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dimanche 23 mai 2010

Le Concept Manager mini-projet

«Gérer de bas en haut, pas seulement du haut vers le bas, ce qui crée un engagement personnel et la responsabilité."

- Bryce's Law

INTRODUCTION

A il ya quelques mois nous avons lancé un service gratuit qui analyse le style d'une personne de la direction. Grâce à notre analyse de gestion Bryce, «un gestionnaire répond à une série de questions (30 en tout) et, en fonction de ses réponses, nous produisons un rapport qui évalue son style de gestion ainsi que d'autres attributs.

Les données recueillies par ces enquêtes a confirmé un grand nombre de mes soupçons; que les entreprises sont en régression retour à une forme théorie X de la gestion. Au cours des vingt dernières années nous avons assisté à un revirement spectaculaire à partir d'une théorie ou de la forme Y Z de la gestion, dans la théorie X. considérant que les travailleurs utilisé pour être habilité à prendre des décisions et résoudre des affectations (à la théorie Y ou Z), les gestionnaires ont tendance aujourd'hui faire de la microgestion toute action ou décision de leur ministère. Les travailleurs sont dit quoi faire, comment le faire, et quand il a à faire, avec peu de considération pour leur contribution. Nous voyons cela non seulement dans le monde de l'entreprise, mais dans les organisations à but non lucratif ainsi. Le résultat est qu'aujourd'hui, les organisations sont dirigées par des maniaques du contrôle qui serait plus heureux de travailler avec des robots plutôt que les êtres humains. Cette mentalité a abouti à une main-d'œuvre apathiques qui ne font pas confiance de gestion. Il se reproduit aussi le mépris et la déloyauté de la gestion, ainsi que de faire quelque excellent fourrage pour des choses comme Dilbert et la comédie à succès de NBC, «The Office».

Bien qu'il existe des cas où une forme de gestion de la théorie X peut fonctionner efficacement, il représente néanmoins un top-down unidirectionnelle "maître-esclave" relation. Théorie X peut bien fonctionner dans certaines situations de crise, comme le "crunch-temps» des projets, mais il n'est guère propice à un mode de fonctionnement normal dans la société d'aujourd'hui. Permettez-moi d'être clair sur ce point, sous une forme théorie X de la gestion, la planification du projet, l'estimation, la planification, de reporting et de contrôle est effectuée de haut en bas. Au lieu de cela, une approche bi-directionnel est recommandé qui est un aspect critique de la notion Mini-gestionnaire de projet.

LE CONCEPT

Le gestionnaire de mini-projet (MPM) concept est basé sur nos expériences dans plusieurs IT commerces sur un certain nombre d'années et a été décrite pour la première dans les activités de gestion de projet de notre «fierté» des méthodes datant de 1971. Contrairement à la théorie X, le concept MPM vise à habiliter les travailleurs et les rendre plus responsables de leurs actes. Elle favorise une gestion plus et moins de surveillance. En fait, dans le cadre du concept de MPM, l'individu doit agir professionnellement et de se contrôler.

Il ya encore des activités de haut en bas pour être effectué par la direction, telles que la planification de projet où les projets sont définis et hiérarchisés. En outre, les gestionnaires de sélectionner et affecter les ressources humaines à participer à des affectations de projet. Il consiste également à établir des projets de travail structures de répartition (WBS, par exemple, les phases, activités, tâches) et les relations entre ces structures précédent. Ici, le gérant s'appuie sur des choses telles que les inventaires des compétences, l'allocation des ressources, de calendriers et de priorité outils de modélisation.

Après les projets sont assignés, les travailleurs estimer la quantité d'efforts nécessaires pour effectuer le travail. Il s'agit d'un aspect critique de la notion MPM et n'est pas généralement trouvée dans les environnements d'aujourd'hui Théorie X. Ici, le travailleur est demandé, «Que pensez-vous?" Mais comprendre, estimer le travailleur est une expression de son attachement personnel à des tâches nécessaires. Si le gestionnaire n'est pas d'accord avec l'estimation, il peut demander au travailleur de rationaliser son estimation. Si le gestionnaire n'est pas satisfait de la réponse, il peut choisir de donner la cession à quelqu'un d'autre (peut-être un autre employé ou un entrepreneur). Néanmoins, l'estimation est une expression de l'engagement par la personne.

