De dernière génération Outlook intégration de la technologie, utilisés par les systèmes haut de gestion des cas, prend la question de «l'adoption des utilisateurs" par les avocats et élimine efficacement les obstacles qui entravent souvent la capture et le partage des données critiques à travers l'entreprise. Aujourd'hui, les systèmes sont faciles à utiliser, transparent et permettre aux avocats de continuer à travailler dans l'environnement où ils consacrent déjà une grande partie de leur temps - dans Microsoft Outlook.
Dans le passé (et dans certains cas encore aujourd'hui), les développeurs de ces systèmes ont tenté de "pousser un gros rocher sur une colline abrupte" en insistant que les avocats se connecter à une interface entièrement nouvelle afin de participer au système. Utilisateur adoption luttes que les cabinets d'avocats d'investir dans ces systèmes trouver des avocats sont réticents à adopter de nouveaux procédés qui vont à l'encontre de la façon dont ils sont déjà habitués à travailler.
Innovateurs en techniques juridiques reconnu qu'il doit y avoir une meilleure façon, et ont mis l'accent sur la conception d'outils «intelligents» de gestion de cas qui intègrent étroitement avec la suite Microsoft Office. En déployant une approche furtive de la collecte de cas et des données question qui s'intègre parfaitement la façon dont les avocats, ces leaders de la technologie ont réussi à adapter leurs systèmes aux flux naturel quotidien de cabinet d'avocats d'aujourd'hui.
En conséquence, l'industrie a connu une augmentation de l'adoption des utilisateurs, ainsi qu'une amélioration significative du taux de réussite des implémentations de gestion de cas juridiques.
L'avocat Outlook - Une histoire
Selon l'Enquête de 2009 ILTA technologie, 94% des cabinets d'avocats sont maintenant en utilisant Microsoft Outlook / Exchange en tant que leur plate-forme e-mail principale. Dans une industrie légale une fois dominé par Novell GroupWise et, dans une moindre mesure, Lotus Notes, il n'est pas exagéré de déclarer que le Microsoft Office standard de facto "entre les gestionnaires d'informations personnelles.
En se positionnant comme le leader du marché des logiciels de productivité, Microsoft est devenu un choix attrayant pour les directeurs informatiques pour une variété de raisons. L'interface utilisateur est intuitive et familière à beaucoup, en aidant à contrôler le temps de formation et de coût. Outlook et Exchange fonctionnent très bien ensemble, réduisant IT implication dans la configuration. Outlook 2007 met la barre en ce qui concerne l'organisation du Courrier, Contacts et Calendrier, ce qui rend plus facile à organiser et déléguer. Et, malgré la réputation de Microsoft sur la question, Outlook 2007 inclut des capacités de sécurité forte et des fonctionnalités.
Alors, quel est l'avantage d'Outlook pour un cabinet d'avocats, par opposition à un comptable ou une firme d'ingénierie? Out-of-the-box, il n'y a vraiment pas beaucoup d'un avantage, ne devrait pas y être. Il n'a jamais été une partie de la philosophie d'entreprise de Microsoft à développer des versions d'Outlook qui répondent aux besoins des différents marchés verticaux tels que juridique.
Au contraire, Microsoft choisit de libérer les applications à grande échelle qui répondent aux besoins des organisations à travers le conseil, tout en s'appuyant sur leurs partenaires pour développer le complément de la fonctionnalité pour aider l'ajuster aux besoins des organisations sectorielles telles que les pratiques du droit . Il est un témoignage de Microsoft et de leur génie qu'ils ont construit une application telle que Microsoft Outlook et qui a un tel degré d'applicabilité dans autant de marchés individuels, et qu'il a été construit sur une architecture ouverte qui permet aux partenaires d'informatique juridique à la gestion des cas embed la technologie qui permet au logiciel pour effectuer des fonctions directement adaptée à une pratique juridique.
La hausse de Microsoft Office dans les cabinets d'avocats n'est pas passé inaperçu par les développeurs des systèmes juridiques de gestion de cas. En fait, ces sociétés mènent la charge serait probablement d'accord que l'élément le plus important de tout système de gestion de cas est sa capacité à intégrer avec Outlook et la suite Microsoft Office. S'il est estimé que les avocats et leur personnel de consacrer plus de 70% de leur journée de travail avec Outlook ouvert sur leur poste de travail ou au sein de leur appareil mobile, les sociétés de gestion de cas continuer à développer les technologies d'intégration qui permettent aux utilisateurs de travailler autant que possible dans cet environnement en laquelle ils sont habitués.
