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samedi 18 décembre 2010

Gestion déléguée - Comment garder votre base de données Délégué Under Control

La gestion d'un événement couronné de succès nécessite un équilibre entre votre production de l'événement avec le processus exigeant de la gestion déléguée. Voici cinq conseils pour faire vos efforts de gestion déléguée de travail harmonieux et efficace.

Qu'est-ce que déléguer la gestion de toute façon?

Déléguer la gestion est le terme donné à la communication et traite les données dans la perspective d'un événement comme une conférence ou une réunion, et dans une certaine mesure sur le site lors de l'événement.

Pourquoi déléguer la gestion important?

Pour réussir votre événement doit avoir un objectif et cet objectif sera normalement liés aux recettes générées ou si un message que les intervenants voulaient communiquer aux délégués a été communiquée. Toutefois, les gestionnaires d'événements beaucoup perdu la trace de l'objectif dès que les invitations ont été envoyées.

Pourquoi? Eh bien, quand vous invitez des personnes à un événement que vous entreprenez une tâche de gestion complexe qui est souvent sous-estimée. Plutôt que de se concentrer sur votre objectif, vous aurez plus de chances de trouver que vous avez affaire à des questions des délégués, des modifications à leurs données d'enregistrement, et de communiquer ces informations à l'endroit et les fournisseurs tiers.

Pour être efficace dans la gestion de l'événement, vous devez être en mesure de s'assurer que la quantité de temps que vous consacrez à ces tâches n'empiète pas sur votre capacité à atteindre l'objectif initial. Pour ce faire, vous devez investir du temps sur la mise en œuvre d'une stratégie délégué robuste et évolutive de gestion avant même de penser à faire connaître votre événement.

Alors, comment puis-je mettre en place une stratégie de gestion déléguée?

Voici les cinq conseils de gestion déléguée avec succès;

     * Délégué vos délégués! Si votre budget, il résiste, pensez à l'embauche d'un spécialiste de la gestion déléguée à l'extérieur pour gérer vos communications pré-événement et les inscriptions pour vous. Bien qu'il puisse sembler que vous pouvez économiser de l'argent en faisant tout en interne, l'embauche d'un spécialiste signifie que vous n'avez pas à investir dans les nouvelles technologies, et il vous donnera la possibilité d'ajouter plus de gens sur le travail si nécessaire.
     * Assurez-vous que votre logiciel de base de données est le logiciel de feuille de calcul d'emploi est idéal pour gérer les données qu'une seule personne travaille, et où vous n'avez pas besoin de garder une trace des changements. Malheureusement pas beaucoup d'événements ajustement de ce profil. Vous pouvez avoir besoin d'avoir deux personnes qui travaillent sur une liste de délégués (peut-être dans des endroits différents), et vous ne pouvez pas se permettre de courir le risque d'un utilisateur sauver leur évolution dans un autre fichier. Si vous utilisez votre propre délégué la gestion, donner beaucoup de considération à l'aide d'un logiciel de base de données plutôt que d'une feuille de calcul. Bases de données sont normalement conçus pour les environnements multi-utilisateurs, et si elles ont été construites pour les événements qu'ils doivent également conserver automatiquement un journal de l'histoire inscription de chaque délégué. Cela est très précieux lorsque les requêtes sont en place, car elle souligne rapidement si des erreurs ont été faites et ont besoin d'être mis directement.
     * Faites bon usage de l'Internet Le web est une véritable bénédiction pour les gestionnaires d'événements, de sorte que vous devriez vraiment utiliser au max. Tout d'abord, c'est l'endroit idéal pour vos informations d'événement à afficher. Votre site web de l'événement devient rapidement le premier point de référence pour les questions des délégués sur le contenu de l'événement et l'emplacement. Et contrairement aux médias traditionnels, vous pouvez modifier le contenu après l'envoi des invitations, par exemple vous pouvez poster des réponses aux questions que vous êtes invité que vous n'aviez pas prévu à l'origine délégués à poser. Deuxièmement, c'est un excellent moyen pour permettre aux délégués de s'inscrire. En plus de l'avantage évident de disponibilité 24 / 7, en utilisant votre site web de l'événement d'enregistrement vous permet d'économiser le travail de saisie de toutes les données, et des moyens que les délégués sont responsables de l'exactitude de leurs propres données. Ces jours, il ya quelques excellentes solutions web à base d'enregistrement d'événement disponibles qui sont idéales pour la gestion de vos données d'événement. Être en ligne, ils seront d'une grande aide si vous avez besoin de donner accès à des données à des fournisseurs tiers (maintien de traiteurs à la vitesse avec les besoins alimentaires, par exemple).
     * Tous les fichiers journaux! Il est important de tenir un registre de tous les changements qui surviennent avec l'inscription d'un délégué, y compris quand il a été actionnée, ce qui a changé, et qui a fait le changement. Cette information sera précieuse s'il ya des points d'interrogation quant à savoir si un changement doit avoir été faite ou non. Par exemple, si un délégué différends si elles doivent être tenu responsable du coût d'une chambre d'hôtel, elle n'a pas utilisé, vos journaux devraient être en mesure de mettre en évidence quand et pourquoi la chambre a été réservé.
     * Stream votre correspondance Ayant un service d'assistance que les délégués peuvent utiliser pour vous joindre par téléphone est grand pour eux. Ce n'est pas si grand pour vous si vous avez une grande charge de travail.

Alors regardez de déléguer ou externaliser votre service d'assistance téléphonique, ou si ce n'est pas possible, alors faites votre assurez-vous «stream» de la correspondance par les routes qui vous conviennent le mieux. Par exemple, dans votre liste de correspondance cas où votre premier site web et le plus grand, de sorte que les délégués voir avant de voir le numéro du service. Cela signifie généralement que le délégué ne peut trouver la réponse qu'ils cherchaient sur le site web, et ils sont plus susceptibles de faire l'enquête par courriel ou par Internet, que vous pouvez traiter à un moment qui vous convient.

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?Delegate-Management---How-To-Keep-Your-Delegate-Database-Under-Control&id=676680

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