Le rôle de la gestion du changement dans des solutions de gestion de l'information

Introduction

Mise en œuvre de solutions de gestion de l'information apporte nécessairement un changement de toute organisation. Les pratiques commerciales, le rôle et les relations influent tous sur la façon dont les gens travaillent et interagissent sur une base de jour en jour. Que le pilote pour la mise en œuvre est de la productivité, le respect ou la réduction des risques, il ya toujours la nécessité d'envisager l'impact que il y aura sur les communautés d'utilisateurs.

Document et les pratiques de gestion des documents dans les organisations ne sont pas souvent avant d'esprit pour la plupart des gestionnaires et des employés et en leur demandant de réfléchir à l'information d'une manière différente, voire à tous, comme un actif d'entreprise exige un changement de mentalité fondamental. Cela va prendre beaucoup d'employés hors de leur zone de confort, de leur impact sur la confiance et la compétence pour effectuer le travail et crée une situation où les individus peuvent ressentir une perte de contrôle dans leur contexte de travail.

Il est naturel que la plupart des gens réagissent d'abord avec prudence avec les préoccupations quant à leur avenir, de sécurité et où qu'ils entrent dans un nouvel ordre de choses. Dans tout groupe, il y aura 10% qui sont excités par la perspective du changement et à l'autre extrémité 10%, qui résistent au changement indépendamment. Cela signifie qu'il ya 80% qui peuvent être influencés d'une manière ou l'autre.

La mise en œuvre réussie d'un système de gestion de l'information s'étend bien au-delà de la conception et la mise en œuvre. Il s'étend au-delà de l'appui et le fonctionnement. gestion de l'information efficace exige un esprit fondamental de fortune par les intervenants et tous les membres de l'organisation qui repose sur l'information dans leurs activités professionnelles. Ce changement doit être exécutée avec soin pour créer une culture nécessaires dont l'information est appropriée et bien gérée comme un actif essentiel de l'organisation.

Qu'est-ce que la gestion du changement?

gestion du changement est l'art d'influencer positivement la majorité à accepter et à s'engager émotionnellement aux changements. Bon nombre des questions qui se posent comme une réponse au changement peut être réel ou perçu et sont étroitement liées à une cause et l'effet réseau. Quoi qu'il en soit, ils doivent être traités pour éviter la résistance ou le rejet du changement. Cela exige une combinaison de communication, la compréhension, le mentorat, le coaching et le soutien général dans le but de renforcer la confiance. C'est à partir de cette position de confiance que la tâche de construire la culture de travail nécessaires à la gestion d'information réussie commence. Les «4 C» de la gestion du changement nous aider à réfléchir sur le changement d'un point de vue de l'utilisateur effectuée.

Les gens sont Confort des créatures d'habitude et de développer des modes de travail au sein d'une zone de confort des activités quotidiennes.

La modification des pratiques de contrôle peut entraîner une perte de contrôle sur les routines et les activités quotidiennes. Cela peut passer par les lignes hiérarchiques modifiés ou des responsabilités qui peuvent évoquer un niveau d'inconfort.

Confiance L'introduction de nouvelles pratiques peut saper la confiance des employés dans leur capacité à effectuer. Certains peuvent considérer cela comme défi, pour d'autres il peut être stressant. Souvent, l'introduction de matériel informatique est quelque chose qui peut être gênant. Certaines personnes, en particulier les travailleurs âgés peuvent avoir aucune expérience avec les ordinateurs et peut provoquer des doutes quant à leur capacité d'auto pour apprendre les nouvelles compétences requises.

Compétence pour être en mesure de fonctionner dans un environnement de travail a changé, il ya toujours un élément de requalification nécessaire. Cela signifie nécessairement que les compétences actuelles, souvent développés sur une longue période de temps faudra mettre à jour ou peut devenir redondant. Cette incertitude peut avoir une incidence sur la compétence de l'employé et la capacité à effectuer.

La gestion du réseau complexe de réponses, les questions et les perceptions exige une attention particulière. Les compétences d'un gestionnaire du changement sont fondées sur une compréhension du comportement humain et le rôle de gestionnaire du changement est d'aider les gens à comprendre le changement et ce que cela signifie sur le plan personnel et s'est avéré être un facteur de succès important dans la construction de l'information de gestion des capacités.