Perspectives d'intégration - définies
À son niveau le plus fondamental, l'intégration Outlook se réfère à la capacité d'un système de gestion de cas à transférer automatiquement des informations avant et en arrière de façon transparente entre un système de gestion des cas (CMS). Un bon système qui a été étroitement intégré avec les normes Microsoft offrira une synchronisation bi-directionnelle, ce qui signifie que si un avocat ou un parajuriste entre un rendez-vous dans Outlook, il sera automatiquement mis à jour au sein de la CMS et vice-versa. C'est ce qu'on appelle en entrée une seule fois.
Maintenant considéré comme étant dans sa quatrième génération, CMS / Outlook intégration de la technologie a obtenu en plus forte, avec les meilleurs systèmes qui représente un véritable «client Outlook". La génération actuelle se concentre sur la facilité d'utilisation, permettant une expérience utilisateur homogène. La beauté de ces systèmes réside dans la capture de données au moyen de flux de travail au jour le jour, permettant aux utilisateurs de construire la base de données tout en éliminant les cas de saisie de données redondantes dans des systèmes séparés. informations liés à une affaire doivent être rassemblées dans une base de données centralisée pour répondre aux questions.
En permettant aux avocats de rester dans l'environnement Microsoft, les cabinets d'avocats peuvent éviter la charge de les obliger à apprendre une toute nouvelle série de commandes. Le résultat est un taux plus élevé de l'ensemble de l'adoption et l'amélioration marquée de la mise en commun de toute la société et l'organisation de cas et des données critiques question.
Maintenant, nous allons regarder de plus près les quatre fonctions principales de Outlook qui sont essentiels à toute organisation juridique: Email, calendrier, contacts et tâches.
Courrier électronique: Il n'est pas rare pour les avocats de recevoir plus de 250 emails en une seule journée, et les cabinets d'avocats doivent continuellement composer avec la façon de traiter le volume. Si vous parlez à un directeur informatique à tout cabinet d'avocats, ils sont dans une lutte constante avec la taille de la base de données Exchange en tant que celui-ci s'accumule. En étant capable de prendre des données et la rendre disponible à toutes les personnes impliquées dans cette affaire, et pas seulement l'avocat qui a accès à cette boîte de réception, vous êtes en mesure de faire une véritable collaboration possible sur les cas et les questions. C'est là que le système de gestion des cas
entre en jeu.
Lorsque les utilisateurs envoient ou reçoivent un message e-mail, ils ont la possibilité de «s'associer» le message à un cas ou l'affaire. Sans cette association, un avocat peut être en mesure de voir ses e-mails personnels, mais il n'y aurait pas moyen de partager ce message au bureau ou pour obtenir une «perspective cas" Compte tenu de tous les e-mails associés à ce cas ou l'affaire. e-mails associés sont ensuite transférés à partir d'Exchange à des documents MS SQL base de données, de faire partie de l'information sur la gestion intégrée des cas.
Documents joints à des courriels ont également présenté d'énormes défis pour les pratiques de la loi aux prises avec l'organisation de montagnes de l'information. Un bon système de bonne gestion aborde cette question en demandant aux utilisateurs d'enregistrer le document dans un dossier.
Un autre problème majeur avec le courrier électronique consiste à capturer le temps, qui sera examiné plus loin dans ce document.
Calandres: Peut-être la fonction la plus importante pour les avocats est le calendrier, ce qui leur permet de prendre rendez-vous, de gérer les activités, l'examen du temps disponible et inviter d'autres personnes aux réunions. Il est particulièrement important avec la dépendance d'aujourd'hui sur la mobilité est la possibilité de synchroniser des calendriers avec un appareil de poche mobile comme un Blackberry, iPhone et Windows Mobile.
intégration de CMS avec le module Outlook calendrier est très bénéfique, car il est dans l'email. Les entrées de calendrier associé à une cause et créer les bases du système de Progiciels de l'entreprise. Perspectives d'intégration signifie qu'une fois que les nominations sont associés, l'entreprise peut accéder à un point de vue et de générer des cas
Progiciels rapports.
Contacts: Le fichier de carte Outlook est le temps modernes "Rolodex" pour les cabinets d'avocats, le lieu où les avocats, les parajuristes et les secrétaires entrer toutes les données liées aux clients. Sans l'intégration de Microsoft Outlook avec un CMS, fichier de la carte de chaque individu devient une île de l'information de contact importantes qui ne peuvent être partagés avec quiconque dans l'entreprise. fichiers de la carte en double, avec divers degrés de coordonnées exactes, sera existent dans l'entreprise. Et si les informations d'un contact doit être mis à jour, il ne peut être mis à jour un fichier de carte à la fois.
CMS entreprises à surmonter ces problèmes en créant une entreprise à l'échelle de "base de données des parties liées». Lorsque le numéro de téléphone d'un contact ou une adresse e-mail est mis à jour dans la base de données master, la modification est répercutée dans le fichier de carte de chaque utilisateur, de sorte que chacun a le plus haut de coordonnées à jour pour chaque client.
