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lundi 24 mai 2010

Meilleures pratiques de gestion de projet

Comme la fois un gestionnaire de projet actif et un formateur en gestion de projet, les gens me demandent souvent ce sont les aspects fondamentaux de la gestion de projet réussie. S'il ya eu de nombreux grands livres écrits sur le sujet, j'ai toujours résumer ce que je crois être les meilleures pratiques au cœur de la bonne gestion de projet.

Définir la portée et les objectifs

Pour tout projet pour réussir, vous devez comprendre ce que le projet est censé réaliser. Supposons que votre patron vous demande d'organiser une campagne pour inciter les employés à donner du sang. Le but de ce pour obtenir autant de sang versé à la banque de sang local? Ou, est-il de rehausser le profil de l'entreprise dans la communauté locale? Décider ce que l'objectif réel est la volonté de vous aider à déterminer la façon dont vous allez sur la planification et la gestion du projet.

Le gestionnaire de projet doit également définir la portée du projet. Est-ce l'organisation des transports de prendre au personnel de la banque de sang dans le cadre du projet? Ou, si le personnel à prendre leur propre chemin là? Décider quelles sont les activités dans le cadre ou hors du champ d'application du projet a un impact important sur la quantité de travail qui doit être effectué pendant le projet.

Une meilleure compréhension de qui sont les parties prenantes est également crucial si vous allez obtenir leur appui et de comprendre ce que chaque personne attend d'être délivré de ce projet. Une fois que vous avez défini la portée et les objectifs, vous aurez besoin pour obtenir les parties prenantes à les examiner et d'accepter eux aussi bien que d'accord qui devrait être sur la liste des intervenants.

Définir les livrables

Pour atteindre le résultat souhaité du projet, vous devez définir ce que les choses (ou produits) doivent être livrés d'ici la fin du projet. Si votre projet est une publicité
campagne pour une nouvelle barre de chocolat, puis l'un des résultats attendus pourraient être l'œuvre d'art pour une annonce de journal. Donc, vous devez décider ce que les choses tangibles doivent être livrés et le document de manière suffisamment détaillée ce que ces choses sont. À la fin de la journée, quelqu'un va finir par faire le travail pour produire les livrables, donc il doit être clairement et sans ambiguïté de décrire.

Une fois que vous avez défini les résultats attendus, vous aurez besoin d'avoir les principales parties prenantes d'examiner les travaux et les amener à convenir que cette précision et sans ambiguïté reflète ce qu'ils attendent d'être livrés à partir du projet. Une fois qu'ils ont accepté, vous pouvez commencer à planifier le projet. Pas la définition des livrables avec suffisamment de détails ou de clarté est souvent une raison pour laquelle les projets tournent mal.

La planification de projet

C'est le moment où vous définissez comment vous allez atteindre le résultat souhaité du projet énoncé dans les objectifs et la définition des livrables. Aménagement du territoire exige que le gestionnaire de projet décide que les gens, les ressources et le budget sont nécessaires pour compléter le projet. Vous devrez décider si vous voulez briser votre projet en phases gérables, décide quels produits seront livrés dans chaque phase, et décider de la composition de votre équipe de projet. Puisque vous avez déjà défini les résultats attendus, vous devez décider quelles activités sont nécessaires pour produire chaque produit livrable.

Vous pouvez utiliser des techniques telles que les travaux d'art Ventilation (WBS) pour vous aider à atteindre cet objectif. Vous aurez besoin d'estimer le temps et les efforts requis pour terminer chaque ctivité, les dépendances entre les activités connexes et décider d'un calendrier réaliste pour la réalisation des activités. C'est toujours une bonne idée de faire participer l'équipe du projet pour estimer combien de temps les activités auront, car ils seront ceux effectivement faire le travail. Capture tout cela dans le document plan de projet. Vous devez également obtenir les principales parties prenantes pour examiner et approuver ce plan.

Lors de l'élaboration du plan de projet, un gestionnaire de projet est souvent sous pression pour produire un plan qui répond aux attentes (peu réaliste) de certaines des parties prenantes. Il est important ici que le chef de projet vient avec un calendrier réaliste - celui qu'il / elle pense est réaliste à atteindre. Vous ferez une faveur personne si vous succombez à la pression et acceptent de livrer le projet dans un calendrier tout à fait irréaliste.

Communication

Même les meilleurs plans de projets réalisés sont inutiles à moins qu'ils n'aient été effectivement communiquée à l'équipe du projet. Tout le monde dans l'équipe a besoin de savoir exactement ce qu'on attend d'eux, quelles sont leurs responsabilités, et ce qu'ils doivent rendre compte. Une fois, j'ai travaillé sur un projet où le chef de projet était assis dans son bureau entouré de grandes sorties d'impression couleur de ses derniers plans. Le problème a été, personne dans son équipe savait ce que les tâches et les jalons ont été parce qu'il n'avait pas partagé le plan avec eux. Inutile de dire que le projet a frappé toutes sortes de problèmes avec les gens qui vont au large et de faire les activités qu'ils jugent importantes plutôt que de faire les activités assignées par le gestionnaire de projet.

