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samedi 11 décembre 2010

Gestion de l'amiante passe au numérique

Faire plus avec moins

Le passage de l'archaïque des systèmes de gestion de l'amiante est devenue une exigence pour de nombreux gouvernements, organismes et entreprises. Justification de l'investissement de temps et d'argent comprend à la fois un volet financier et un volet qualitatif qui porte sur la capacité de se conformer aux règlements sur une base continue. Pour calculer le retour sur investissement (ROI) et d'apprécier pleinement les avantages non financiers du passage au numérique, il faut d'abord être au courant des solutions disponibles, leurs caractéristiques, et comment ces caractéristiques seront utiles dans un contexte spécifique. Cet article vous aidera à comprendre et à évaluer ces caractéristiques, vous aider à créer votre propre modèle commercial pour l'automatisation, et de vous avertir des pièges potentiels le long du chemin. Nous verrons comment la technologie appliquée correctement et leur impact positif des coûts d'exploitation, le respect, et la valeur perçue d'un service. Enfin, nous allons résumer ce qu'il faut rechercher quand vous êtes prêt à choisir un système de votre choix.

Les nouvelles règles

Pendant des années, l'amiante a été considéré comme un outil utile, minerai naturel qui a été exploité et utilisé dans une longue liste de produits de construction et d'autres. Le résistant au feu, isolation, et de bonnes propriétés de renforcement de matériaux amiantés (ACM) rendait populaire dans une variété d'applications. Au cours des dernières années cependant, l'amiante est devenu un cauchemar de la santé et des litiges. Ironie du sort, l'enlèvement de MCA peut être responsable d'une grande partie de l'exposition dangereuse, aussi dérangeant les matériaux communiqués de particules en suspension.

L'utilisation généralisée de l'ACM arrêté près de 40 ans, mais peut-être aucune autre substance obsolètes fait nouvelles et les impacts de l'économie comme l'amiante fait aujourd'hui. Il est considéré comme responsable de milliers de morts, mais certaines recherches montrent que la grande majorité des requêtes sont déposées au nom de personnes qui ne sont pas malades et ne peuvent jamais devenir malades en raison de l'exposition. Avec des réserves financières dans les dizaines de milliards de dollars, le coût de traitement des cas d'amiante est lourde et est supporté par de nombreuses parties de notre société. Les entreprises ont fait faillite, des milliers d'emplois ont été perdus, les régimes de retraite ont subi, et le litige se poursuit. L'Institut RAND pour la justice civile estime que le coût d'affaires global devrait procès de l'amiante pourrait atteindre 210 milliards de dollars ou plus. Sauf si vous travaillez pour un cabinet d'avocats, le cas est clair que les parties à la ligne de la responsabilité d'amiante besoin d'une stratégie pour gérer le risque d'exposer des personnes à la substance, et ainsi minimiser leurs risques financiers.

Tout programme de gestion des matières dangereuses doit viser à mettre en place et maintenir un ensemble de procédures et de processus qui sera suivi pendant toute la durée de chaque lieu ou des biens, et assurer la sécurité des locataires, des entrepreneurs, le personnel et les citoyens qui utilisent ou visitez ces propriétés.
Les conditions habituelles requises par la loi pour la gestion de l'amiante incluent:

o Tous les ACM doivent être identifiés et étiquetés

o Un inventaire de tous les ACM doivent être préparés et tenus à jour

O Les dossiers de stocks ACM, l'évaluation des risques, des inspections et résultats de la surveillance de l'air doit être maintenue pour des périodes de 10 ans ou plus

o Tous les travaux qui seraient éventuellement perturber les matériaux contenant de l'amiante ne doit pas être effectuée, sauf si les précautions nécessaires ont été prises pour protéger les travailleurs et le grand public
Dans le passé, les systèmes de gestion conçus pour répondre à ces règlements ont été créés avec le manuel processus impliquant la création et le stockage des documents physiques, et peut-être un certain degré de saisie des données secondaires et le stockage. Aujourd'hui, il ya un certain nombre d'applications logicielles prêtes à l'emploi disponibles pour rendre la gestion et la conformité beaucoup plus facile et plus efficace.

Anatomie d'une solution numérique
Lors de la transformation d'un processus de gestion des matières du manuel au numérique, l'objectif principal est de s'assurer que le nouveau système sera à la fois globale (capture au moins tous les composants du processus manuel) et accessible (personnes qui ont besoin de l'utiliser peuvent le faire facilement ). Les organisations qui mettent en oeuvre des logiciels de gestion d'entreprise dans les années 90 appris à la dure que le simple fait de mettre en place un système ne signifie pas que les gens l'utilisent effectivement, et des millions de dollars ont été dépensés dans le monde entier sur des applications qui ne se rendent jamais sur la pellicule rétractable.

