Lorsque je rencontre un client pour la première fois comment ils pourraient améliorer leur fonction de gestion de projet, je préfère passer des premières réunions se rendre à en apprendre davantage sur leur organisation, comment la fonction de gestion de projet est structuré et perçu, et leur longue durée buts et objectifs.
Permettez-moi de décrire une telle réunion.
On m'a demandé par un client "une société de services" pour les aider à mettre la main autour de leurs pratiques de gestion de projet afin que des améliorations pourraient être apportées qui les aideraient à atteindre un objectif stratégique à long terme de la croissance de l'organisation par un personnel supplémentaire de gestion dans le monde entier 100 projets dans les 2 - 3 ans et l'augmentation des recettes + 50% dans le même laps de temps par l'introduction de nouveaux produits et services.
Après le premier appel téléphonique ou une réunion d'introduction, je envoyer une liste de questions pour le client de répondre à propos de la fonction de gestion de projet telle qu'elle existe actuellement. J'utilise les résultats de ces questions afin de mieux se préparer à ma rencontre avec le client, et j'ai trouvé cela aide vraiment le client saisir la complexité de leur fonction de gestion de projet. Dans de nombreux cas clients "demandez autour de" l'organisation pour obtenir ces réponses et / ou ping les responsables du projet pour obtenir leur point de vue. Pour certains clients, avec une faible tolérance de la préparation à l'avance, je l'échelle soit de retour sur les questions ou faire plus de collecte de données au cours de la réunion en face-à-face. Mon but est de veiller à ce que j'ai une meilleure compréhension de leur fonction de gestion de projet et les défis auxquels ils sont confrontés - et ils seront également acquérir une meilleure compréhension de leur fonction de gestion de projet.
Liste initiale de questions
* Comment sont des personnes assignées à des équipes projet?
* Quelle est la méthodologie, le cas échéant, est suivie par les équipes de projet?
* Comment est le chef de projet / responsable du projet sélectionné?
* A quel moment le projet est le gestionnaire de projet mis en? Par exemple,
o Au cours de la phase de planification initiale du projet avant que le projet est encore décidé?
o Au cours de la phase de planification initiale du projet avant que le budget et le calendrier est fixé, mais une fois que le projet a été décidée?
o Après le budget a été fixé, mais la chronologie est indécis?
o Après le budget et le calendrier a été fixé?
o Autre?
* Comment sont les délais fixés sur le projet? Par exemple,
o haut vers le bas?
o Par le promoteur du projet?
o par le gestionnaire de projet d'équipe / projet?
o Autre?
* Comment est fixé le budget du projet? Par exemple,
o haut vers le bas?
o Par le promoteur du projet?
o par le gestionnaire de projet d'équipe / projet?
o Autre?
* Combien de «repousser» est toléré / autorisé par le gestionnaire de projet d'équipe de projet / sur le budget, le calendrier, ou d'autres facteurs? Par exemple,
o Certains, avec des compromis
o Ce n'est que dans certaines circonstances
o Tous les temps - nous nous appuyons sur l'expertise de l'équipe de projet
o Rarement
o Ne jamais
o Autre?
* Faites vos gestionnaires de projets gérer des équipes de la planète?
* Faites vos gestionnaires de projet de gérer entrepreneurs de l'extérieur?
* Avec quelle exactitude les équipes de projet procédez comme suit:
o Faire des estimations précises sur les coûts
o Faire des estimations précises de planification
les risques du projet Plan o et à gérer
o Rencontrer les jalons
o Fournir des rapports sur l'état de suivi des projets /
o Gérer de multiples ressources
d'approfondir les leçons tirées de o tous les projets et appliquer les meilleures pratiques
o Développer des structures de répartition du travail
o Gérer les changements au projet
* Quels sont les logiciels du projet est utilisé au sein de votre organisation et à quelles fins? Tout le monde à utiliser le logiciel? Si non, qui ne l'utilisent (par exemple une division ou une unité d'affaires?)
* Comment peut-on mesurer la réussite des projets?
