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samedi 29 mai 2010

L'organisation du projet et de gestion par exception

Comment l'équipe du projet mis en place repose droit sur vous en utilisant la gestion par exception

Un des principes clés de la réussite de gestion de projet est de s'assurer que la responsabilité PM doivent être complétées par une instance équivalente. Le PM ne peuvent pas être tenus responsables s'ils n'ont pas le poids »pour faire bouger les choses.

Chaque individu sur le projet, et cela inclut le gestionnaire de projet, doivent être fournis avec une compréhension claire de l'autorité, de responsabilité et de responsabilisation qui leur est donné afin que leur travail peut être accompli. La solution réside dans la conception de l'organisation du projet.

Lors de la conception du projet d'équipe, commencez avec des rôles standard comme représentant des utilisateurs, les ingénieurs du matériel, etc. Asseyez-vous et d'accord avec la personne quelles sont les responsabilités qu'ils ont, et ce que les niveaux de pouvoir pour mener à bien leur travail.

Assurez-vous que ces équilibre. Méfiez-vous de donner à quelqu'un (surtout toi-même!) Beaucoup de responsabilités mais pas assez d'autorité pour s'acquitter de leurs responsabilités.

Un utiles en tête-à-une technique que j'ai utilisée dans le passé pour produire un accord rapide est de prendre un tableau et tracez une ligne verticale au milieu.

Au sommet de la colonne de gauche écrire "C'est ce que j'attends de vous" et sur la colonne de droite "C'est ce que vous pouvez attendre de moi"

Faites-le d'une façon qui est à l'aise (j'ai l'habitude de faire tout comme l'écriture et de laisser l'autre personne me donner librement leurs pensées).

Il s'agit d'un contrat pour bien travailler ensemble.

Mais voici la chose.

Vous devez également faire de la gestion au dessus de vous. Comme le gestionnaire de projet, vous êtes responsable de l'exécution du projet à l'époque, la côte et de la qualité - mais les cadres supérieurs ont de leurs responsabilités envers le projet ainsi. Et ceux-ci doivent être convenues. Voici quelques exemples:

Qui est propriétaire de la «bonne affaire - ce n'est pas le gestionnaire de projet!

Qui est responsable d'avoir accepté besoins des utilisateurs et la signature de l'acceptation des livrables du projet - ce n'est pas le gestionnaire de projet!

Qui possède les ressources - ce n'est pas le gestionnaire de projet!

Qui a le pouvoir d'approuver les demandes de changements ou les spécifications Off - ce n'est pas le gestionnaire de projet!

Qui approuve les plans et les «souscrit» le projet - ce n'est pas le gestionnaire de projet!

Aussi, méfiez-vous des acteurs qui se considèrent comme des «clients passifs. Soyez clair que, si elles doivent être une partie du processus d'approbation d'un projet, ils doivent devenir des participants actifs. Et cela veut dire s'impliquer au début et à contribuer - et ayant des responsabilités!

Chaque individu au sein de l'organisation doit avoir trois critères fondamentaux convenus. Permettez-moi de commencer par clouer ce que cela signifie:

Autorité. Le pouvoir accordé à une personne afin qu'ils puissent prendre des décisions que d'autres devraient suivre. La position ou le rôle que détient une personne est la façon habituelle que l'autorisation est accordée.

Responsabilité. L'obligation d'une personne doit exercer efficacement leurs fonctions.

Responsabilisation. Cela signifie que la personne est totalement responsable pour la réalisation satisfaisante d'une mission donnée.

Ces trois attributs sont essentiels si un projet et gestion des entreprises est de terminer avec succès.

À partir de début, elle doit être injuste si, après le panneau d'arrêt, le chef de projet n'est pas autorisé à répondre aux situations. En effet, leurs mains sont liées - comment peut-on gérer comme situation?

Ainsi, le plan de projet est signé, un budget est accepté, et une date de fin définie. La première erreur de gestion senior faire, c'est en disant des choses comme "J'ai maintenant approuvé votre plan et je vous demande de fournir des contre elle" Donc, rien ne pourra jamais changer - le gestionnaire de projet n'est pas permis de réagir aux risques et aux changements.

Et bien sûr, les estimations figurant dans le plan était parfait, les clients ne changent jamais leur esprit, les problèmes ne se produisent jamais, le monde ne change jamais, et le Père Noël existe!

Mais attendez un peu, regarde de l'autre côté de la médaille.

La haute direction au sein de l'organisation sont responsables de certains aspects de l'entreprise. Ils investissent dans des projets pour aider à optimiser ce qu'ils sont responsables. Si c'était votre argent - ne veux-tu pas à lier le projet à?

Le comité directeur du projet doit avoir une représentation de la côté client / utilisateur, et le côté de l'offre. Le principal utilisateur "a la responsabilité d'avoir accepté les conditions, agissant en tant que principale interface avec le client et les utilisateurs, et en acceptant le produit final du projet.

Le "principal fournisseur" rôle est chargée de fournir tous les êtres humains et non des ressources humaines pour le projet. Soyez conscient qu'il pourrait y avoir fournisseurs internes et externes.

Notez également que ce sont des rôles à être utilisés ou partagés entre un ou plusieurs individus.

A la tête de la Commission du projet est l'exécutif qui détient le projet d'affaire, et a le dernier mot dans toutes les affaires du projet.

Heureusement il ya un moyen terme - d'une manière qui fait sens total fournir organisations sont assez matures pour l'utiliser.