Pourquoi la gestion du changement important?

Comme les volumes d'informations inévitablement croître et augmenter nos obligations réglementaires au milieu de la poursuite d'affaires continue de la productivité, nous ne pouvons pas nous permettre de gaspiller l'occasion d'exploiter les avantages de solutions de gestion de l'information.

De nombreuses études montrent qu'il existe un risque important dans la réussite ou l'échec des solutions de gestion de l'information est la résistance au changement des parties prenantes. Grâce à un investissement de temps et d'efforts dans la préparation de la communauté des utilisateurs pour le changement à venir, les chances de résistance sont réduits. En bref, sans une approche disciplinée de la gestion des parties prenantes à travers le changement, puis la réalisation des avantages escomptés sont mis en danger. Cela a un impact sur la productivité des entreprises, le moral du personnel et la ligne de fond. Il semblerait donc logique pour nous de déployer nos solutions de gestion de l'information de la manière la plus efficace.

Certaines communes changement pièges de gestion d'une solution mise en œuvre de la GI

Nous assistons à une consolidation continue de la collectivité des fournisseurs d'information de gestion et une convergence ultérieure de la technologie sous-jacente. Il ya une reconnaissance croissante par les organisations qui d'une capacité de gestion des informations est nécessaire. En outre, l'activité d'audit souligne souvent de toute insuffisance de la performance et les organisations réagir en conséquence.

Le choix d'une solution de gestion de l'information est un investissement important pour l'entreprise et les pièges commun visé par la gestion du changement sont:

Focus sur la technologie

Ignorant les besoins émotionnels des utilisateurs dans la course pour obtenir la technologie en place peuvent créer un risque réel projet. De nombreuses organisations avec une solution de gestion de l'information déjà en place l'expérience d'une négativité de l'opinion envers le système. Souvent la cause de cette perception peut être attribuée à un foyer d'exécution technique initial négligé les besoins de ceux qui, par conséquent du mal à appliquer de nouvelles fonctionnalités dans leurs activités professionnelles. Une approche efficace de gestion des changements, notamment la sensibilisation et la communication peuvent tourner autour de cette perception.

Reconnaissance de l'importance des affaires de l'information

Le profil bas que gestion de l'information a dans l'esprit de la plupart des employés peut être un problème. Nous sommes tous très occupés et dans le système de dépôt des choses »n'est pas avant d'esprit de la majorité des employés s'efforcent de suivre le rythme des pressions de travail quotidien. Gestion des documents et de dépôt, ne puisse tomber la liste des priorités en partie à cause de pressions au travail et en partie en raison du manque de connaissance et peut être considérée l'une des choses qui «devrait» être fait plutôt que quelque chose qui «doit» faire.

Organisations reconnaissant la valeur commerciale de l'information comme un actif peut alors faire connaître son importance et de la gérer en conséquence. Une prise de conscience accrue de cette importance devrait également influer sur la planification des déploiements d'information de gestion système.

Affaire d'affaires et budget

L'analyse de rentabilisation pour la gestion de l'information est axée sur le risque, l'atténuation, et la productivité. Toutefois, de nombreux avantages sont intangibles et qu'elles ont un impact indirect sur la ligne du bas. Malheureusement les coûts associés sont très concrets et visibles.

Par conséquent, il ya des défis dans le développement de l'analyse de rentabilisation car il peut manquer d'exciter les fondamentalistes financiers qui considèrent toute l'entreprise en termes de coûts inévitables qui doivent être réduits au minimum. Pour le profane, les activités de gestion du changement peut être considéré comme non essentiels et le résultat dans les budgets étant réglé à minimiser les coûts en ajoutant le risque d'échec.

Même s'il n'est pas unique à des implémentations de gestion de l'information de ces facteurs ci-dessus peuvent créer des risques importants du projet. Changement des techniques de gestion sont conçus pour répondre aux questions de l'homme de comportements qui peuvent nuire à la réussite du projet et en tant que tels, sont une intégration nécessaire à toute activité de déploiement.

Quelles sont les meilleures pratiques de gestion du changement pour une implémentation de la solution IM?

