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samedi 18 décembre 2010

Gestion des documents - La science de la gestion de vos documents par voie électronique

Fatigué de la pratique conventionnelle de la gestion de vos documents dans leur forme papier? Vous avez tous raison de se sentir ainsi. Essayez un système de gestion de documents qui va gérer vos documents, la réduction de votre besoin de maintenir des journaux papiers et de dossiers.

La gestion documentaire est un ensemble de pratiques qui permettent à un utilisateur de gérer ses documents papier sous forme électronique. Ce décolle un peu de mal de tête en termes de maintien et d'obtenir les documents sur papier qui de toute façon sont sensibles aux catastrophes naturelles.

Document Management est conceptuellement liés à Digital Asset Management, Document Imaging et est un sous-ensemble de Enterprise Content Management System. Un document Système de gestion de répondre à certaines ou l'ensemble des domaines mentionnés ci-dessous:

     * Récupération - La capacité de l'utilisateur pour récupérer des documents stockés électroniquement.
     * Dépôt - Le stockage des documents, une fois préparée sous sa forme électronique.
     * Sécurité - Confidentialité des données critiques de l'entreprise devraient être garantis à partir de l'utilisation non autorisée. Lois comme HIPAA, GLBA, SOX ont établi des règles qui doivent être suivies par les entreprises qui mettent en œuvre les systèmes de gestion de documents.
     * Archives - Les mécanismes qui sont prises pour protéger les documents contre les inondations, les incendies et les catastrophes naturelles. Avoir un off-shore de sauvegarder ou d'un centre de gestion des catastrophes centre de récupération / est l'une des solutions pour résoudre ce problème.
     * Conservation - "Combien de temps un utilisateur de conserver les documents stockés», «Quels sont les documents doivent être conservés" sont les questions les plus importantes posées ici.
     * Distribution - Ce facteur fait référence à la décision sur le groupe de personnes à qui un ensemble de documents doivent être distribués.
     * Création et authentification et d'approbation


Les différents éléments du document de gestion sont:

     * Métadonnées - obligatoire pour le stockage de chaque document. Il contient la date de stockage et de l'identité de la personne qui a stocké. Les utilisateurs peuvent créer les métadonnées soit manuellement, soit de manière automatisée par le DMS.
     * Intégration - C'est l'installation par un document qui peut être partagée entre plusieurs systèmes de gestion de documents.
     * Capture - Utilisation de logiciels OCR et d'imagerie différentes de présenter un document papier dans un format image.
     * Indexation - Une fois les documents sont stockés et gérés, il est extrêmement essentiel qu'un DMS fournit à l'utilisateur la possibilité de suivre ces documents. L'indexation peut être effectué soit par un identificateur de document unique ou par le biais des métadonnées dans des recherches complexes.
     * Récupération - Imaginez sélectionnant un document d'environ 10.000 autres documents stockés dans le système. Ceci est connu sous le nom de récupération qui est rendu facile par les techniques d'indexation soit simple ou par l'utilisation d'expressions booléennes complexes.

De nombreuses entreprises ont pris conscience du potentiel de la gestion des documents et ont créé des DMS qui pourrait être hébergé soit en ligne (Web) ou être hébergé de votre bureau. CAD de gestion de documents permettant aux utilisateurs de gérer leurs fichiers CAD à travers un DMS indique l'expansion du champ d'application de système de gestion documentaire.

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?Document-Management---The-Science-of-Managing-Your-Documents-Electronically&id=704361

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