Conseils pour gérer votre petite organisation à but non lucratif

Beaucoup de gens sont impliqués dans l'aide aux petites, les organisations à but non lucratif, dans une variété de rôles. gamme des organisations des équipes de sports pour les enfants semi-organisés, pour les sections locales des associations professionnelles, à bien établie fournisseurs de services de bienfaisance. La gamme d'organisation et de gestion varie ainsi, à partir du siège-de-la-pantalons, une ou deux personnes accablé de faire le gros du travail, à une gestion professionnelle avec le personnel salarié, et tout le reste. Voici quelques conseils pour vous aider ainsi que votre organisation à devenir plus efficace et réussie.

Définition à but non lucratif

Beaucoup de gens sont confus au sujet de la notion d'une organisation à but non lucratif. Les conditions à but non lucratif, non-for-Profit, ou exonérés d'impôt, tout cela veut dire la même chose et est tout simplement un type spécial d'entité commerciale. Une organisation qui est reconnue par l'Internal Revenue Service (IRS) comme un but non lucratif, ou exonérés d'impôt, les affaires sont traitées différemment d'un entreprise à but lucratif à des fins fiscales. Signification à but non lucratif ne sont généralement pas payer des impôts. Certaines des questions fiscales peuvent être complexes, donc si vous avez des questions ou des doutes, communiquez avec un professionnel en comptabilité familiariser avec les questions fiscales à but non lucratif. En règle générale, cependant, si vous êtes une petite organisation, ont reçu votre statut à but non lucratif de l'IRS (vous devez en faire la demande), et d'adhérer à votre mission définie, vous êtes très bien.

La chose la plus importante à retenir est que sans but lucratif ne signifie pas pour pertes. Il vous reste à faire de l'argent. La seule véritable différence entre un but non lucratif et une entreprise à but lucratif est l'endroit où tout l'argent supplémentaire va. Pour toute organisation pour demeurer viables, il faut avoir plus d'argent à venir en plus vous avez de sortir. Qu'advient-il de cet excédent entre ce qui entre et ce qui se passe est ce qui fait la différence entre un but non lucratif et une entreprise à but lucratif. Dans un but non lucratif, le reste en excès dans l'organisme pour l'aider à accomplir sa mission. Dans une entreprise à but lucratif, l'excédent (bénéfice) est distribué aux propriétaires de l'entreprise. C'est aussi simple que.

Alors, rappelez-vous, vous avez encore faire de l'argent. Vous devez avoir plus d'argent à venir en plus vous avez de sortir. Vous utilisez simplement tout l'argent pour aider à l'organisation faire ce qu'il a été mis en place à faire.

Planification

Un des plus utiles et moins utilisé des outils pour n'importe quelle organisation est la planification. Au lieu de simplement commencer à faire des choses, asseyez-vous d'abord et planifier ce que vous allez faire. Ensuite, sur une base continue, asseyez-vous pour des séances régulières de planification. Les avantages sont énormes.

Le niveau de détail de vos projets, et le temps consacré à la planification, dépendra de la taille de votre organisation et ce que vous ne. Si vous aidons avec l'équipe de sport de vos enfants, et tu fais le gros du travail vous-même, vous pouvez avoir seulement une courte liste de tâches que vous mettez ainsi en 15 minutes. Il est plus probable, cependant, vous aurez besoin de s'asseoir avec les autres membres du conseil ou des bénévoles pour une heure ou deux, en plusieurs séances, d'élaborer un plan avec suffisamment de détails qui vous donneront une orientation claire et vous aider à guider l'organisation.

Lors de la planification, toujours commencer par l'objectif final en tête. Définir la cible. Identifier les objectifs spécifiques que vous souhaitez atteindre. Encore une fois, en fonction de votre taille et la nature de votre organisation, vos délais de planification peut varier. Si vous débutez avec la planification, de votre horizon de temps sera plus courte. Comme vous le plus d'expérience avec la planification, vous pouvez étendre votre horizon de temps un peu plus loin. Pour l'équipe de votre enfant de sport, votre plan pourrait bien couvrir la durée de la saison, peut-être même trois ou quatre mois. La plupart des organisations, cependant, veulent planifier deux ou trois ans à. Plus longtemps que ça, vous êtes généralement parle plus, bien établi, en plus d'organisations complexes.