Quand il est évident utilisateurs ne participent pas à des pratiques d'information de gestion à une évaluation objective peut identifier une voie à suivre, qui est habituellement rentable et répondre aux besoins organisationnels, dans un délai beaucoup plus court. Cette évaluation doit avoir une vision indépendante et globale de la situation sous plusieurs angles.

Cette évaluation doit identifier les causes profondes de toutes les questions connexes et élaborer une stratégie claire pour acquérir la capacité de gestion des informations requises. Il ya un certain nombre d'éléments communs qui sont apparus comme des problèmes avec des implémentations de gestion des informations qui n'ont rien à voir avec l'outil en place technologique et de la stratégie développée doit tenir compte de la façon dont ces derniers doivent être pris en compte.

Le cadre d'évaluation des capacités permet aux organisations d'évaluer globalement les pratiques de gestion de l'information et à identifier les possibilités d'amélioration qui seront renforcer les capacités. Ce résultat est obtenu par l'analyse comparative des pratiques actuelles de l'organisation par rapport aux meilleures pratiques dans chacune des dimensions du cadre. Les meilleurs critères de référence pratique dans le cadre ont été identifiés grâce à l'expérience avec de multiples organisations dans tous les secteurs de l'industrie et des régions géographiques, et elles sont complétées par la collaboration de l'industrie et mondial résultats de la recherche universitaire.

Les dimensions de la gestion de l'information identifiés dans le cadre sont définis comme suit.

Stratégie

meilleure organisation pratique devrait avoir une stratégie claire concernant la gestion et l'utilisation de l'information La stratégie définit clairement le contenu et la structure de l'information, comment elle doit être régie et appliquées pour soutenir la stratégie principale de l'entreprise.

Teneur

Nous pouvons supposer que la plupart des organisations ont le contenu de l'information qui est nécessaire pour gérer leur entreprise. Si ce n'est pas le cas, alors il est difficile d'envisager l'organisation fonctionne de façon satisfaisante ou pas du tout. Cependant, la plupart des organisations souffrent d'une approche ad hoc pour la gestion de cet actif important. Les meilleures pratiques relatives à la gestion de ce début de contenu en faisant un inventaire du contenu, une architecture cohérente régissant les conventions de nommage, la taxonomie, où le contenu est tenue, dont le contenu est jugé, à savoir papier formats copie électronique et qui peut accéder à quelles catégories d'information.

Processus

d'administration d'une procédure régulière façon dont l'information est créée, stockée, consultée et communiqués est fondamentale pour la gouvernance de l'information d'entreprise.

La gouvernance est la combinaison des processus et des structures mises en œuvre au niveau de la direction d'informer, de diriger, gérer et surveiller les activités de gestion de l'information de l'organisation. Il s'agit d'une politique claire, de procédure et règles de gestion qui orientent les pratiques de gestion de l'information. Ceux-ci doivent être développées dans le contexte de l'activité commerciale de l'organisation et être clairement communiquée aux parties intéressées.

gouvernance de la gestion de l'information comprend également le développement de systèmes de classification des entreprises, la taxonomie, les conventions de nommage et les règles régissant la création, le stockage, la protection, de communication, des sensibilités, l'utilisation et la destruction appropriée de l'information.

Culture

La façon dont l'information est traitée et perçue dans une organisation est le reflet de la culture organisationnelle. organisations aux pratiques exemplaires qui ont une compréhension claire et normes en reconnaissant l'importance de l'information comme un atout. Cet état d'esprit doit être omniprésente dans la culture organisationnelle et est fondamental pour l'induction et les initiatives de développement personnel.

La gestion du changement au cours des implémentations des systèmes d'information est une pratique plus claires visant à la création de la conscience culturelle et la mentalité nécessaire.

Les relations

Organisations opèrent dans un réseau de relations avec les intervenants. Ces intervenants comprennent les clients, les fournisseurs, les régulateurs et les organismes de l'industrie. organisations des meilleures pratiques ont une compréhension claire et accords de niveau de service avec d'autres intervenants afin que le dossier d'entreprise des obligations de tenue sont remplies et pour s'assurer que l'information est partagée de façon appropriée et au niveau requis pour maximiser l'efficacité.