Les composants typiques et caractéristiques

Notre première étape consiste à examiner les éléments d'un système de gestion de l'amiante typique, ce qui serait probablement les suivants:

Liste des propriétés o - Une liste de toutes les propriétés relevant de la compétence du propriétaire

Inventaire o - Un inventaire de tous les ACM connus par des biens, des informations de localisation précises

o les données d'archives - documents entreposés des stocks ACM, l'évaluation des risques, des inspections et résultats de la surveillance de l'air

o documentation des processus - les processus et procédures documentées indiquant qui ferait des évaluations et des inspections, à quelle fréquence ils être fait, et comment ils se ferait, etc

Planification o - Un outil de planification au plan près inspections terme et les évaluations

o Recherche des données - Une procédure de recherche dans les dossiers pour s'assurer que les travaux en attendant que pourrait éventuellement perturber contenant de l'amiante ne serait pas réalisé à moins que les précautions nécessaires ont été prises

o Reporting - Un système de rapports de gestion qui serait de faciliter l'évaluation continue des risques et la responsabilité

Dans un système manuel typique, une grande partie de cela sera fait en utilisant les documents papier, bien que de nombreuses organisations ont mis en œuvre peuvent simple feuille de calcul ou des outils de base de données pour aider à la tenue des dossiers et des recherches. Inspections serait fait avec un crayon et du papier, et peuvent donc être soumis à des questions liées à la lisibilité, la perte de documents, la précision de la saisie de données, et de corriger physiques de dépôt et la conservation des documents.

solutions basées sur l'informatique sont de deux types - les systèmes emballés qui ont déjà été développés pour la gestion des matériaux, des systèmes personnalisés qui sont construits à partir de zéro pour répondre aux besoins spécifiques. Emballé systèmes vont de très générique (ce qui nécessite beaucoup de personnalisation et de configuration) à des solutions plus complètes. Dans certains cas, vous pouvez voir les organisations utilisent une combinaison des deux systèmes emballés et personnalisé, autant de systèmes disponibles dans le commerce manquent de fonctionnalité peut nécessaires. D'autres peuvent essayer de modifier un système similaire qu'ils possèdent déjà.
Une solution numérique devrait automatiser de nombreuses fonctions manuelles discuté ci-dessus. Par exemple, la liste principale des propriétés et la plupart des dossiers stockés seront accessibles et consultables par ordinateur, simplifiant ainsi le processus de recherche d'information rapide et précise. A moins que le système est numérique de bout en bout, pour obtenir ces renseignements dans le système peut toujours associer certains de saisie de données. Les règles peuvent être intégrés dans les processus de sorte qu'un certain degré de cohérence peut être maintenue dans la façon dont les données sont collectées et organisées, mais jamais sous-estimer la capacité des gens à travailler autour d'un processus comme ils l'entendent.

La planification est une autre composante de la plupart des systèmes informatisés. La fréquence des diverses tâches, telles que les inspections, les évaluations, l'archivage, et d'autres peuvent être désignés à l'avance, et le système peut générer des quotidiens, hebdomadaires, mensuels et horaires de ce qui doit être fait. Propriété des tâches peuvent également être affectés, et les tâches inachevées peuvent être signalés pour simplifier la gestion des objectifs.

Les inspections et les évaluations peuvent encore être fait sur papier, avec les données clés saisis après le fait d'être stockée électroniquement. Si tel est le cas, le papier original formulaires utilisés pour compléter les inspections peuvent avoir besoin d'être archivés séparément pour répondre aux exigences réglementaires. Dans des systèmes plus modernes, ordinateurs tablettes, ordinateurs portables, ou encore les PDA et les téléphones intelligents peuvent être utilisés pour capturer les données lors de l'inspection, éliminant ainsi le besoin pour la saisie de données plus tard.

Les rapports de gestion est grandement facilité par des systèmes informatisés, les données peuvent être conservées dans un endroit, et les requêtes peuvent être émises au besoin pour la gestion pour évaluer l'état des affaires à un moment donné. Les rapports mensuels peuvent être automatisées, et dans certains cas, des tableaux de bord peut être créé pour donner une vue en temps réel et la gestion des alertes aux problèmes à mesure qu'ils surviennent.

Enfin, le contenu du domaine peut ou non être un élément d'un système informatisé. Par exemple, certains systèmes sont assez génériques - à fournir des fonctionnalités de base numérique pour automatiser certaines parties du processus de gestion de l'amiante, mais sans les caractéristiques spécifiques des inspections amiante. Les systèmes qui sont développés spécifiquement pour la tâche de gestion de l'amiante sont disponibles, et celles-ci ont de nombreuses tâches et les fonctions nécessaires en compte quand ils sont conçus.