Le suivi et l'avancement du projet de déclaration

Une fois votre projet est en cours et vous avez un plan convenu, vous aurez besoin de surveiller constamment les progrès réels du projet contre les progrès prévus. Pour ce faire, vous devrez obtenir des rapports de progrès de membres de l'équipe de projet qui sont en train de faire le travail. Vous aurez besoin d'enregistrer les variations entre les coûts réels et prévus, le calendrier et la portée. Vous aurez besoin de rendre compte de toute modification à votre manager et les principales parties prenantes et de prendre des mesures correctives si les variations trop grandes.

Il ya beaucoup de façons dont vous pouvez adapter le plan en vue de remettre le projet sur les rails (réarranger l'ordre des tâches, attribuer les tâches en parallèle, si la variation est faible, ou ajouter davantage de personnel pour le projet ou réduire le champ d'application si la variation est très grande).

Tous les projets nécessitent le gestionnaire de projet constamment jongler avec trois choses: le coût, la portée et le calendrier. Si le gestionnaire du projet l'une de ces augmentations, alors l'un des autres éléments devront inévitablement être changé. Ainsi, pour un projet qui a pris du retard pour récupérer afin qu'il puisse être livré à lui est d'origine calendrier prévu, le budget pourrait être augmenté en employant davantage de personnel (bien que ce toujours ne jamais obtenir le résultat souhaité de réduire le temps restant pour achever le projet ), ou le champ d'application devra être réduite. Il est de jongler entre ces trois éléments - connue comme le Triangle du projet - qui provoque généralement un gestionnaire de projet à s'arracher les cheveux de frustration!

La gestion du changement

Tous les projets de changement en quelque sorte. Souvent, un acteur clé au milieu d'un projet de changer d'avis sur ce projet à entreprendre. Sur les projets de plus longue durée, l'environnement des entreprises a souvent changé depuis le début du projet, alors les hypothèses formulées au début du projet ne peut plus être valide. Il en résulte souvent de la portée ou les produits livrables du projet ont dû être changés. Si un gestionnaire de projet tout simplement accepté l'ensemble de ces changements dans le projet, le projet aurait nécessairement être livrées en retard (et peut-être jamais jamais terminé) et serait inévitablement sur le budget.

Par la gestion des changements, le gestionnaire de projet peut prendre des décisions quant à savoir si ou non d'incorporer les changements immédiatement ou dans le futur, ou de les rejeter. Cela augmente les chances de réussite du projet parce que le gestionnaire de projet contrôle la façon dont les changements sont incorporés, peuvent affecter les ressources en conséquence et peuvent planifier quand et comment les modifications sont apportées. Peu de modifications de gestion est effectivement souvent citée comme une raison majeure pour laquelle les projets qui échouent.

La gestion des risques

Les risques sont tout événement qui peut nuire à la réussite du projet. J'ai travaillé sur des projets où certains des risques comprennent: le personnel n'ont pas les compétences techniques pour effectuer le travail correctement, le matériel n'étant pas livré à temps, la salle de contrôle étant à risque d'inondation dans un orage important et beaucoup d'autres. Les risques varient d'un projet à l', mais il est important d'identifier les principaux risques à un projet dès que possible et à planifier les actions nécessaires pour éviter le risque, ou, si le risque ne peut être évité, au moins à atténuer le risque de afin de réduire son impact si elle se produit. C'est ce qu'on appelle la gestion des risques.

Avez-vous gérer tous les risques? Non, car il pourrait y avoir un trop grand nombre de gérer, et non pas tous les risques ont le même impact. Donc, un moyen simple est d'identifier autant de risques que vous pouvez, le travail sur la probabilité de chaque risque est de se produire sur une échelle de 1 à 3 (3 étant le pire), évaluer son impact sur le projet sur une échelle de 1 à 3 (3 étant le pire), puis multiplier les deux nombres. Le résultat est une pondération des risques. Une pondération de risque élevé est le risque le plus grave. Juste à gérer les risques top dix-dire celles qui ont le risque le plus élevé de pondération. Revoir constamment les risques et être constamment à l'affût des nouveaux risques, car ils ont l'habitude de sauter à des moments imprévus.

Pas la gestion des risques est efficace également souvent citée comme une raison majeure pour laquelle les projets qui échouent.

Résumé

Donc, en résumé, ces pratiques sont les principales choses que je m'attends à tous les gestionnaires de projet à faire. Elles sont applicables sur tous les projets petits ou grands. Gestion de projet n'est pas sorcier. L'application des meilleures pratiques sur votre projet ne peut pas garantir que votre projet s'inscrit dans le cadre du budget, le temps et dépasse toutes les attentes des parties prenantes, mais leur application va certainement vous donner une meilleure chance d'exécution de votre projet avec succès que si vous ne s'appliquent pas -les sur votre projet.

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?Project-Management-Best-Practices&id=106699

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