Services

L'application de l'information comme un atout fondamental pour les services ou produits offerts à la place du marché. Intégrer les meilleures pratiques des organisations valeur ajoutée connaissances et d'informations dans les services afin de maximiser l'attrait et l'utilité. la discipline des sociétés assurant la validité de l'information partagée est nécessaire pour atténuer les risques de non-conformité et d'éviter les litiges éventuels.

Technologie

Technologies de l'information est fondamentale pour la gestion de l'actif d'information. Clair et architectures des données cohérentes, et les structures d'information, de sécurité et des outils opérationnels indiquent une approche évoluée de gestion de l'information. les organisations les meilleures pratiques ont clairement défini les architectures.

Meilleures pratiques de gestion du changement

Le cadre d'évaluation des capacités facilite l'analyse comparative des indicateurs spécifiques contre les meilleures pratiques. L'absence de l'un de ces indicateurs offre l'occasion de l'organisation à améliorer. Au-delà de ces indicateurs spécifiques sur les thèmes suivants sont apparus comme les meilleures pratiques en gestion du changement global que la capacité de gestion des informations est développé.

Gouvernance

Comme indiqué plus haut la gouvernance est la combinaison des processus et des structures pour informer, diriger, gérer et surveiller les activités de gestion de l'information. Cela inclut tenue efficace des dossiers pratiques. Il est important que les organisations à développer des pratiques de gouvernance le plus tôt possible dans les projets de mise en œuvre. Cette gouvernance signifie souvent la mise en place avant le cahier des charges, sélection et le déploiement d'une solution technologique. Cela a un double avantage. Premièrement, les intervenants de se familiariser avec les attentes de la direction de l'information et la culture nécessaires commence à se développer, et d'autre part; les gains organisation l'occasion d'affiner ses structures de gouvernance avant le déploiement intégral.

Système de gestion de l'information

Le choix d'une technologie de gestion de l'information permettant de satisfaire aux exigences de performance et fonctionnels devraient suivre une approche diligente. Il est de bonne pratique pour les critères de sélection d'examiner plus large des besoins de gestion des informations architecturales. La richesse fonctionnelle des solutions disponibles peut permettre le retrait de produits répétition fournissant des îles de la fonctionnalité. Workflow ou pages web sont des exemples courants de ces îles où les produits ont été acquis pour un seul but ponctuelles et sont incapables de s'intégrer avec les applications de base. Une fois configuré et déployé la nouvelle infrastructure peut fournir l'opportunité de créer une architecture intégrée de technologie réduisant ainsi le coût de soutien.

Les pilotes

Il existe de nombreux exemples de coût élevé, les échecs de haut niveau dans l'industrie de technologie de l'information. Souvent, cela peut être attribuée à trop grande ambition et une approche big-bang au déploiement.

Mise en œuvre de gestion de l'information au sein de capacité de portée bien définie livrés par étapes offre de nombreux avantages. Principalement mise en œuvre progressive d'une série de déploiements pilotes permet l'adaptation de la solution basée sur une réelle expérience avant de tenter de conquérir le monde. De nombreuses organisations bénéficiant de l'adoption de cette approche.

Des intérêts des utilisateurs

L'intégration des activités de gestion du changement axée sur la préparation aux intervenants de prendre sur la réforme des pratiques de travail d'atténuer les risques de résistance des parties prenantes. Il s'agit de tenir compte des besoins affectifs de tous les intervenants afin de s'assurer qu'ils se sentent en contrôle, sont confortables et ont la confiance et la compétence pour exécuter les méthodes de travail nouvelles. Pour de nombreux intervenants de l'apprentissage de nouvelles compétences et changé le rôle et la responsabilité prévoit des possibilités de carrière améliorées.

Architecture

La plupart des solutions disponibles sur le marché offrent de riches fonctionnalités de gestion des documents et du contenu dans un environnement basé sur le Web. utiliser pleinement les fonctionnalités de l'offre permet de simplifier l'architecture technique et de réaliser des économies dans la licence et les coûts administratifs supplémentaires justifiant l'investissement.