Perspectives d'intégration permet aux utilisateurs d'organiser les contacts par type de partie ou catégories (demandeur, le défendeur, etc.) Les utilisateurs peuvent associer la partie avec un ou plusieurs cas, donnant aux administrateurs la possibilité d'interroger le système pour identifier facilement les parties associées à certains cas ou les choses, et la capacité à établir la relation de chaque partie a une affaire. En outre, une fois que l'information est saisie, un système de bonne gestion des cas effectue automatiquement un conflit d'intérêts de recherche.
Tâches: bureaux du droit d'outils Outlook pour créer les éléments de la ou des forfaits pour tous les avocats et le personnel de soutien affecté à une cause ou une affaire. Aujourd'hui, les systèmes de gestion des cas permettent de faire la gestion (également dénommé tâches, des rappels ou chatouilleurs date critique) pour être pleinement intégrée aux rendez-vous, documents et autres composants du système. Avec l'intégration Outlook, les cabinets d'avocats ont l'ont la capacité de gérer les éléments de la pour l'individu, groupe, zone d'entraînement ou de déclaration de toute la société.
Au coup par coup par rapport au Real Deal
Un scénario trop commun encore vu dans certains cabinets d'avocats d'aujourd'hui est l'insistance de renoncer à un CMS en faveur d'une combinaison de l'insuffisance d'Outlook, Word et une application de gestion de documents. Un tel système laisse trop de trous dans le processus.
Outlook et Word sont d'excellents programmes, mais ils ne sont pas conçus comme des «collaboration» des outils. Et les systèmes de gestion de documents, une fois une bonne étape pour les cabinets d'avocats, ne fournissent qu'une fraction des avantages offerts par un système de bonne gestion des cas.
Ces systèmes aussi ne vous permet pas la possibilité d'attribuer flux de travail ou de créer des processus normalisés et des procédures à suivre.
En bref, Outlook est un grand gestionnaire de renseignements «personnels», et il fait un excellent travail d'exprimer tout ce qui se passe dans la journée de travail du professionnel de la personne. S'il ne répond pas est en mesure de fournir la vision d'ensemble de ce qui se passe dans l'entreprise.
Embedded la technologie de gestion des cas dans l'environnement Microsoft Outlook permet de gérer l'entreprise pour vraiment obtenir une vue d'ensemble - ce que font les gens, quand ils le font, où ils vont être, et quelles sont les ressources pour qu'ils puissent faire des ajustements dans l'ensemble ordonnancement. C'est un morceau que Outlook ne suffit pas à mettre sur la table, et c'est aussi le composant qui permet même le cabinet d'avocats les plus désorganisés de devenir une organisation efficace et collaborative.
Ce que tout avocat veut savoir (et n'a pas peur de demander)
Nous avons examiné quelques-uns des avantages de la gestion des cas d'intégration Outlook à partir d'un point de vue de l'entreprise. Alors, comment voulez-vous répondre à la question «what's in it for me?" ("Moi" se rapportant aux personnes dont l'entrée est le plus essentiel à la réussite de toute CMS - des avocats)
Un système de gestion de cas permet aux avocats de mieux tirer parti de toutes les ressources qui sont à leur disposition au sein de l'entreprise. Un associé, par exemple, peut être en mesure de donner un coup de main en aidant à couvrir certains points importants, mais seulement s'ils ont accès à l'information nécessaire. Si un avocat est en dehors du bureau et un client appelle à une demande, quelqu'un d'autre au sein de l'entreprise serait en mesure d'accéder facilement à l'information sur les cas ou la question via le système de gestion de cas et de remplir rapidement la demande. Dans le passé, les demandes des clients pourraient éventuellement prendre 2-3 jours pour répondre. Ce type de réponse peut aider à soulager le stress, ainsi que dans une large mesure à l'augmentation de la satisfaction des clients.
systèmes de gestion de cas donnent des rappels des avocats dans un large éventail d'instances telles que les activités de cas, de saisie, etc Ces systèmes servent à rendre la vie d'un avocat un peu plus facile et un peu moins stressant. Ils peuvent aussi être crédité d'aider à donner avocats une meilleure qualité de vie et un meilleur contrôle sur ce qui se passe autour d'eux, en plus de facturations ont augmenté. Tout cela contribuera à une combinaison puissante pour les cabinets d'avocats de capitaliser sur.
En outre, la recherche de cas et des informations liées à la matière est grandement améliorée. Procureurs ont souvent besoin de trouver quelque chose et de le trouver rapidement. fonctions de recherche permettent aux avocats de trouver des choses très rapidement sans avoir à éplucher les dossiers et sous-dossiers sur le réseau.