Calcul de ROI

Comme indiqué précédemment, les avantages du passage à un système numérique, en particulier ceux qui comprennent la possibilité d'utiliser des plates-formes mobiles pour la collecte des données, l'impact à la fois les aspects financiers et non financiers du processus de gestion.

Certains avantages typiques du passage au numérique qui ont un impact direct financiers comprennent:

o Fournit un service à valeur ajoutée pour vos clients - Si vous êtes un fournisseur de services de gestion, l'utilisation d'un système numérique, il est facile de partager des informations avec vous clients, en leur donnant accès à leurs données comme ils en ont besoin. L'utilisation d'un système bien conçu pouvez configurer votre inspection et de services de gestion à part, qui si elle est présentée correctement offrira des possibilités de nouveaux revenus pour votre organisation.

Élimine o tout ou partie de saisie de données, et une réduction des erreurs de données - si les données sont saisies au point d'inspection, ce qui élimine le besoin de quelqu'un pour transcrire les données à partir de papier à une date ultérieure (la transcription est une source importante d'erreurs de données ).

o Si une solution mobile est utilisé, les inspecteurs de consacrer plus de temps dans le domaine - lorsque les inspecteurs n'ont pas à retourner au bureau pour y déposer les formulaires ou entrer des données, ils peuvent passer plus de temps à faire ce qu'ils ont été formés à faire.

o Plus d'inspections se fait, et fait à temps - calendrier précis et une efficacité accrue inspecteur signifie que toutes les inspections requises peuvent obtenir fait en temps opportun, qui a l'avantage supplémentaire de réduire le risque de responsabilité.

o complet, cohérent, et les données accessibles - éliminer le temps passé à vérification par recoupement des notes illisibles et les inspecteurs en utilisant leurs propres termes ou la manière de remplir des formulaires, comme des formes numérique ne peut être achevé comme prévu. Cela a un impact énorme sur la recherche et le tri des données après le fait.

o gestion de l'amiante plus efficace grâce à une meilleure communication et d'accès aux données - d'avoir accès à la bonne information en cas de besoin permettra aux propriétaires de bâtiments à être plus efficaces dans la gestion des risques de l'ACM dans leurs propriétés.

Calcul du retour sur investissement peut être plus un art qu'une science, mais surtout il dépend d'une bonne compréhension de votre propre fonctionnement, et comment un changement peut-il influencer. Quantifier l'impact de tout changement donné peut être fait en estimant les revenus supplémentaires ou les heures d'efforts sauvé. Un exemple de ce que certaines estimations typique est décrit ci-dessous.

Disons que pour des fins d'illustration que nous parlons d'une firme d'ingénierie de l'environnement qui emploie 4 ingénieurs et des inspecteurs qui sont payés 20 $ l'heure, et 1 le personnel du bureau a payé 10 $ l'heure. En supposant conservatrice que vous obtenez un nouveau client par mois en fonction de votre nouvelle offre de service, un calcul de ROI pour mettre en œuvre un système typique pourrait ressembler à ceci:
revenus supplémentaires par mois: 2000 $
Économies sur la saisie de données par mois (10 heures à 10 $ l'heure) = 100 $
Augmentation des heures facturables pour les inspecteurs par mois (4 X 8 heures X 20 $ / hr) = 480 $
Le coût mensuel de l'achat et le maintien du système = (600 $)
Total des avantages financiers supplémentaires = 1980 $ par mois
C'est un calcul très simple du retour sur investissement, et il ne considère même pas l'impact qu'il aura sur le maintien des clients existants, de nouvelles opportunités commerciales avec les clients existants, et les recettes composé des services d'inspection annuelle - ni facteur dans les avantages financiers de l'amélioration des gestion des risques et réduction de l'exposition à des passifs. Dans tous les cas, il est relativement facile de vérifier que la mise en œuvre d'une solution numérique pour la gestion de l'amiante devrait être en mesure de payer pour lui-même dans un court laps de temps.

Ce qu'il faut chercher

Avec contentieux continue sans relâche et exigences réglementaires en hausse de l'année, il est peut-être inévitable que la plupart des organisations à transformer leurs processus pour tirer avantage de la technologie peut apporter des avantages. Il est probable que vous devrez commencer à chercher des alternatives système le plus tôt possible - surtout si vous voulez prendre de l'avance ou au moins rester à jour avec vos concurrents.