Alors que dans ces plans que vous faites? Il va y avoir deux parties au régime; les objectifs que vous voulez réaliser, et comment vous allez les atteindre. Si votre travail sur un plan de deux ans, les objectifs seront de définir où vous voulez être, ce que vous voulez faire, d'ici deux ans. Dites que vous êtes une organisation type de service qui aide les personnes sans-abri. Vos objectifs peuvent comprendre que deux ans à compter de maintenant, vous allez être fournir deux repas par jour à 500 personnes par jour, comparativement à un repas par jour à 100 personnes. Peut-être que vous êtes un club de rugby, et de vos objectifs pourraient inclure que dans deux ans vous allez avoir un entraîneur rémunéré sur le personnel, deux ensembles complets de chandails d'équipe appartenant jeu, ou les fonds pour commencer à construire votre propre club. OK, ce pourrait être un tronçon de la plupart des clubs, mais vous voyez l'idée.

Une fois que vous avez défini ces objectifs, vous devez déterminer comment vous allez les atteindre. Si vous allez passer d'un repas par jour à deux repas par jour, ou passer d'aucune équipe maillots de jeu appartenant à deux ensembles complets, comment allez-vous faire? Quelles sont les étapes intermédiaires? Qui est responsable de quoi? Si vous voulez offrir plus de repas, vous avez besoin de plus de nourriture. Vous devrez peut-être plus grand ou mieux équipées. Vous pourriez avoir besoin de plus de bénévoles. Si vous constatez que vous aurez besoin de 20 bénévoles par jour, mais vous avez maintenant seulement 5, vous devez déterminer la façon dont vous obtiendrez les bénévoles supplémentaires. Peut-être que vous mettez en plus, demander plus de subventions, ou d'embaucher un coordonnateur des bénévoles. Quel que soit les mesures sont pour atteindre ces objectifs, les écrire que tout le monde sait ce qui doit être fait et qui est responsable de cette tâche.

Lorsque vous planifiez, vous devez surveiller vos progrès par rapport à ce plan. Vous ne voulez pas attendre la fin de la période du régime de temps défini pour voir si vous avez atteint les objectifs que vous visez. Vous voulez suivre les progrès réalisés le long du chemin, de sorte que si les choses ne vont pas comme prévu, vous pouvez faire des ajustements à remettre sur les rails. Ou, si les choses vont comme prévu, vous pouvez vous concentrer sur les autres domaines qui ont besoin d'une plus grande attention, et de ne pas perdre de temps sur des choses qui fonctionnent bien.

Un autre avantage de la planification, c'est que vous avez quelque chose à évaluer de nouvelles opportunités ou inattendue contre, plutôt que d'essayer de comprendre qu'ils sont propres sur les si elles sont une bonne idée ou quelque chose vous devez poursuivre. Quelque chose qui sonne comme une bonne idée peut-être pas quelque chose que vous voulez poursuivre quand il est évalué de votre plan. Bien sûr, si c'est une bonne idée, et a été correctement analysés et évalués, vous pouvez changer vos plans. Il est toujours préférable de planifier et de modifier le plan lorsque cela est demandé, que de ne pas de plan du tout. Planification vous aide à concentrer, et c'est ce que vous avez besoin.

Conseil d'administration

Le conseil d'administration, ou les personnes qui vont exécuter, guide, et de diriger votre organisation, est toujours un plaisir et un sujet intéressant. Sauf pour la plus petite des organisations, vous devez avoir une carte officielle d'administration dont le rôle est d'orienter et de définir la direction de l'organisation. Plusieurs fois, ce sont les mêmes personnes qui font tout le travail, mais pas toujours. Encore une fois, cela dépend de votre taille et la nature de votre organisation.

La grande question est de savoir qui devrait être sur le plateau. Cela peut être difficile parce que le peuple, ou le type de personnes, qui devraient être sur le plateau ne sont pas nécessairement les personnes qui seront effectivement sur le bord, pour diverses raisons. Plusieurs fois, il est difficile, sinon impossible, de fait pour attirer les personnes que vous voulez sur la carte. Une raison est que les gens qui font les meilleurs membres du conseil d'administration sont déjà sur d'autres conseils, et ils ont seulement beaucoup de temps. Aussi, de nombreuses personnes peuvent ne pas connaître votre organisation, et de nombreuses personnes ne sont simplement pas intéressés à ce que votre organisation ne. Alors, que faire?

J'aime toujours commencer par dire ce que je veux. Identifier les personnes ou catégories de personnes, que vous voulez sur la carte. Si vous ne commencez pas avec ce que vous voulez, vous ne serez jamais les obtenir. Vous pourriez avoir à prendre ce que vous pouvez obtenir, mais au moins d'identifier ce que vous voulez. Si vous identifiez le type de personnes que vous voulez, vous pouvez alors cibler ces populations et travailler à les faire pour vous aider. Si vous n'avez pas, vous serez toujours aux prises avec tout ce qui se. Identifier les compétences et les qualités des membres de votre conseil d'administration idéal. Avez-vous besoin de compétences spécifiques, les personnes avec beaucoup de contacts dans la communauté, ou peut-être de riches particuliers qui contribueront à votre cause? Quel que soit votre besoin ou envie, soyez précis. Vous pouvez même identifier des individus spécifiques que vous voulez sur votre carte.