Juste penser que quand un plan a été approuvé, la direction a donné le chef de projet un certain degré de flexibilité (sous la forme d'un écart d'accord du Plan), que la direction pourrait tolérer. Cette flexibilité serait convenu terrain de jeu du premier ministre qui leur a permis de faire leur travail.

Mais ce qui devrait arriver si le PM prévisions tout à coup que ces écarts pourraient être dépassées? Mais bien sûr, ils doivent porter à l'attention de la haute direction et demander des conseils.

Mais ce dernier paragraphe ressemble à de la haute direction ont abdiqué leurs responsabilités. Je veux dire, une fois le plan est signé et l'écart est fixé - ils peuvent disparaître de la golf jusqu'à ce que le PM leur dit le projet est terminé.

Non, pas tout à fait. La haute direction voudrait d'un rapport régulier de la performance réelle par rapport au plan montrant les écarts permis. Il leur permet d'interroger et de conseiller le Premier ministre, s'ils le souhaitent le faire. Et ils sont en sécurité dans la connaissance que si, entre ces rapports réguliers, le Premier ministre prévoit un écart important, il sera immédiatement porté à leur attention.

Bienvenue à la gestion par exception. Vital pour la gestion des affaires de l'organisation au sein du projet et le centre de gestion par exception.

C'est les principes - le temps de se spécifiques.

Selon votre entreprise, vous pouvez utiliser vos propres noms culturelle pour les différents rôles qui composent une équipe de gestion de projet. Voici les miennes - n'hésitez pas à changer les titres rôle approprié à votre organisation.

Le comité directeur du projet sont nommés pour fournir l'autorisation et la direction, et le chef de projet (qui relève dans le comité directeur du projet), est responsable de la gestion au jour le jour du projet.

Maintenant, sur le conseil d'administration du projet sont les trois rôles, le pouvoir exécutif (propriétaire de l'analyse de rentabilisation, et a le dernier mot en termes d'autorité), le rôle de l'utilisateur Représentant et le rôle Représentant du fournisseur.

Après avoir approuvé le plan de projet, le Conseil du projet besoin de définir un écart acceptable - c'est ce qu'on appelle la tolérance.

Maintenant, la tolérance peut être temps, le coût, la qualité, la portée, des risques, des avantages, en fait, toute métrique adaptée. Comme un exemple simple, supposons que les chiffres sont donnés à titre tolérance de plus ou moins 10% d'écart du budget et la date de fin du projet.

Cela signifie que le gestionnaire de projet peut gérer de façon normale avec l'Autorité de prendre des mesures de gestion appropriée tant que la tolérance devrait pas être dépassée.

Au moment du plan étant approuvé, cette tolérance est fixé, avec la régularité des rapports et leur contenu à partir du gestionnaire de projet.

Bon, imaginons que nous sommes à mi-chemin à travers le projet, et à notre horreur, nous voyons que le projet prévoit de venir en 15% par rapport au budget. Cela déclenche le processus d'exception, et le gestionnaire de projet doit désamorcer la situation à l'échelon supérieur au sein de l'organisme de gestion - le Comité directeur du projet.

Notez que nous n'avons pas attendre que l'écart s'est réellement passé, car il sera trop tard pour les actions pro-actives à prendre. Le gestionnaire de projet informe le conseil par un rapport d'exception (ce qui pourrait être donné verbalement - mais je le veux dans l'écriture!)

Le rapport d'exception contiendra les informations suivantes:

* Une description de la cause de la prévision de déviation par rapport à la tolérance.

* L'impact ou les conséquences de l'écart

* Options disponibles à minimiser l'écart ou de le supprimer complètement

* L'impact ou l'effet de l'option CHAQUE sur l'analyse de rentabilisation, les risques et les tolérances

* Une recommandation appuyée de motifs, de la meilleure option à prendre

Ceci est envoyé au projet du Conseil qui ont besoin de prendre une décision sur l'une des options.

Notez que l'une des options pourrait être de fermer le projet par prématurément.

Le niveau de la commission du projet de l'organisation, va maintenant demander au gestionnaire de projet pour élaborer un nouveau plan basé sur l'option choisie et ce sont examinés par eux. Une décision est prise d'approuver le nouveau plan (appelé plan d'exception), ou encore prématurément fin au projet.

Une fois approuvé, nouvelles tolérances sont définies et les produits du projet dans le cadre du nouveau plan.

Final Thoughts.

Malheureusement, la haute direction au sein de l'organisation du projet, sont souvent suspectes que le gestionnaire de projet peut utiliser la tolérance comme «code» pour le rembourrage - et comme un filet de sécurité pour les pauvres et les estimations re-travail.

Mais ils ont manqué le point. Il est là pour donner à l'autorité PM suffisant pour mener à bien ses responsabilités.

Ainsi, la tendance au départ, est le Conseil du projet mis tolérances très serrées - avec la conséquence de la gestionnaire de projet pour toujours élever des rapports d'exception pour mettre de petits écarts à leur attention.

Expérimenté de conseils (en particulier le pouvoir exécutif), sachez que la tolérance devrait être attachés en arrière et sur la base d'affaire. L'exécutif devrait se poser "ce niveau de tolérance que je peux tolérer avant d'être acheté dans la boucle et ce niveau de l'écart de tolérance tout en conservant l'analyse de rentabilisation viable».

Rappelez-vous aussi, qu'une analyse de rentabilisation devrait être «viable» (le coût et les risques valent les avantages?), «Souhaitable» (doit-on / doit-on faire cela?), Et «réalisables» (peut-on faire cela?)

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?The-Project-Organization-and-Management-By-Exception&id=1005346

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