Si vous ne pouvez pas les battre, Join 'em
Microsoft Office 2007 a représenté une refonte majeure qui a offert une interface utilisateur très intuitive. Dans le même temps, les développeurs de haut CMS se concentrent sur l'augmentation de leurs ressources "adoption par les utilisateurs" de leurs produits, principalement en rendant leur utilisation la plus transparente possible.
En fait, de nombreux contributeurs actifs à la gestion de cas au sein de l'entreprise (avocats pour la plupart) presque jamais pénétrer dans l'environnement de gestion des cas, reste plutôt dans l'environnement Microsoft Office toute la journée. Le nom du jeu est ici de confort - permettant aux utilisateurs de rester dans l'environnement, ils sont à l'aise dans (Microsoft Office), tout en restant contributeurs actifs aux données recueillies dans la base de cas.
En concentrant ses efforts sur la création comme une expérience transparente que possible, les développeurs de CMS éviter un «changement de la culture» et au lieu, suivre le chemin de moindre résistance en permettant à ces utilisateurs de continuer à travailler dans l'environnement de leur choix. Cette tendance devrait se poursuivre dans les générations futures de gestion de cas.
Si un arbre tombe dans la Forrest ...
Ou, en d'autres termes, si un avocat passe 10 minutes la rédaction d'une réponse par courriel à une enquête client et ne pas entrer immédiatement dans son temps dans le système de saisie des temps, il sera facturé? La réponse à cette question est, trop souvent, non.
Au niveau de base, tout système de gestion de bons arguments devraient avoir la possibilité d'avoir rapidement chronométreurs pour les entrées de temps quand ils amorcer ou de compléter certains types de tâches ou d'événements. Ne pas «même perdre votre temps à chercher un système qui ne peut pas le faire.
Beaucoup d'entreprises qui ont réussi la mise en œuvre de tels systèmes voir la plus forte augmentation dans le temps facturable se produisent dans leurs e-mails Outlook. Beaucoup d'avocats ne sont toujours pas de facturation de leur temps par courrier électronique, ce qui représente une énorme perte de potentiel de facturation d'un cabinet d'avocats.
Regardons les choses d'un point de vue de workflow. Un assistant juridique crée un document sous la dictée d'un avocat. L'assistant clics sur un bouton et il renvoie à la note disant: "J'ai besoin que tu étudier la question." Le document apparaît dans la file d'attente d'examen de l'avocat. L'avocat il passe en revue, il annote et l'enregistre comme une nouvelle version, le tout dans l'environnement de gestion de cas. Ensuite, l'examen est marquée comme terminée.
Deux choses: 1) l'assistant soit promptement avisé que le document a été revu, et 2) l'avocat obtient invité à faire une entrée de temps pour ses efforts. C'est à elle seule, pour aider à répondre à une augmentation significative dans la facturation. Au niveau secondaire, parce que le système de gestion de cas a ou devrait avoir, la capacité de suivre toutes les activités, le cabinet dispose d'une belle revue d'examiner lors de la facturation de faire correspondre ces activités avec les informations qui apparaissent sur le WIP rapport pour le mois.
C'est un exemple concret de la façon dont les cabinets d'avocats accroître leur rentabilité avec un système entièrement intégré de la CMS. Généralement parlant, cabinets d'avocats qui oeuvre de tels systèmes ont signalé une augmentation des facturations sur la moyenne des 10-12%, avec des entreprises, même des rapports des proportions beaucoup plus élevées. Les entreprises remarquent souvent une augmentation significative d'année en année, sans aucune justification en termes de leur charge de travail.
Conclusion ...
Quelle sera la prochaine? Il apparaît une grande partie des tendances actuelles vont se poursuivre. Outlook ne va pas n'importe où n'importe quand bientôt. Cependant, la manière dont les renseignements sur les cas et la matière est consulté va changer. Comme mentionné précédemment, l'informatique mobile continue d'être un facteur déterminant dans les nouvelles technologies. Donner les avocats de la capacité d'accéder aux données de gestion des cas par l'intermédiaire de leurs appareils de poche, c'est l'avenir, et les systèmes sont en mouvement dans cette direction.
Comme vous le voyez, le "Outlook" est prometteur pour les avocats et leur personnel ayant la possibilité de collaborer sur des cas grâce à l'utilisation de l'interface de gestion de cas ou Microsoft Office / Outlook système. concerne l'adoption d'avocat sont éliminés parce qu'ils sont déjà en utilisant Outlook. Les véritables avantages seront existent pour les cabinets d'avocats qui investissent dans les systèmes de gestion des cas qui la transforment en Outlook de l'avocat.
cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?Case-Management-Software---Outlook-Integration-Enables-Lawyers-to-Bill-More-and-Work-Smarter&id=4579808
lundi 13 décembre 2010
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