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samedi 22 mai 2010

Trouver le bon logiciel d'entreprise des frais de gestion pour votre entreprise

Ces derniers temps, des initiatives telles que la Loi Sarbannes Oxley aux États-Unis ont considérablement augmenté la visibilité du respect dans le monde de l'entreprise. En tant qu'élément clé de toute politique de conformité de l'entreprise, la gestion des dépenses a partagé certains des feux de la rampe. En conséquence, les sociétés de logiciels de gestion des dépenses est crucial pour toute entreprise concernés par le respect de l'entreprise. Mais ce qui est des entreprises de logiciels de gestion des dépenses? Votre entreprise a besoin elle? Et où voulez-vous trouver une bonne solution d'entreprise de logiciels de frais de gestion? Tout aussi important, comment avez-vous réussi à mettre en œuvre et à intégrer des entreprises de logiciels de gestion des dépenses dans votre environnement d'entreprise. Cet article jette une certaine lumière sur ces questions.

Quelle est l'entreprise de logiciels de gestion des dépenses?

Entreprise de logiciels de gestion des dépenses est un logiciel qui traite:

1. relevés de transactions provenant d'un émetteur de carte de crédit (détaillant l'utilisation des employés du crédit aux entreprises cards0 et
2. remboursement en espèces créances émis par un employé.

Dans la pratique, l'application cible Voyage et des dépenses de divertissement. Une solution robuste de logiciels d'entreprise des frais de gestion sera également l'appui aux achats (PCard) activités dans le cadre d'une stratégie plus large d'une gestion efficace valeur inférieure, en grande quantité les transactions d'entreprise à entreprise.

Les trois étapes fondamentales de tout processus de gestion des dépenses sont les suivants:

1. la réception / d'entrée des données sources validées;
2. l'application de règles préétablies de traitement des dossiers des dépenses et la
3. la comptabilisation des opérations à un référentiel d'entreprise comme un système ERP.


Quel est le but du logiciel des frais de gestion d'entreprise?

Les objectifs de mise en œuvre des logiciels d'entreprise des frais de gestion sont notamment les suivants:

1. pour automatiser la préparation, la soumission, l'approbation et la vérification des créances Voyage et divertissement, améliorant ainsi la productivité des titulaires de compte et réduire le temps et le coût du personnel des comptes;
2. à soutenir la mise en œuvre d'une méthode normalisée de meilleures pratiques de gestion des dépenses volume élevé grâce à l'utilisation de cartes de crédit d'entreprise, et
3. d'accroître la transparence et améliorer la gouvernance des transactions financières effectuées au nom de l'entreprise.


Sources de logiciels des frais de gestion d'entreprise

organisations australiennes et internationales ont maintenant accès à une gamme de solutions de qualité des dépenses des entreprises de logiciels de gestion qui sont bien adaptés à la conduite par l'administration tout en respectant les exigences de conformité des coûts de l'entreprise. Il existe essentiellement trois sources de "corporate solutions de gestion des dépenses»:

1. systèmes ERP;
2. systèmes proposés par les émetteurs de cartes et
3. solutions best-of-breed.

Chacun d'entre eux ont leurs propres mérites et répondra à des organisations dans des circonstances différentes.

Enterprise Resource Planning (ERP) Systèmes
ERP source de gestion des dépenses a l'avantage d'être totalement intégré dans la suite de logiciels financiers, offrant ainsi un aspect standard et se sentir à tous les utilisateurs de l'ERP. Avec la fonctionnalité de gestion ERP frais provenant, l'ERP fournit le logiciel de base, et l'entreprise a besoin de personnaliser et de configurer le système pour tenir compte de ses propres structures et les règles relatives à la gestion des dépenses de personnel. Si vous envisagez la possibilité d'utiliser leur ERP pour la gestion des dépenses, vous devez être conscient d'un certain nombre de facteurs, y compris:

* Les nouvelles fonctionnalités disponibles dans leur système ERP spécifique installé;
* L'arriéré de travail sur le système ERP accumulé pour le service informatique, et
* Le délai de déploiement et le coût du projet (qui sera généralement importante).


les coûts de licence peut être un problème si une entreprise si votre entreprise n'a pas payé une redevance de licence qui couvrira tous les détenteurs de compte de carte et les demandeurs de trésorerie.

Systèmes émetteur de la carte
Certains émetteurs de cartes de promouvoir «la gestion des dépenses" des solutions qui peuvent aller d'un rapport généré par ordinateur grâce à un système en ligne avec certains concepts de workflow intégré. L'attrait des solutions de gestion de cartes émetteur frais, c'est qu'ils sont offerts dans le cadre d'un accord de cartes, parfois (apparemment) gratuite. Si vous envisagez un émetteur de cartes de gestion des dépenses solution, vous devez savoir:

* Serez-vous «enfermés» à l'émetteur de la carte? Et
* Serez-vous capable de configurer la solution de gestion des dépenses pour refléter correctement les exigences internes?