La réunion initiale des clients
Une fois que je rencontre avec le client, je suis aussi intéressé de savoir "comment" les projets sont terminés. Par exemple, le client ne compter sur quelques «héros» au sein du personnel de gestion de projet pour faire avancer les choses? (Pensez à ces personnes que vous connaissez qui peuvent fondre et enregistrer un projet - ils pas à l'intérieur et de retrousser leurs manches quelle que soit la tâche.) S'ils le font, je veux en savoir plus sur ces personnes - leur origine, le nombre d'années avec l'organisation, les forces, comportements, etc
Certains projets sont enfin terminés après s'adapte bien et commence? Ne certains projets semblent être moins de problèmes que d'autres? Les gestionnaires de projets s'appuient sur les gestionnaires fonctionnels de l'expertise, ou ne les responsables du projet ont également des compétences dans les domaines fonctionnels tels que le développement d'applications ou de fabrication?
Je suis intéressé à comprendre les compétences des gestionnaires de projet eux-mêmes. Sont-ils certifiés? Combien de temps ont-ils été pratiquant les gestionnaires de projet? Quels sont les projets de taille font-ils souvent du plomb? Ont-ils reçu une formation formelle? Comment évaluer leurs résultats? Quel est le taux de rotation du personnel de gestion de projet au sein de l'organisation? Quel est le niveau de responsabilité ne les gestionnaires de projet ont des projets?
Comment l'organisme se le personnel du projet de gestion nouvellement embauchés à la vitesse? Yat-il un programme formel de mentorat? cours de formation spécifique? Job-ombrage? Ce qui existe pour les préparer à leur rôle dans l'organisation?
En recueillant cette information, je commence à développer une image plus claire de la fonction de gestion de projet au sein de l'organisation.
Donc, nous allons prendre avec l'histoire. Le client a fourni la liste des questions avant une rencontre en face-à-face. Dans l'ensemble, les éléments suivants ont été recueillies avant la réunion (réponses sur la base des questions posées ci-dessus):
* Les personnes qui sont affectées à participer à une équipe de projet basée sur la disponibilité d'abord, puis en fonction de l'expérience.
* Il n'existe pas de méthode particulière suivie.
* Seul un petit nombre de gestionnaires de projet ont certifications.
* Le gestionnaire de projet est choisi en fonction de la disponibilité et est généralement introduits dans le projet une fois que le budget a été fournie et une date souhaitée en raison du projet a été établi.
Dates limites * pour le projet et le budget du projet sont fixés par l'équipe de direction responsable du projet / (promoteur du projet est, dans la plupart des tous les cas, un membre de l'équipe de direction.)
* Une fois la date d'échéance est fixée pour le projet, il est normalement libérée dans l'entreprise alors que le marketing et la vente peut commencer les préparatifs. Dans certaines circonstances, si quelque chose d'important est manquée, par exemple - un besoin de ressources à l'extérieur - la date d'échéance sera ajustée en fonction des recommandations gestionnaire de projet. Toutefois, dans la plupart des cas, l'entreprise s'efforce de faire de la date d'échéance en augmentant le nombre de ressources sur le projet (ce qui augmente le budget du projet). Plutôt que de manquer une date limite, ils sont plus susceptibles d'augmenter le budget.
* Les chefs de projet ne sont pas gérer des équipes mondiales ou entrepreneurs de l'extérieur. Ils choisissent habituellement les gestionnaires de projet de la zone où l'équipe se trouve (si, si le projet est basé sur le bureau à Madrid, l'équipe du projet est de ce bureau). entrepreneurs de l'extérieur, lorsqu'ils sont utilisés, sont sélectionnés et gérés par le service des achats.
* Dans l'ensemble, les équipes de projet semble efficace:
O le statut de rapports
o Travailler en équipe
o le développement des structures de répartition du travail et le calendrier du projet
o de travail dans le cadre du projet et les demandes de changement de gestion
o Réunion étapes importantes (même si parfois cela signifie augmenter les ressources sur le projet de le faire)
* Certaines équipes de projet utilisent Microsoft Project ®, d'autres utilisent Microsoft SharePoint ® pour toutes les activités du projet, et encore d'autres bureaux utiliser Oracle Primavera. Il n'y a aucune cohérence entre les logiciels utilisés même si il ya une volonté de normaliser à un moment donné.
* La réussite des projets n'est pas formellement mesuré - Toutefois, les projets sont considérés comme un succès si elles répondent ou se rapprochent de la date d'échéance (même si le budget est augmenté pour répondre à un calendrier.)
