Record Management est la pratique consistant à identifier, classer, archiver, préserver, et parfois la destruction de documents. Il existe une norme internationale sur la gestion des documents, ISO 15489: 2001. Ceci définit la gestion des dossiers comme, "Le domaine de la gestion responsable du contrôle efficace et systématique de la création, la réception, l'entretien, l'utilisation et la disposition des documents, y compris les processus de capture et de conservation de la preuve et des informations sur les activités commerciales et les transactions dans le sous forme de dossiers ".
La norme ISO définit un document comme une "information créée, reçue, et maintenue à titre de preuve et des informations par une organisation ou une personne, en application des obligations légales ou dans la conduite des affaires". Il s'agit d'une pièce distincte de l'information enregistrée dérivés, accumulés ou reçus dans le provisoire, l'exécution ou l'achèvement d'une activité et qui constitue la composition suffisante, l'importance et la structure de fournir une attestation de cette activité. Bien que la définition d'un dossier est souvent fortement identifié avec un document, un dossier peut être soit un objet matériel ou l'information numérique qui a une valeur pour une organisation.
Souvent, un système de gestion des dossiers permet d'aider à la capture, la classification et la gestion courante des dossiers tout au long de leur cycle de vie. Un tel système peut être à base de papier (comme les cartes de l'indice utilisé dans une bibliothèque), ou peut être un système informatique, comme une application de gestion des documents électroniques.
Un système de gestion des dossiers est un programme informatique (ou ensemble de programmes) utilisé pour suivre et stocker les enregistrements. Le terme se distingue de systèmes de gestion de l'imagerie et le document qui se spécialisent dans la capture de papier et de gestion de documents, respectivement. systèmes de gestion de dossier généralement des fonctions de sécurité et d'audit spécialisés adaptés aux besoins des gestionnaires de documents.
Comme traitement, la gestion des dossiers commence par la création, l'approbation et l'application des politiques dossiers, y compris un système de classification et d'une politique de conservation des dossiers. La prochaine activité sera l'élaboration d'un plan de stockage des dossiers, qui comprend le logement à court et à long terme des documents physiques et d'informations numériques.
En mettant ce plan en action, il est nécessaire d'identifier les enregistrements existants ou nouvellement créés, les classer, puis les stocker selon les procédures normales d'exploitation. La prochaine étape est de coordonner l'accès et la circulation des documents au sein et en dehors même d'une organisation. Et enfin, pour exécuter une politique de rétention d'archiver et de détruire des dossiers selon les besoins opérationnels, les procédures d'exploitation, des statuts et règlements.
Il est évident que la gestion des dossiers est une activité essentielle pour garantir et certifier l'authenticité de nombreuses transactions commerciales et les activités du gouvernement. La propagation et la promotion des documents électroniques et leur exposition probables litiges ont conduit à des questions concernant le vol de la vie privée, protection des données, et de l'identité, ce qui pose certains problèmes dans la gestion des dossiers.
La gestion des dossiers implique une variété de disciplines diverses. Au plus simple, les registres doivent être organisés et indexés. En plus des paramètres complexes, de gestion des dossiers exige une expertise médico-légale, histoire, ingénierie, et le droit. Dans un environnement d'affaires, c'est généralement une question de dépôt de documents d'affaires et de les rendre disponibles pour la récupération. Cependant, dans de nombreux domaines, les dossiers doivent être identifiées et traitées beaucoup plus attentivement. gestion des dossiers doit ensuite une coordination de nombreux experts pour construire et entretenir le système.
cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?Record-Management&id=463639
vendredi 17 décembre 2010
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