Solutions Best-of-Breed
Best-of-breed solutions de gestion des dépenses de prestataires spécialisés peuvent être relativement transparente est relié à des systèmes internes d'une organisation comme les ressources humaines et ERP, mais ne présente pas une image commune et se sentent au système ERP. Normalement vous devez choisir un best-of-breed solution de gestion des dépenses si vous voulez:

1. votre entreprise d'être indépendant d'un émetteur de cartes de particulier;
2. pour parvenir à une mise en œuvre rapide et / ou
3. de configurer la solution à ses propres règles et politiques de l'administration des frais.


Best-of-breed solutions de gestion des dépenses sont généralement déployées soit comme un ASP (Application Service Provider) ou auto solution hébergée. Bien que les exceptions sont courantes, les petites et moyennes entreprises ont tendance à apprécier la baisse du coût initial d'une solution ASP de gestion des dépenses, et les grandes entreprises sont attirées par le contrôle disponibles grâce à un auto-hébergé solution logicielle d'entreprise des frais de gestion. solutions ASP de gestion des dépenses sont généralement rémunérés sur une base par déclaration et par mois, et l'auto-solutions hébergées de dépenses d'entreprise de logiciels de gestion ont une gamme d'options disponibles à partir des droits de licence initiaux de location de licence mensuelle.

Surmonter la résistance culturelle à un logiciel de frais de gestion d'entreprise

Certains directeurs des finances ont toujours une aversion pour les cartes de crédit corporatives. Il n'est pas rare d'entendre un directeur des finances dire «si je donne à chacun une carte, ils passeront nous cassé!"

Toutefois, les avantages d'un logiciel frais de gestion d'entreprise sont évidents dès que le directeur des finances estime les difficultés de contrôler le comportement des dépenses de milliers d'employés en utilisant un système manuel de remboursements qui repose en grande partie autour d'un ensemble de feuilles de calcul sans aucune coordination. activités de base telles que l'application des politiques Voyage, le calcul des incidences fiscales, la conciliation, annonce à un plan comptable au niveau des détails et de l'audit, il est si difficile d'être plus honorée dans la brèche que le respect ...

Vu sous un angle différent, une entreprise avec des revenus de 700 millions de dollars 50 millions de dollars du BAIIA, et 20 millions de dollars en dépenses annuelles d'entreprise aux salariés, peut avoir un impact considérable sur sa ligne de fond en utilisant un logiciel de gestion d'entreprise dépense sans augmenter les recettes. Si l'automatisation permet de réduire ces dépenses par seulement cinq pour cent la première année, les économies ont seuls le même impact sur la ligne inférieure de 14 M $ de nouveaux revenus. Il n'est pas surprenant que le retour sur investissement d'un logiciel frais de gestion d'entreprise est souvent réalisé dans les 12 premiers mois de fonctionnement.

gestion des dépenses des entreprises de logiciels jouent également un rôle essentiel dans la répression des fraudes. «Fraude» dans ce contexte, prend de nombreuses formes, dont tous ne sont le genre que les auteurs devant les tribunaux. Information tirée de notre expérience client et de publications de l'Association des États-Unis de Certified Fraud Examiners identifier les quatre principales catégories de fraudes:

1. dépenses mal qualifié
2. Exagérée (exagérée) de paiements
3. des dépenses fictives
4. remboursements multiples

Recherche aux Etats-Unis a souligné que près de 1% des revenus de la société en train de disparaître à une mauvaise gestion de dépenses des employés. Entreprise de logiciels de gestion des dépenses ne sera pas, en soi, mais d'éliminer ce qu'il est un outil essentiel dans la création d'un environnement qui entraîne une baisse du niveau de la mauvaise gestion.

Conclusion

Au cours des 18 derniers mois, notre entreprise a observé un changement dans la motivation pour les entreprises des projets de gestion des dépenses. Alors qu'autrefois l'entreprise des frais de gestion des solutions de logiciels ont été un exercice uniquement dans la réduction des coûts d'administration, maintenant la gouvernance est également un pilote pour mettre en œuvre la technologie de contrôle basé sur les dépenses à volume élevé. La loi Sarbannes Oxley (SOX) Act aux États-Unis a attiré l'attention de toute entreprise active aux Etats-Unis. Toutefois, à l'intérieur ou à l'extérieur des États-Unis, les dirigeants doivent justifier que leur entreprise a mis en place des contrôles financiers adéquats à prévenir les fraudes et de donner un compte rendu fidèle et correcte des activités financières de l'entreprise. En conséquence, le Voyage d'affaires Manager qui lance une proposition sur la gestion des dépenses à l'équipe de direction se trouve actuellement à un public consentant.

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?Finding-the-Right-Corporate-Expense-Management-Software-for-Your-Company&id=144603

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