Lors de la réunion avec le client, nous avons parlé de certains de leurs défis et les enjeux sur des projets en fonction de leurs réponses aux questions initiales. Nous avons appris que:
* Environ 80% des projets ont dépassé le budget de 5% - 25%. Cela était dû à des délais qui pourraient ne pas manquer et les individus affectés à des projets sans l'expertise appropriée.
* Il n'y a pas suffisamment de gestionnaires de projet pour tout le monde et souvent les gestionnaires de projet ont été affectés à 3 - 4 projets à la fois et ont été trop dispersées pour prendre effectivement un rôle de premier sur le projet. Le chiffre d'affaires était d'environ 2 dans les gestionnaires de projet 5 sur une base annuelle (au cours des 4 dernières années).
* Il n'y avait aucune manière cohérente afin de faire des projets - pas de méthode est utilisée et aucune cohérence d'un projet à (même pas dans le même bureau). En outre, bien que certaines équipes de projet capturé les leçons apprises, rien n'a jamais été fait avec cette information. Certaines équipes de projet ne s'est jamais soucié des leçons apprises de capture.
* Les gestionnaires de projet a également une responsabilité de gestion fonctionnelle. En fait, la plupart des gestionnaires de projet "est tombé dans le rôle» et ont été responsables fonctionnels avant d'être nommé gestionnaires de projet.
* Il n'y a pas eu de programme officiel de formation pour le personnel de gestion de projet, bien que certaines personnes ont suivi une formation sur leurs propres. Comme bon nombre des employés d'acquérir des compétences de gestion de projet »par le siège de leur pantalon» - il ya un niveau élevé de frustration parmi le personnel et parfois même plus facile de projets se heurte à des problèmes. Foire du personnel ne sont pas en mesure de résoudre des problèmes et ne reconnaissent pas les questions sur les projets - même les problèmes qui surviennent régulièrement. Les risques en conservant "popping up", projet après projet sans aucune planification à l'avance pour savoir comment gérer les risques. Depuis les enseignements tirés ne sont pas saisies et les meilleures pratiques ne s'appliquent pas, il n'ya pas de renseignements sur les projets passés en tirer.
Compte tenu de la volonté du client d'apporter des améliorations autour de la fonction de gestion de projet dans le but d'augmenter les effectifs dans ce domaine et à accroître les recettes à base de produits et de services nouveaux, il est urgent d'élaborer un plan d'avancer et de corriger les problèmes actuels avant de mettre sur les nouveaux employés.
Le plan suivant a été présenté au client pour aller de l'avant pour relever leurs défis et de continuer à se développer la fonction de gestion de projet. Ces suggestions sont fondées sur les réponses au questionnaire initial et le suivi des conversations avec le client pour analyser la fonction de gestion de projet.
* Méthodologie PRINCE2 ™ a été décidée en faveur de la cohérence entre tous les bureaux. Certains des bureaux à l'étranger étaient familiers avec lui et il a été facilement personnalisable pour répondre aux besoins spécifiques du client. En outre, le client a été mise en place d'un portail Microsoft SharePoint où la fonction de gestion de projet ont eu accès à des outils, des modèles et la documentation des projets passés et actuels, avec des plans pour ajouter Microsoft Project Server et Microsoft Portfolio Server à l'avenir pour permettre une gestion centrale des projets ainsi que de développer une certaine intelligence d'affaires autour de projets et de portefeuilles de projets. Ce serait la principale source de toutes les informations de gestion de projet pour l'entreprise.
* Tous les gestionnaires de projet travailler à l'obtention de leur certification PMP ® et les membres de l'équipe de projet serait travailler à l'obtention de leur certification CAPM ®. La société de fournir des programmes de formation formelle et soutenir la préparation d'examen de certification.
* En outre, l'entreprise s'emploiera à garantir certaines personnes des équipes de projet ont des spécialisations en gestion des risques et de planification. Ceux-ci seraient alignés sur les professionnelles du PMI ® Planification et des risques certifications professionnelles. Cela permettrait à des domaines clés sur des projets d'avoir le soutien de personnes ayant des compétences dans ces domaines.
