Le rôle du coordonnateur de la conformité Franchise

Lorsque conseiller les clients concernant leur exploitation de la franchise, nous vous recommandons de ne désigner un employé chargé d'agir à titre de coordonnateur de la conformité de franchise. Ce poste implique la mise en œuvre un programme de conformité de franchise pour que l'entreprise reste en conformité avec toutes les lois fédérales et d'état de divulgation et les règlements.

L'une des principales responsabilités du coordonnateur de la conformité est de travailler avec votre personnel de vente et de marketing (y compris les courtiers de franchise) afin de s'assurer qu'ils sont bien informés en ce qui concerne les informations qu'ils sont tenus de partager et de permis de partager avec les futurs franchisés. Cela permet de garantir que les ventes de franchise personnel suivre les procédures adéquates liées à l'offre et la vente de franchises.

Un deuxième responsabilité implique de leur garantir que le document d'information et d'expositions liés sont tenus à jour, à un minimum trimestriel et annuel, sur un «changement important» au document (s). En outre, le coordonnateur de la conformité est responsable de s'assurer que les documents de l'enregistrement d'Etat est modifié et renouvelé en temps opportun. Par exemple, les documents d'enregistrement et la divulgation doit être modifié chaque fois qu'il ya un «changement important» affectant le système ou de la relation de l'entreprise avec ses franchisés (au minimum, les renouvellements d'inscription doivent être déposées chaque année). Le coordonnateur travaillera en collaboration avec votre avocat franchise de coordonner toutes les mises à jour requises et les renouvellements d'enregistrement de l'État.

Le dernier rôle du Coordonnateur concerne le maintien de leurs dossiers pour chaque franchisé comme décrit ci-dessous.

Franchise dossier Liste de contrôle

Ce qui suit est une liste des documents et informations qui doivent être organisées par le coordonnateur de la conformité et inclus dans le dossier du franchisé (qui s'applique à votre exploitation de la franchise). Certaines de ces informations sera assurée par des franchises, le personnel pendant le processus de vente. Ils devraient être mis au courant des informations requises:

* La date à laquelle First Contact a été faite et par quel moyen (téléphone, rencontre personnelle, courriel, etc.)
Notes * de toutes les réunions et les conversations téléphoniques réalisées avec le franchisé au cours du processus de vente, y compris les dates, la nature des interactions, des notes clés, les mesures prises, et de l'information / des matériaux fournis.
* Copie de la correspondance / e-mails (au cours du processus de vente) entre la Société / vendeur et le franchisé.
* Compte rendu des rapports de crédit, criminel rapports d'information, de dépistage et d'autres données et les procédures utilisés pour approuver la décision du franchisé.
* Copie de la demande de franchise signé, état financier personnel et d'autres formes.
* Accusé de réception signé de la FDD.
* Copie du paiement (chèque par exemple) pour les premiers frais de franchise.
* Copie du Contrat de franchise et d'autres accords et Addendum (dépôts Accord, Site Selection Addendum, accord de confidentialité).
* Copie du formulaire signé franchisé certification de conformité.


Après l'attribution d'une franchise, le coordonnateur de conformité doit comprendre les formulaires suivants et les matériaux dans le franchisé de fichier:

* Documentation (ou copies) relatives à la réception du franchisé de tous les permis nécessaires, les permis et les obligations relatives à la franchise.
* Preuve d'assurance relative aux activités de franchise.
* Copie du bail du franchisé et de tout accord "Cession de bail" et / ou un additif.
* Un journal qui suit le paiement de la franchise de redevances, les frais de publicité, les frais de formation, les achats de produits, etc Ces informations peuvent être conservées sous forme électronique.
* Un journal qui suit la présentation du franchisé de tous les rapports doivent être présentés (rapports sur les redevances à-dire, Rendement annuel, taxe de vente des déclarations d'impôt, liste des employés, etc.) Des copies des rapports nécessaires doivent aussi être conservée dans le dossier du franchisé.
* Un journal qui suivent la participation du franchisé à des réunions, des conférences en ligne, et d'autres événements similaires. Ces informations peuvent être conservées sous forme électronique.
* Copie de toute correspondance clé et de la franchise.
* Des exemplaires de toutes les plaintes déposées contre les entreprises de franchise par les consommateurs et les organismes gouvernementaux.
* Copie des rapports d'inspection effectuée à la franchise.
* Copies des Avis «guérir» pour les défaillances par le franchisé dans le cadre du contrat de franchise.

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?The-Role-of-the-Franchise-Compliance-Coordinator&id=2056683