets et d'autres indicateurs clés de performance à travers tous les événements peuvent aider à la stratégie évènement forme à l'avenir.

Ces questions créer trop de problèmes pour les organisations ayant de nombreux événements au plan. Pour cette raison, de nombreux gestionnaires d'événements se tournent maintenant vers des logiciels de gestion d'événements professionnels pour aider à gérer leurs événements. Ces solutions logicielles ont été conçues spécifiquement pour l'industrie de gestion d'événements et contiennent toute une gamme de services complets, pourtant facile à utiliser caractéristiques. Les caractéristiques communes comprennent:

Intégration · Site web: intégration fluide avec votre site web offre aux délégués un lissoir, un voyage plus sûr et vous permettent de rester au sein de votre marque d'entreprise des lignes directrices

· En ligne Inscription: Création entièrement personnalisable formulaires de réservation en ligne sur votre propre site web, capture les informations les plus pertinentes de vos délégués

· Paiement en ligne de traitement: Permettez à vos délégués de payer en ligne dans un environnement sûr et sécuritaire

Invitation · Gestion: Assurez-vous que vous ciblez les délégués perspective droite avec un outil de gestion intégrée invitation

· Email Marketing: Un outil puissant, intégré et entièrement fonctionnelle de marketing par courriel pour envoyer des campagnes très ciblées par courrier électronique aux délégués et aux perspectives

· Badge Production: Gagnez du temps en produisant des badges personnalisés rapidement et efficacement

· Gestion des ressources: il suffit de gérer toutes vos ressources si un calendrier complet

· Intégré enregistrement et d'analyse: Assurez-vous que vous pouvez déterminer le vrai retour sur investissement de vos événements si un rapport d'analyse puissant et suite - rapidement et simplement naviguer pour des données d'événement en quelques secondes

· Evénement Enquête: Créer des sondages intégrée, personnalisable et automatisé pour la gestion de rétroaction efficace.

des outils logiciels de gestion de l'événement ont également l'avantage de plusieurs méthodes de déploiement. Beaucoup de sociétés choisissent des options telles que Software as a Service (SaaS) ou l'hébergement de maintenir les coûts internes et la participation à IT. Sinon les entreprises peuvent encore acheter des systèmes d'emblée, mais toujours de bénéficier des avantages sur le long terme, un soutien continu.

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?Event-Management-Software-Tools-to-Manage-and-Plan-Events&id=4650821

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