Alors, que devriez-vous rechercher dans un système? Voici quelques qualités de base, nous suggérons:

O Facilité d'utilisation - est l'aide du logiciel facile à apprendre et intuitif? Est-il bien conçu? Est ce et de synchroniser rapidement? Lent, ennuyeux applications ne seront pas acceptées par le personnel de terrain, et la fabrication du papier fait foi.

o Up-to-date - est l'application de la technologie actuelle? Les mises à jour fréquentes inclus dans le prix ou sont-ils plus? Méfiez-vous des frais de fonctionnement masqués.

O Flexibilité - est l'application facile à personnaliser et de configurer à vos besoins? Les applications personnalisées signifie souvent un avenir de longues et coûteuses modifications futures que vos besoins évoluent.

o Les options de formation - sont des documents de formation documentée, et de formation disponibles?

o Les options de support - est-il bien documenté? Y at-il une assistance en ligne et humaines disponibles? Vous ne voulez probablement pas être le centre d'assistance pour vos clients quand il s'agit de soutenir le système.

Conformité o - est l'application conçue pour être en conformité avec la réglementation en vigueur? Peut changements dans les règlements facilement être ajoutés au système?

O Accessibilité - les données sont disponibles sur le Web?

O La mobilité - l'application peut être exécutée à partir des plates-formes mobiles telles que les tablettes PC? Peut-ensembles de données complète facilement être transportés avec vous? les données peuvent être synchronisées à distance ou sans fil?

Toutes ces caractéristiques sont des éléments essentiels d'un système moderne, vous devez donc choisir judicieusement. Sélection d'un système qui ne fournit pas la flexibilité dont vous avez besoin aujourd'hui - ou peut-être besoin demain - pourrait se révéler être une erreur coûteuse. Avant d'examiner les demandes en profondeur, faire une liste des exigences et des besoins prévus, la priorité à celles par ordre d'importance pour votre entreprise, puis mis à votre analyse des solutions disponibles qui répondent à vos besoins.

Sommaire

Il est clair que les solutions mobiles offrent le meilleur retour sur investissement pour les systèmes de gestion de l'amiante. Décider solution qui lui convient à vos besoins particuliers consiste à prendre un bon aperçu de vos propres besoins et priorités, et d'estimer l'impact que cette transformation aura sur votre entreprise. Si vous comparez une soumission pour un projet avec vos processus manuel existant, vous trouverez probablement que si vous aviez un système informatisé mis en place, vous pouvez enchérir plus bas et font encore des bénéfices plus élevés sur l'efficacité accrue d'une solution de données mobile.

Des solutions sur mesure à la fois des fournisseurs ou à du personnel interne sont une option tentante - après tout, ils sont conçus à partir du sol pour vous - mais leurs frais, les coûts de maintenance, et l'absence de solides antécédents dans l'industrie les rendent difficiles à justifier. Trouver un emballage de qualité commerciale qui a été conçu pour votre entreprise et éprouvée dans le domaine peut être un excellent moyen d'aller, aussi longtemps que vous avez une bonne compréhension de vos propres priorités et faire en sorte que la solution mobile vous choisissez votre rencontre ou dépasse les besoins prévus.

A propos de Basebridge

Basebridge.com change la façon dont les inspections et le suivi se fait.

Avec des passifs en cours d'exécution dans les milliards par an, les gouvernements procéder à des inspections obligatoires, et une pression constante pour faire plus avec moins, nos clients se rendent compte qu'ils ne peuvent pas suivre le rythme sans technologie innovante. Nous avons créé une gamme de produits qui simplifient les opérations et faciliter la conformité - les gouvernements d'épargne et des centaines de milliers de sociétés de dollars chaque année.
Nous avons deux offres principales - une suite d'outils d'inspection utilisés principalement par les gouvernements pour automatiser le processus d'inspection des chaudières, ascenseurs, manèges, et environ 15 autres domaines où la sécurité et la responsabilité est un problème. La seconde vise offrant des inspections et la gestion des matières dangereuses qui doivent être suivis, comme l'amiante et le plomb. Bien sûr, nous développons constamment de nouveaux modules en ligne avec la demande des clients, et nous pouvons créer une fonctionnalité qui répond à vos besoins spécifiques.

Notre équipe a des décennies d'expérience dans le développement d'ingénierie et de logiciels, et nos produits sont conçus par les personnes qui les utilisent. Beaucoup de nos concurrents offrent des solutions personnalisées ou partielle - mais contrairement à eux, nos produits sont beaucoup plus faciles à mettre en œuvre et à gérer, car ils ont été construits pour l'industrie et non pas une seule organisation. Nous sommes très pragmatique avec nos clients, afin que les gens qui travaillent avec nous rester avec nous.

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?Asbestos-Management-Goes-Digital&id=702888

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