Sept façons de contrôle des documents peut améliorer les résultats dans une économie à

En ces temps d'incertitude économique, la plupart des entreprises sont confrontées au défi de la façon de maximiser les rendements sur les marges plus étroites. Il s'agit d'un ne-plus-avec la stratégie-moins qui nécessite des opérations commerciales d'optimiser maintenant pour répondre aux réalités économiques actuelles.

Un domaine à considérer pour l'amélioration de la ligne du bas est d'examiner comment l'information est gérée dans l'organisation. Cela inclut tout le contenu, des choses comme les documents, factures, etc, toutes les actions, des choses comme les commentaires et les approbations, et tous les processus, ce sont les mesures reproductibles qui déterminent la circulation de l'information. Améliorer la façon dont l'information est gérée, le contenu, les actions et les processus, améliorera l'efficacité, réduire les risques et conduire à des économies de coûts.

Il ya une autre à la hausse pour tenir compte aussi cela, et c'est une lueur d'espoir. Avec tout changement est l'occasion, et le bon type de changement peut maintenant la position d'une organisation pour encore plus de succès à long terme.

Il ya sept manières moins que des améliorations dans la façon dont l'information est gérée peut avoir un impact sur la ligne inférieure en termes d'efficacité, des risques et des économies de coûts, et ils sont ici:

Numéro 1: Rendre l'information trouvable que les gens puissent trouver l'information, instantanément
Chaque jour, les employés échelle de l'entreprise sont à la recherche d'information. Des études ont montré que parmi ceux qui sont impliqués dans le flux d'informations, environ la moitié pendant deux heures par jour à la recherche de ce dont ils ont besoin pour faire leur travail. Cela peut se traduire à des centaines de milliers de dollars en coûts improductifs par an.

L'objectif est de réduire le temps nécessaire pour que les gens à trouver de l'information, les rendant plus efficaces et capables d'accomplir leurs tâches plus rapidement.

Numéro 2: Automatiser les processus
Les processus manuels, notamment ceux qui concernent le papier, ont une tendance réelle à la dégradation. Comme l'information est acheminée dans les étapes, par exemple dans les cycles d'examen ou d'approbation, il est souvent retardé, il ya des interruptions, et n'importe quel nombre d'utilisateurs d'influence des erreurs peuvent survenir. Ces processus sont un véritable défi à gérer pour la reddition de comptes. À tout moment dans le processus, il est difficile de déterminer à quelle étape du processus est actuellement po et retour sur le processus terminé, il est pratiquement impossible de déterminer qui fait quoi et quand. En conséquence, les processus d'affaires ont tendance à être lent, en prenant quelques jours ou semaines à cycle. Et c'est ce manque de vitesse, ne mentionne pas les erreurs, qui est un véritable fardeau sur l'efficacité.

Automatisation des processus de workflow à l'aide supprime la nécessité pour les personnes à gérer les processus et permet aux gens de se concentrer leur expertise sur la prise de décisions et l'ajout de connaissances. La circulation de l'information est gérée automatiquement, ce qui non seulement établit un traitement cohérent de l'information, mais réduit également les temps de cycle, accroît la responsabilité, et conduit à une plus grande qualité et la précision des processus d'affaires reproductibles.

Numéro 3: Améliorer la collaboration
Beaucoup d'entreprises utilisent encore partagé les serveurs de fichiers pour stocker des informations, e-mail à le partager, et parfois FTP pour échanger des fichiers en arrière. Mais voici le problème: ces méthodes ne sont pas structurées et déconnecté. Gestion de l'information de cette façon n'a pas les contrôles nécessaires et les outils de collaboration pour rendre l'utilisation plus efficace des connaissances de l'entreprise. Les fichiers sont facilement reproductibles ou perdu, l'information doit être recréé, et le versioning est ad-hoc, au mieux. Pire encore, dans certains cas, les fichiers sont silo'd dans des applications de ligne de commerce, par exemple une application de gestion de projet qui est accessible uniquement à quelques-uns dans l'entreprise.

La clé de l'amélioration de la collaboration est la création d'un unique environnement de travail de l'entreprise, où les gens et les connaissances sont connectés ensemble de l'entreprise. Cela permet à tout le monde, peu importe quel domaine de l'entreprise, ils sont, de tirer parti de l'intelligence collective d'une organisation.

Numéro 4: Capture d'un record de tous les changements.
Sans un système pour gérer les fichiers comme ils le changement, il est pratiquement certain que l'information sera perdue, il sera difficile de remonter plus loin, et il y aura confusion qui sont les versions correctes des fichiers.