Pourquoi voudrait-on être à votre conseil? C'est souvent un travail ingrat et fastidieux, il faut donc vraiment marché. Ne mentez pas, ou trop dorer elle, mais l'état des avantages d'être sur votre conseil d'administration et dire aux gens pourquoi vous voulez qu'ils vous aider. Si vous êtes passionné par votre organisation, les membres du conseil potentiels chercher à ce sujet et qui pourrait être suffisamment incitatif pour les amener à vous aider. Les autres avantages comprennent de nouveaux contacts, d'aider une bonne cause, et le fait qu'il semble bon sur leur curriculum vitae. Bien sûr, les gens qui n'ont pas besoin de ces prestations sera plus difficile de vendre, mais beaucoup de fois les gens vont aider à juste parce que vous leur demandez. Vous seriez surpris de voir combien de fois les gens n'attendent que d'être posées.

Une chose que vous devez absolument faire est de définir les rôles et les responsabilités des membres du jury, et les communiquer aux membres de votre conseil. Même si elles sont assez simple, et semble évident, ce qui est essentiel à votre succès. Tout le monde a besoin de savoir pourquoi ils sont sur le plateau et ce qu'ils sont censés faire. Vous ne pouvez pas se permettre d'avoir un poids mort sur votre planche. Être difficile, et tenir les membres du jury à leurs accords de leurs fonctions.

Réunions

Vous allez avoir des réunions, probablement différents types. Votre conseil d'administration aura des réunions du conseil, et vous pourriez avoir des réunions du personnel, des rencontres de bénévoles, membres des assemblées générales, ou un autre type de réunion. Beaucoup de gens redoutent réunions, et pour de bonnes raisons. Mal gérées réunions non seulement ne font aucun bien, ils peuvent faire du mal. Donc, organiser des réunions bonne.

Toujours, toujours, toujours, ont fait un programme précis. Distribuer l'ordre du jour avant la réunion que tout le monde sait ce qui va être discutée. Stick à l'ordre du jour. Choisir une longueur réunion a défini, et d'attribuer un temps pour chaque point. Stick à la limite de temps.

Avec l'ordre du jour, de définir les résultats attendus de la réunion, ce qui signifie définir ce qui sera accompli à la réunion. À une attente simple est de discuter de chaque point de l'ordre du jour et de voter sur tous les points qui doivent être votés. Selon le motif de la réunion et l'ordre du jour en discussion, vous pouvez avoir d'autres attentes de ce qui doit être accompli.

Réunions du conseil d'administration sont intrinsèquement différentes que la plupart des autres types de réunions. Le conseil établit les politiques de haut niveau et de direction, si les réunions du conseil sont de niveau aussi élevé. La plupart des travaux du conseil se fait en dehors des réunions du conseil. Les réunions du conseil sont généralement assez simple. Informations et les résultats des activités à l'extérieur est présenté, en résumé, les discussions finales de sujets importants sont faits, et les articles sont mis aux voix. Il devrait y avoir quelques surprises lors d'une réunion du conseil. La plupart de l'information aurait déjà été distribués, analysés et discutés. Les articles sont clarifiées, discussions qui sont le mieux fait en face-à-face sont prises, et les votes ont lieu. Si vous faites la majeure partie de votre travail dans les réunions du conseil eux-mêmes, vous pouvez immédiatement devenir plus efficace en tant qu'organisation en apportant les modifications décrites ci-dessus.

Volontaires

Pour les organisations à but non lucratif les plus petits, les bénévoles sont l'épine dorsale qui vous permet de continuer à fonctionner. Sans les bénévoles de la qualité, vous ne serez pas exister en tant qu'organisation pour très longtemps. Au moins vous ne serez pas en mesure d'accomplir ce que vous vous apprêtez à faire. Assurez-vous donc de prendre soin de vos bénévoles.

Tous les bénévoles doivent avoir défini les rôles, quel que soit le simple de leurs tâches. Assurez-vous de former tous les bénévoles, peu importe la façon dont les tâches simples. La formation devrait comprendre les tâches spécifiques des volontaires sera entreprise, ainsi que la mission, la philosophie et les politiques de l'organisation. Encore une fois, peu importe la façon dont les tâches simples, la mission et les politiques.

