Conseils sur Obtenir le meilleur service possible à la clientèle Téléphone

Est-ce son scénario familier? Vous composez le numéro sans frais et un système vocal automatisé vous conduit à travers un dédale de long et confus de choix. Après avoir occupé pendant une éternité, enfin vous parler à un représentant du service clientèle qui peut apparaître comme grossier ou indifférents.

Bienvenue dans le monde du centre d'appels de service à la clientèle. Un centre d'appel peut employer un personnel réduit de vingt ans, un personnel nombreux de deux-mille, un nombre quelconque entre les deux, ou plus nombreux. Ces représentants peuvent être situés n'importe où dans le monde dans un centre de localisation de l'appel ou de plusieurs. L'objectif principal du représentant du centre d'appels est de répondre aux appels entrants rapidement et efficacement avec le moins de temps entre les appels que possible. Prenant un flux constant de cinquante et les deux cents appels dans une journée de huit heures précieuses feuilles quelques minutes pour passer du temps de qualité avec chacun de ses clients.

Alors, comment voulez-vous obtenir les réponses dont vous avez besoin dans ce marché de consommation ultra-efficace? La préparation est la clé. Avant de procéder à l'appel assurez-vous que vous avez bien lu et relu votre contrat ou convention de consommation. Si un problème se pose, alors vous serez mieux informés lorsqu'ils traitent de la question à portée de main.

À l'appel de service à la clientèle

* Soyez prêt. Ayez votre numéro de compte de prêt et de prendre des notes pendant la conversation. Note le nom du représentant, date de l'appel, l'heure, les mesures promises, et la date d'achèvement promis. S'il s'agit d'un suivi appel devrait être prêt à partager vos notes avec le représentant de téléphone.
* Connaître le problème et de dire le représentant de la façon dont vous voulez que le problème soit résolu. S'il s'agit de votre premier appel, expliquer le problème en détail. S'il s'agit d'un appel ultérieur de référence précédente demande selon les besoins. Il est toujours possible que votre demande est complète et le représentant peut-être besoin de ne rien faire de plus de consulter votre compte.
* Poser des questions pointues. Ne pas «jouer muette" pour piéger le représentant en vous disant ce que vous voulez entendre. Traiter le représentant comme un collègue, si vous voulez savoir quelque chose sur votre compte, il suffit de demander.
* Ne vous attendez pas à parler avec la même personne chaque fois que vous appelez. Dans un environnement de centre d'appels que cela est pratiquement impossible. Demandant à parler à la personne même lorsque vous appelez souvent une perte de temps pour tous les intéressés. employés des centres d'appel sont situés dans des endroits différents du monde entier. Votre premier appel pourrait avoir atteint un représentant de la Floride, le prochain appel peut être répondu par un représentant de l'Inde.
* Soyez aussi agréable que possible. Si vous êtes en colère ou condescendante le moindre problème va s'accroître et le représentant peut se sentir justifié en vous donnant un service médiocre. Si nécessaire, informer le représentant que vous êtes en colère contre la société ne lui personnellement. Dans certains cas, le client et le représentant peuvent devenir des alliés contre «la gestion». Toutes les parties doivent se concentrer sur la question - la résolution du problème!
* Évitez d'utiliser injurieux, sexistes, racistes ou de la langue. De nombreux représentants ont la possibilité de raccrocher. Il est souvent impossible de déterminer l'origine ethnique, la race ou le sexe par la voix de quelqu'un.
* Ne pas demander à parler au chef de la direction, président, ou tout fonctionnaire de la haute direction. C'est un exercice futile, car ces gens ne font pas les téléphones. Demandez un superviseur lorsque vous avez épuisé toutes les possibilités. La plupart des surveillants ne font pas les téléphones soit. Ainsi, vous pouvez avoir à attendre un rappel 24 à 48 heures superviseur.
* La plupart des représentants sont habilités à prendre une série de décisions. Immédiatement demander un rabais gestionnaire de professionnalisme du représentant. Donnez le représentant le bénéfice du doute. Il est probable qu'il ou elle a entendu une histoire semblable à la vôtre avant. Gardez l'esprit ouvert et attendre le meilleur.
* Si vous vous sentez à l'aise avec la réponse que vous avez reçu, rappeler et de confirmer l'information donnée. Il suffit de déclarer que vous souhaitez vérifier votre compréhension de l'information que vous avez reçu. À ce stade, il vous suffit de lire vos notes à la représentante. Si vous obtenez la même réponse sur le deuxième appel Ceci est probablement la loi de la terre. Si la réponse est différente, demander au représentant de vérifier que l'information est exacte. Sachez que la diffusion d'informations parmi un personnel nombreux sur les centres d'appels multiples peuvent être tout à fait inefficace.
* Demander que votre demande sera examinée dans les circonstances les plus favorables possible. mises à jour de la politique sont dynamiques et sont souvent basées sur les commentaires des clients et des changements réglementaires. Si, par exemple, votre question a été examinée en vertu d'une ancienne série de lignes directrices demandent que la question soit examinée en vertu d'une nouvelle série de lignes directrices si cela est plus avantageux pour vous. Ce n'est pas toujours possible, mais il vaut la peine.
* Si tout cela échoue faire savoir qui est le gestionnaire de clientèle senior service et lui envoyer une lettre recommandée en précisant le nombre d'appels que vous avez fait, à qui vous avez parlé, et ce qui était promis. Demande que vous recevez une réponse dans un laps de temps et la méthode préférée de contact. Gardez toujours une copie de toute correspondance envoyée.
* À l'exception des questions d'ordre général ou d'une simple enquête d'une demande écrite est souvent le moyen le plus efficace pour résoudre un problème complexe. Lettres et e-mail fournir un "papier" sentier. Toujours contacter le centre d'appels et / ou vérifier vos documents afin de déterminer l'adresse de correspondance désigné. Si la lettre écrite est inconfortable pour vous embaucher un professionnels d'écrire votre demande ou d'une lettre conforme.

N'oubliez pas que les représentants du service à la clientèle sont formés pour écouter et apporter une assistance. Faire du travail de ses connaissances pour vous en être informé, droit devant, persistante, et courtois.

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?Tips-on-Getting-the-Best-Phone-Customer-Service-Possible&id=868702