* Il a été décidé que les gestionnaires de projet doivent être impliquées dès le début - avant que les décisions prises sur les échéances et les budgets des projets - pour tous les projets. Ils auraient d'entrée sur les budgets et les échéanciers en fonction des besoins de dotation et la disponibilité des bonnes personnes pour le poste.
* Depuis souvent un chef de projet avec une expertise particulière est nécessaire, aller de l'avant les gestionnaires de projet serait attribué à des projets hors de leur région / pays. Cela signifie qu'un gestionnaire de projet basé aux États-Unis peut être attribué à gérer une équipe de projet global et un projet basé en Irlande. Une variété de formation serait dispensée à tous les gestionnaires de projet, y compris la gestion des différences culturelles et diriger des équipes virtuelles.
* D'autres gestionnaires de projet sera embauché - les nouvelles recrues devront avoir au moins 5 ans et + gestion des projets de 2M $ ou plus. En outre, l'entreprise se pencherait sur la promotion de certains employés actuels qui ont travaillé sur des projets, mais n'est pas actuellement à leur tête, dans des rôles de manager de projet. Cela permettrait aux gestionnaires de projets actuels sont trop dispersées. Trop souvent, les projets proposés dans l'ensemble d'une année donnée devraient être achevés dans l'année. Il n'ya rien de stratégique sur le processus de sélection des projets. Dans un cas particulier, en raison d'un manque de stratégie et de partage d'information entre les divisions, des projets similaires ont été testés en même temps plutôt que d'être consolidé et se présenter comme un projet de conservation des ressources. Il s'agit d'un gaspillage considérable de fonds et de ressources. En plus stratégique sélection des projets, dans tous les bureaux, plus de temps peut être dépensé sur les projets à droite avec moins d'étirement des gestionnaires de projet dans des projets trop nombreux, et, en réduisant le budget pour tous les projets ensemble.
* Une évaluation du personnel de gestion de projets en cours seront faits pour déterminer les forces et les zones de développement. L'apprentissage stratégique et des programmes de développement serait mis en place pour s'assurer que le personnel de gestion de projet a les compétences techniques et critique nécessaire pour être efficace - y compris la résolution de problèmes et la prise de décision, l'identification des risques et l'analyse et les enseignements tirés de capture / partage des meilleures pratiques.
Résumé
Les articles ci-dessus que nous avons désigné dans le cadre du plan pour relever les défis a été la priorité, en liaison avec le client. Certaines tâches ont été gérés par le client complètement; dans les tâches d'autres cas ont été externalisés. L'objectif était d'assurer une fonction de gestion de projet plus formel au sein de l'entreprise (éventuellement le client voulait un bureau de projet central avec les bureaux régionaux de rapports dans le bureau de projet central.)
Le site Microsoft SharePoint est un lieu de rencontre merveilleuse "pour toutes les personnes travaillant sur des projets. Il comprend des modèles, des plans de projet (passés et actuels), les meilleures pratiques, leçons apprises, une liste des ressources du projet et de l'expertise, et de nombreux autres articles. Il permet aux équipes de projet d'aller dans un lieu central pour obtenir de la documentation dont ils ont besoin ou de faire un ping d'autres pour leurs opinions / pensées sur un sujet particulier être rencontrés par l'équipe.
Une fois les équipes de projet a commencé en se concentrant sur certaines tâches - comme l'identification des risques et la planification de / gestion de ces risques, ils ont appris qu'une grande partie de cette analyse, une fois terminé, donnerait un point de départ pour de futurs projets. Dans de nombreux cas, les risques potentiels sont les mêmes d'un projet à. De même, en partageant l'information sur les problèmes qui se posent et comment ils ont été résolus, il fait d'autres problèmes qui sont similaires et plus faciles à résoudre dans un délai plus court.
Upfront environ 5 - 8 jours ont été consacrés à travailler avec le client afin de recueillir des données et fournir une analyse et d'opinion / recommandation sur la meilleure façon d'aller de l'avant. Les données du client reçue leur a permis de déterminer où les investissements auraient le plus d'impact sur les aidant à atteindre leurs objectifs stratégiques à long terme.
cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?Taking-the-Initial-Steps-Toward-Understanding-the-Project-Management-Function-in-an-Organization&id=3884167
lundi 24 mai 2010
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