Toujours assigner des tâches, plutôt que de simplement laisser les bénévoles font ce qu'ils pensent est le mieux. Vous devez être flexible, bien sûr, mais afin de maintenir l'organisation va dans le sens qui est défini par le conseil, les bénévoles doivent être affectés à des tâches qui appuient les objectifs définis.

Reconnaître et récompenser vos bénévoles. Certaines organisations sont très bons pour cela, mais d'autres prennent leurs bénévoles pour acquis et ne parviennent pas à offrir la nécessaire reconnaissance et de récompenses. Ce n'est généralement pas par leur conception, à la négligence. Peu importe comment vous êtes très occupé, prenez le temps de louer vos bénévoles pour tout le dur travail qu'ils font.

Évitez de surcharger vos bénévoles. Certaines personnes ne peuvent pas dire non. Ne les laissez pas prendre plus de travail que ce qu'ils devraient. Certaines personnes sont entraînés pour aider, et sont presque impossibles à retenir. les retenir. Ils seront plus utile pour vous sur le long terme, et leur santé, mentale et physique, est d'une importance primordiale.

Faire de nouveaux bénévoles se sentent les bienvenus. Encore une fois, certaines organisations sont bon pour cela, tandis que d'autres assument bénévolement car ils qu'ils vont comprendre ce qui se passe et trouver leur propre chemin. Ce n'est pas vrai. Chaque bénévole nouveau single devrait être officiellement accueilli, dit qu'ils sont appréciés, et dit où ils cadrent avec l'organisation. La formation mentionnés ci-dessus doivent suivre.

De comptabilité et de tenue des dossiers

Tenir des dossiers. Tenir de bons dossiers. Protégez votre auto, de protéger les membres de votre conseil d'administration, bénévoles, clients, membres et clients, et de protéger votre organisation. Ne comptez pas sur votre, ou de quelqu'un d'autre, de la mémoire. Disposer d'une preuve de ce que vous avez fait. Ceci est particulièrement important de tout avoir à faire avec l'argent. Comme dans toute chose, votre système de tenue dépendra de la taille et la complexité de votre organisation. Vous pourriez juste avoir un ordinateur portable, carnet de quittances, et les relevés bancaires, ou vous pourriez avoir besoin d'un système de gestion complet qui inclut information comptable et financière, les ventes et les relations avec la clientèle des systèmes, et de la fabrication, l'entreposage et les systèmes d'inventaire. Utilisez ce qui est approprié pour vous.

Si nécessaire, embaucher des gens, tout comme n'importe quelle autre entreprise. Certaines des organisations plus petites sans but lucratif embauchent à temps partiel aide administrative. Dans le monde moderne d'aujourd'hui, vous pourriez même trouver qu'il ya lieu d'engager virtuelle aide administrative.

Définir les contrôles en place. Ceci est un autre domaine où il est particulièrement important pour tout avoir à faire avec l'argent. Mise en place des contrôles des moyens de mettre en systèmes de prévenir ou de détecter toute sorte d'actes répréhensibles ou d'irrégularité. Par exemple, si votre organisation a un carnet de chèques, vous voulez limiter le nombre de personnes qui ont accès à des contrôles et qui peut signer les chèques. C'est une bonne idée d'avoir des personnes différentes qui contrôlent le carnet de chèques et ont le pouvoir de signer les chèques. Ou encore, vous voudrez peut-être la banque d'envoyer le relevé de compte à quelqu'un d'autre que la personne qui écrit les chèques ou fait des dépôts. Parmi d'autres contrôles de séparation des droits ou ayant une personne de vérifier les résultats d'une autre personne. Fondamentalement, vous souhaitez supprimer la tentation et il est difficile pour quiconque de faire quoi que ce soit mauvais.

Même si vous établi de bons contrôles, vous devez effectuer régulièrement des audits et se renseigner sur les choses. Non seulement cela aider à prévenir quoi que ce soit néfaste de se produire, elle aide à maintenir l'organisation sur la bonne voie et se déplaçant dans la direction où vous voulez aller.

Conclusion

Sortir et faire de bonnes choses. Mettez un peu d'effort dans la planification et de l'infrastructure de votre organisation et vous en récolterez les récompenses à long terme. Garder le niveau d'effort et de la complexité approprié à votre organisation, et d'essayer de garder à l'esprit quand il est temps d'ajouter plus de formalité à vos systèmes. Bonne chance à vous et votre organisation.

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?Tips-for-Managing-Your-Small-Non-Profit-Organization&id=905436