Rôles et responsabilités de gestion du changement

Le gestionnaire du changement travaille en étroite collaboration avec les intervenants et il est important que les relations fondées sur la confiance sont établis. Les qualités personnelles d'un gestionnaire de la réussite du changement sont l'empathie et la patience. Le rôle et la responsabilité du gestionnaire du changement est axé sur la compréhension des besoins des parties prenantes, la construction d'une prise de conscience de la nécessité du changement et de soutenir ces intervenants de leur transition vers des pratiques de travail nouvelles.

Certaines responsabilités clés pour la gestion du changement, les communications, la mise en place de rapports et de voies de communication, en participant à la réforme des processus d'affaires, animation d'ateliers, la formation du personnel, d'encadrement et de sensibilisation. En bref, toute activité qui interagit et prépare la communauté des utilisateurs de participer à la réforme des pratiques de travail.

Indépendamment de l'échelle d'entreprendre des projets de gestion de l'information exigent une capacité de gestion du changement. Dans les projets à grande échelle il peut y avoir consacré des ressources de gestion du changement. Pour les projets à plus petite échelle ce rôle peut être à temps partiel ou le partage des responsabilités. Le rôle de gestion du changement dans de nombreux cas peuvent être un rôle dans le développement partagé. Parfois, cela peut être fournie par une fonction de gestion du changement d'entreprise. Peu importe la façon dont le rôle est de ressources, il est essentiel qu'il est inclus.

Plusieurs activités de projet menées régulièrement, comme des ateliers, des entrevues, la formation et les présentations sont en fait les possibilités de gestion du changement que ces événements, ils sont les interactions avec les parties prenantes. Ils présentent donc l'occasion idéale de développer la relation de confiance entre les membres de l'équipe projet et les intervenants.

Il est important d'éviter la situation où les parties prenantes contribuant sentent comme s'ils avaient été sucés jusqu'à la moelle pour obtenir des renseignements par des personnes techniques. Ceci peut être évité grâce à la prise de conscience de l'importance de l'équipe de projet relations avec les intervenants / maximisant ainsi la valeur de ce temps de contact.

En outre, des «champions» peuvent être identifiés au sein de la communauté des parties prenantes. Ceci fournit une entrée de variation critique de gestion. Comme ces champions sont des représentants issus de la communauté des intervenants de leurs rôles peut être un facteur très influent et positive à la réussite du projet.

Résumé

La recherche montre prouve que des niveaux plus élevés d'acceptation des utilisateurs et une plus grande utilisation des solutions installées sont obtenus lorsque délibérée des activités de gestion du changement sont inclus dans le plan de travail et la mise en œuvre du cycle de vie. Les meilleures pratiques en gestion du changement est axé sur la participation précoce des parties prenantes et sur la construction d'une relation de confiance. En conséquence, les organisations de premier plan ont reconnu son importance et systématiquement allouer des ressources que les projets sont planifiés

Pour la plupart des organisations, il ya la possibilité d'améliorer les performances de gestion de l'information. Un point de départ est grâce à une évaluation comparative de la capacité de gestion de l'information par rapport aux meilleures pratiques afin d'identifier la façon de réaliser les avantages offerts par l'apprentissage de la réussite des autres.

Ce document a souligné la gestion du changement et les résultats qui en résultent et les possibilités que les meilleures pratiques. Le choix d'une solution de gestion de l'information est un investissement important pour l'entreprise. Pour ces organisations envisagent la mise en œuvre et pour ceux qui disposent d'infrastructures actuellement en place, il ya la possibilité réelle de maximiser le retour sur investissement et à créer une culture de travail qui affiche les comportements requis gestion de l'information.

Dilnutt Dr Rod

Rod est le directeur général de Bethwey William & Associates et Senior Research Fellow de l'Université de Melbourne. Il possède une vaste expérience en tant que consultant dans le secteur privé et à tous les niveaux du secteur public acquise en Australie, en Europe et la région Asie-Pacifique. Cette expérience comprend dix ans dans un «Big Six cabinet de conseil» où il a dirigé la base de connaissances de services aux entreprises en ligne pour l'Asie Pacifique.

Rod applique ses connaissances pratiques et l'expertise de ses missions de conseil et est retenu à titre consultatif par de nombreuses organisations de premier plan. Il est également présentateur fréquents à l'industrie et des conférences universitaires.

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?The-Role-of-Change-Management-in-Successful-Information-Management-Solutions&id=3893374