Documents ne sont pas statiques. Ils changent au fil du temps. de contrôle de version automatique offre une méthode normalisée pour capturer et organiser l'information dans ce qui serait autrement un processus chaotique et incontrôlée. Les gens sont plus productifs et plus le risque de perte d'information est considérablement réduit. De plus, avec contrôle de version, tout le monde sait immédiatement qui est la version actuelle, et les versions antérieures sont toujours récupérables.

Un autre aspect de contrôle de version est qu'elle peut réduire les risques. Le contrôle de version supprime le risque de perdre le contenu dans les versions antérieures et, surtout, il permet une visibilité sur l'histoire de contenu, par exemple, qui a approuvé un document et ce qui n'a l'air contenu comme à l'époque.

Numéro 5: Réduire le risque d'e-mail.
Courrier électronique peut être rapide, peu coûteux et pratique, mais c'est une erreur de croire que c'est un mode informel de communication. Le courrier électronique est de plus en plus relevant du champ d'application des règlements tels que e-discovery. Pour cette seule raison, il est important de tenir compte e-mail des documents professionnels. Mais même au-delà de la réglementation, il existe d'autres aspects de la façon dont nous utilisons e-mail aujourd'hui que rendre de plus en plus important à considérer lors de la réduction des facteurs de risque.

Dans de nombreux cas les emails sont utilisés comme un moyen essentiel de communication entre les employés ainsi que des personnes extérieures à l'entreprise comme clients ou fournisseurs. Le contenu dans les e-mails et les fichiers joints à eux, sont souvent reprises le record la plus complète et approfondie de l'histoire au fil du temps. Votre capacité à rapidement des recherches et extraire des informations à partir d'une archive électronique améliore non seulement vos chances de succès se conformer aux règlements et aux exigences juridiques, mais elle contribue également de questions telles que la recherche et l'échange de connaissances dans les transferts entre les gens, disons par exemple en période de transition des employés .

Numéro 6: Assurer la conformité à la réglementation
Comme pour les dossiers e-mail, certaines entreprises sont également confrontés aux exigences réglementaires qui touchent tous les types d'informations. Information lui-même peut être un passif si elle est mal gérée. Les études sont très variables, mais certains ont indiqué que jusqu'à 80% des documents se trouvent sur les ordinateurs des utilisateurs, au-delà du contrôle et la gestion de tout système d'information structuré.

La réglementation gouvernementale, les normes de qualité et des exigences juridiques sont un défi croissant, et les programmes qui gèrent le respect par la documentation des politiques et procédures, l'application de processus d'entreprise cohérente, et la sécurisation de l'information sont nécessaires pour réduire l'exposition au risque. Lorsque les normes de qualité et de conformité existent, comme l'ISO, la FDA, et la loi Sarbanes-Oxley, le contenu et les processus de réglementation doivent être gérés en utilisant la gestion des documents.

Et enfin, numéro 7: Éliminer les frais de stockage du papier et au papier.
de stockage de documents papier traditionnels dans des classeurs, boîtes d'archives, et des entrepôts hors site est une solution non-valeur. La charge de tous que le stockage de papier - l'espace et l'argent consacrés à ce sujet - offre non-retour dans la valeur de l'entreprise. C'est un coût inutile d'exploitation. Classeurs consommer de l'espace de bureau précieux qui pourraient être utilisées pour les zones de travail utile et productif, et l'argent dépensé pour le stockage hors site dans des entrepôts pourraient être investis dans les secteurs d'activité qui ont fait un retour positif sur la ligne du bas.

Lorsque des documents sont stockées électroniquement, cependant, il ya une valeur ajoutée parce que l'information peut être déposée, rechercher et extraire instantanément. C'est un facteur important en termes d'efficacité des procédures. Et il ya d'autres domaines à considérer ainsi: stockage de documents électroniques rend l'information plus accessible, y compris même à l'extérieur du bureau pour les employés qui pourraient être voyagent, qui travaillent à la maison, dans les bureaux par satellite, ou peut-être même les fournisseurs et les clients. Lorsque les documents sont accessibles, modifiés ou approuvé, tout est consigné dans un journal d'audit. stockage électronique de documents permet aussi plus facile de planifier la continuité des opérations, de sorte documents peuvent être restaurés rapidement et l'entreprise peut obtenir immédiatement à nouveau opérationnel. Et enfin, le stockage des documents électroniques est plus verte a, sans papier approche qui non seulement réduit de stockage et ses coûts associés, mais réduit également sur la nécessité pour le papier et l'impression.