Sur la base de l'estimation, le gérant calcule ensuite le calendrier du projet. Considérant que le travailleur a développé le devis, le gestionnaire calcule le calendrier. Ici, le gestionnaire estime WBS du projet et les relations précédent. Plus mportantly, le gestionnaire estime que le temps disponible et indirects affectant le travailleur. Cela signifie que le concept de MPM ne souscrit pas à la «Man Hour" approche de projet d'estimation et d'ordonnancement. J'ai examiné les différences dans l'utilisation du temps dans de nombreux autres articles, mais en un mot, nous considérons le temps comme suit:

TEMPS DISPONIBLE - ce sont les travailleurs le temps sont disponibles pour effectuer un travail, par exemple, du lundi au vendredi, de 9:00 am - 5:00 pm.

TIME INDISPONIBLE - c'est le moment où les travailleurs ne sont pas disponibles pour travailler, par exemple, les week-ends, vacances, congés et des absences prévues.

Du temps disponible est subdivisé en deux catégories:

DIRECT TIME - représentant le moment où les travailleurs exercent leurs missions et de projets, en tant que tels, les estimations sont exprimées en temps direct.

INDIRECT TIME - interférences qui empêchent les travailleurs d'exercer leurs missions du projet. Par exemple, des réunions, des cours de formation, la révision des publications, des appels téléphoniques et e-mail, surfer sur Internet, et les pauses.

La relation entre direct et indirect temps est appelé «Taux d'efficacité» qui est une analyse de la disponibilité d'un travailleur pour effectuer un travail de projet. Par exemple, l'employé de bureau moyen est généralement de 70% à compter, ce qui signifie dans une journée de huit heures d'un travailleur passe environ cinq heures sur les affectations directes et trois sur indirects. Taux d'efficacité n'est pas une mesure de l'efficacité. Par exemple, un travailleur chevronné hautement qualifiés peut avoir un taux d'efficacité moindre qu'un travailleur novice ayant moins de compétences qui a un taux plus élevé d'efficacité, et pourtant, le travailleur expérimenté peut probablement remplir une cession plus rapide que le novice. Cela signifie simplement que le novice peut gérer son temps mieux que les travailleurs des anciens combattants. Encore une fois, ce que nous voyons est le travailleur individuel est personnellement responsable de la supervision de son propre temps. Fait intéressant, un gérant a généralement un taux d'efficacité faible comme il l'a généralement beaucoup d'activités indirectes occupant son temps. Par exemple, il n'est pas rare de trouver des gestionnaires avec un taux d'efficacité de 20-30%.

De retour à la planification, le gestionnaire utilise taux d'efficacité du travailleur lors du calcul des calendriers de projet. Si l'estimation du travailleur est telle qu'elle peut réduire considérablement le calendrier, le gestionnaire peut envisager d'autres solutions, telles que le temps influence indirecte du travailleur (en éliminant les interférences) et le temps disponible (heures supplémentaires de travail ou le week-end, éventuellement annuler des vacances, etc.)

Cela soulève un autre aspect important du concept de MPM, le gestionnaire est responsable du contrôle de l'environnement de travail. Outre les aspects physiques de l'emploi tels que le lieu et les outils pour être mis à la disposition du travailleur, il inclut également la gestion indirecte du temps. Par exemple, si un travailleur est au travail sur un projet de cession sur le chemin critique, le gestionnaire peut décider de dispenser le travailleur de réunions et de formation afin qu'il puisse se concentrer sur la cession du projet. Considérant que le travailleur porte sur la gestion de ses Direct temps, le gestionnaire de contrôle le temps indirect. Il est important de comprendre que personne ne peut être efficace à 100%, car rien d'autre, nous, les êtres humains ont besoin des pauses afin que nous puissions recentrer notre attention sur notre travail.

Le «Taux d'efficacité" technique sert à deux fins: elle construit la réalité dans un calendrier de projet, et, il fournit un mécanisme pratique pour un gestionnaire de contrôle de l'environnement de travail. Par exemple, un gestionnaire peut décider d'envoyer quelqu'un à une classe de formation pour développer leurs compétences (ce qui représente indirects Time). Ce faisant, il pèse l'impact de cette décision à l'encontre missions actuelles de l'ouvrier.

Comme les travailleurs accomplissent leurs tâches du projet, ils signalent leur emploi du temps (ce qui représente une autre "bottom-up», caractéristique de la notion MPM). En plus de rapports en temps contre la cession, les travailleurs sont invités à évaluer le temps restant sur une affectation directe (pas Indirects). Ceci est dénommé "Estimation à faire" qui est sensiblement différente de celle du pourcentage "Complete" technique selon laquelle les travailleurs sont invités à quoi s'en tenir sur une cession. Le problème ici est que les travailleurs deviennent «à 90%" en ce moment ne semblent jamais être en mesure d'achever les derniers 10%. Selon la dernière estimation "à faire" approche, le travailleur estime que le laps de temps pour accomplir une tâche. Pour illustrer ce fonctionnement, supposons un travailleur estime que 30 heures pour effectuer une tâche. Au cours de la semaine, il travaille 15 heures sur la tâche. Il est ensuite demandé combien de temps reste à ce sujet. Peut-être tout simplement son 15 heures (selon lequel le travailleur a eu raison de son estimation) ou peut-être qu'il détermine la tâche est plus difficile que prévu, il restera à 25 heures (15 heures effectuées + 25 heures "à faire" = 50) et, inversement, peut-être il constaté que la tâche était plus facile qu'on ne l'imaginait et à seulement 5 heures restent (15 heures + 5 heures effectuées "à faire" = 20). Quoi qu'il en soit, cela affectera les calendriers de projet et le gestionnaire doit alors examiner les conséquences et prendre les mesures nécessaires. "Estimation à faire» est un autre exemple de cas où le travailleur est demandé, «Que pensez-vous?"

