Gestion Electronique des Documents - Notions de base - Partie 2

Introduction à la gestion des documents

Si vous n'avez jamais utilisé un système de gestion de documents, alors il est tout à fait possible que vous ne sont pas conscients de la valeur de ces produits peut être. Entreprises et les particuliers qui gèrent un large éventail de documents ont constaté que les systèmes de gestion de documents servent à simplifier leur vie et ces deux documents le stockage et plus tard l'obtention de ces documents beaucoup plus facile.

De nombreuses entreprises sont obligées de suivre la voie de documents électroniques, en raison de la loi Sarbanes Oxley de 2002, conformité de l'industrie (HIPPA), ou parce qu'il est requis par leurs clients ou leurs fournisseurs. La forme la plus simple de gestion électronique de documents est de stocker des fichiers dans un répertoire organisé et la catégorisation des fichiers par le dossier dans lequel ils sont situés. Si votre entreprise gère plus de quelques documents, cette méthode peut rapidement devenir très rigide. Incorrecte peut entraîner le dépôt d'un document à disparaître dans un trou noir, de ne jamais être revu.

L'ensemble du processus de gestion de documents peut être décomposé en quatre catégories: fichier de capture, le traitement des fichiers, gestion de fichiers et de stockage de fichiers. Une société peut exiger un, deux ou quatre de ces processus. Fichier de capture a été couvert dans une partie de cet article.

Traitement d'un fichier

Fichier de traitement peuvent aider à rendre les fichiers plus facile à gérer. Exemples de tâches de traitement comprennent: la séparation et la fusion, OCR, OCR zonale, la reconnaissance des formes, la conversion; de routage, et base de données (DMS) de la population. Certaines des tâches de traitement peut être complété par le logiciel de numérisation et / ou votre DMS. Les fichiers peuvent être traitées ans après ils sont numérisés ou pendant le processus de numérisation.

OCR (reconnaissance optique de caractères) permet des documents numérisés à subir le contenu du texte de recherche une fois que le document est ajouté dans votre système. Word, Excel, et autres fichiers numériques n'ont pas à subir le processus d'OCR pour être contenu consultable. L'indexation des documents rend la recherche de contenu très rapide, même si vous êtes à la recherche par le biais des milliers de fichiers.

De récentes améliorations dans OCR rendre le processus très précis (jusqu'à 99%), mais la précision de l'OCR est tributaire de la qualité du document et dans une certaine mesure le matériel utilisé pour numériser les documents. La plupart des entreprises sont heureux de profiter des avantages de l'OCR et de recherche de texte contenu même avec ses imperfections.

Zonal OCR (reconnaissance optique de caractères d'une zone spécifique d'une page) Les documents numérisés peuvent également être traitées pour trouver certaines informations sur le document et saisir dans les champs de votre système de gestion documentaire. Par exemple, un numéro de facture peut être nécessaire d'organiser et de stocker le document afin que l'emplacement numéro de la facture est prédéterminé dans un modèle, puis ce nombre est lu et entrée dans le système de gestion de documents. Ce processus est appelé «la reconnaissance des formes», et peuvent inclure de nombreux domaines de l'information à partir d'un document unique. Selon le type de documents et de la quantité de champs à remplir, ce processus et être à la fois complexe et coûteux, il est donc important de peser les coûts et les avantages.

Gestion des fichiers

Il existe de nombreux types d'applications disponibles sur le marché permettant de gérer les fichiers. Choisir celui qui est bon pour vous peut être compliqué, et nécessite parfois un consultant. Les entreprises qui choisissent de créer leurs propres systèmes sont réinventer la roue et seront contraints de remplacer ce système à un moment donné dans l'avenir. Certaines questions essentielles à considérer lors du choix du système qui est bon pour vous:

1. Types de documents que vous gérez (travail vs final)

2. Besoins internes et externes

3. Navigateur ou une interface de bureau

4. Coût de propriété

Documents de travail final vs

Un document final, comme un contrat ou une facture, ne peuvent pas besoin d'être modifié à une date ultérieure. Il est enregistré à titre de référence et / ou à des fins de récupération, et ne sera pas nécessairement besoin de nouveau. Ils sont appelés «documents finaux». Gestion des documents finaux est beaucoup moins cher et plus facile que le stockage des documents qui nécessitent des capacités d'édition. Si vous souhaitez simplement de numériser des documents finaux et de les stocker pour une récupération ultérieure, vous ne peut exiger un DMS simple et peu coûteuse.

Un document de travail, d'autre part, devront être révisées sur une ou plusieurs fois. Ces types de fichiers peuvent comprendre des manuels, documentation commerciale, ou de fichiers CAO. L'auteur ou les autres collègues peuvent avoir besoin de les modifier, ou ils peuvent avoir besoin de distribution à des fins spécifiques. Un système de document plus sophistiqué et polyvalent de gestion seront nécessaires afin que l'utilisateur peut suivre les changements, mettre en œuvre le balisage et de réviser le texte.

Stockage de fichiers

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?Electronic-Document-Management---The-Basics---Part-2&id=605729