Bien que les rapports de temps peuvent être effectuées dans tous les temps de cycle, nous recommandons une annonce hebdomadaire. Cela peut être effectué soit avec le projet de gestion de logiciel ou utilisant un système manuel comportant des feuilles de calcul Distribution temps. Quoi qu'il en soit, il est important pour le gestionnaire de revoir la répartition de chaque travailleur de temps (directs, indirects, et le temps disponible) et leur taux d'efficacité pour la semaine. Cet avis ne devrait pas être considérée comme frivole que le gestionnaire doit examiner attentivement le temps directs et indirects du travailleur comme ils pourraient avoir un impact calendriers de projet.

Un bon système de gestion de projet doit avoir la capacité de «roll-up" des rapports en temps dans les résumés du Ministère pour l'analyse par le gestionnaire. Par exemple, un taux d'efficacité des ministères peuvent être calculées ce qui permet au gestionnaire d'un moyen d'étudier les travailleurs travaillent au-dessus ou en dessous de la moyenne départementale. Encore une fois, vous êtes prié de noter que ce n'est pas une cote d'efficacité et de travailleurs ne devraient pas nécessairement être en compétition pour savoir qui a le plus haut taux d'efficacité. rapports de l'heure exacte est nécessaire pour faire ce travail correctement.

Tant le taux d'efficacité individuelle et des ministères devraient être tracées sur des graphiques en ligne pour permettre au gestionnaire d'étudier les tendances, ainsi que la détermination des moyennes sur une période de temps, par exemple, trois mois (trimestriel) ou annuellement.

MISE EN ŒUVRE

Mettre en œuvre le concept de MPM nécessite une bonne gestion de projet système (soit de façon automatisée ou manuelle) et une bonne attitude par tous les participants impliqués, les gestionnaires et les travailleurs. Certaines personnes résistent à la notion telle qu'elle forces de responsabilité. Maintenant, au lieu du gestionnaire de faire une estimation, le travailleur est chargé de cette tâche, ce qui n'est pas bien avec certaines personnes qui se dérober à la responsabilité. En outre, certains gestionnaires de la théorie X à tort qu'il s'agit d'une menace à leur contrôle et l'autorité. Cependant, la plupart des gens se réjouissent de la notion MPM, car il représente plus de liberté et d'autonomie. Cela permet de favoriser l'appropriation du projet par les travailleurs comme ils se sentent maintenant leur entrée se fait entendre par la direction, ce qui conduit à l'amélioration loyauté envers l'entreprise, la confiance, l'harmonie et le travail d'équipe.

En encourageant la participation des travailleurs en gestion de projet, ils ont tendance à agir de manière plus professionnelle et responsable dans les activités du projet. Fait intéressant, les travailleurs ont plus de liberté, ils sont forcés de devenir plus disciplinés et responsables dans le même temps.

CONCLUSION

Il était de retour en 1982 lorsque le Dr William Ouchi a écrit son célèbre livre, «Théorie Z», décrivant les pratiques de gestion autonomisation des travailleurs japonais. Et c'était en 1986 lorsque le président Ronald Reagan a conseillé, "Entourez-vous avec les meilleurs, vous trouverez, à déléguer des pouvoirs, et ne gênent pas." Gardez à l'esprit, c'était il ya vingt ans. Un grand nombre des événements au cours des vingt dernières années, les baby-boomers ont été remplacé par la génération X, qui est également remplacé par Génération Y et Z. Dans le processus, les conditions socio-économiques ont changé ainsi que la gestion des paysages. Franchement, je pense que beaucoup de pratiques de gestion d'aujourd'hui sont déshumanisantes. Il ya peu d'intérêt pour le côté humain de la gestion, seuls les nombres et de la technologie. Son pas étonnant que les travailleurs sont de plus en plus socialement dysfonctionnel.

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?The-Mini-Project-Manager-Concept&id=287136

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