Construire une meilleure équipe

L'histoire qui suit est vrai. Les noms ont été changés pour protéger les innocents. Si vous pensez que cette histoire est de vous ... Vous avez probablement raison.

Le martyr et le Intimidator

Leslie est le propriétaire d'une entreprise de couverture, une entreprise qu'elle a hérité de son père. Retour dans la journée, son père dirigeait une petite équipe et exploités avec poignée de main-contrats et des piles de trésorerie. Maintenant que son père a pris sa retraite, ambitieux Leslie voit un avenir différent. Elle veut faire croître son entreprise afin qu'elle puisse faire fortune ... et offrir des possibilités de carrière pour son équipe bien-aimée. Et elle entend s'appuyer sur elle (et de son père) la réputation de prendre soin de ses clients.

Leslie m'a appelé un jour, après avoir lu un de mes articles. Elle a décrit la vision qu'elle a pour sa compagnie et son intention de construire un empire. En réponse à mes questions, elle a partagé que ...

* Elle savait combien elle avait des débiteurs, mais ne voyait que des états financiers une fois par an ... au moment des impôts.
* Elle ne comprenait pas comment les états financiers relatifs à ce qu'elle a fait tous les jours ... Les ventes, la paie, les matériaux ... alors elle à peu près ignoré les rapports de toute façon.
* Elle savait qu'elle avait des dettes ... mais n'était pas sûr de combien. Elle vient d'obtenir une autre ligne de crédit de garder l'argent qui coule.

Sigh. J'ai confronté Leslie sur son manque de culture financière. «C'est votre entreprise et vos biens sur la ligne. Vous devez savoir. Dites-moi qui est en charge de la comptabilité de votre entreprise."

Pour les quinze dernières années, sa mère a été une aide-comptable. Maman ne les livres comme «une faveur» pour Leslie. Elle travaille 40 heures, plus d'une semaine, mais rien n'est jamais vraiment fini ou prêt pour Leslie à regarder, alors a quitté Les demandant de l'information financière au jour le jour. Tout le monde dans le bureau évite maman, qui semble avoir un ensemble de règles différentes du reste de l'équipe. Alors que maman est responsable de payer les factures, qui elle paie et quand est un mystère. Une fois, quand l'homme Stan entrepôt avait une question sur son chèque de paie, Maman a volé l'extérieur du bureau en sanglotant, "et c'est la Merci-je obtenir? Il a fallu trois Leslie téléphone apologétique appels pour courtiser son dos.

À la fin de l'année, les mains maman quoi que ce soit qu'elle rassemble des informations financières à un gars qui s'appelait Art. L'art est un comptable qui dépose la déclaration d'impôt. Leslie a demandé à l'art pour aider à la compréhension du bilan et du compte de résultat, il se prépare pour le retour. Elle a appelé et mis en place un rendez-vous avec lui. Son secrétaire prévu une date pour répondre ... dans six semaines. Lors de cette réunion, l'art se pencha sur son bureau en acajou massif et caressa la main de Leslie. «Vous inquiétez gestion de l'entreprise. Je suis un professionnel. Je vais prendre soin de la comptabilité, dit-il avec dédain ... puis la reconduisit à la porte. Pour l'argent qu'elle lui verse à traiter comme ça? Il est son arrachant!

Maman Martyr tient Leslie dos. Art de la Intimidator tient son otage. J'ai conseillé Leslie au feu tous les deux.

"Mais alors quoi?" Leslie ratés en réponse à ma suggestion. "Où puis-je trouver un autre comptable? Qui d'autre je ferais confiance avec mon argent? Où dois-je commencer? Et, soit dit en passant, ma mère me renier."

Leslie m'a demandé de l'aider à obtenir une poignée sur sa situation financière.

"Je peux le faire. Je peux vous aider à arriver à une position connue financiers. Je peux créer un environnement propre, ensemble précis de finances pour vous. Toutefois, pour bâtir un empire, vous devez apprendre à faire vous-même. Vous devez bâtir une équipe des avantages financiers qui vous aideront à obtenir en temps opportun, des données précises dans un format ... vous comprenez ... pour que vous puissiez prendre des décisions de bonnes affaires.

»Et, Leslie, ta mère va reprendre le dessus."

Voici ce que j'ai partagé avec Leslie sur le développement de son équipe financière ... Commencez par définir qui est responsable de quoi. Créer des descriptions situation financière. Voici une liste des responsabilités de base pour chacune de ces positions.

Le comptable Le comptable est responsable de la saisie des données au jour le jour dans le système comptable.

* Les factures / comptes débiteurs
* Dépôts
* Le paiement des factures / Comptes créditeurs



Notes:

* Tenue de livres devrait être fait en interne. Il n'est tout simplement pas difficile à faire! 90% de la comptabilité est saisie des factures, faire des dépôts et payer des factures. Ne ces fonctions en temps réel dans votre système comptable. Aucun sens de les faire à l'extérieur et ayant une teneur de livres re-faire.
* La comptabilité est un poste à mi temps, à moins de votre entreprise est très grande. Allons! Combien d'appels de votre entreprise dirigée par jour? Combien de temps faut-il pour entrer 10 factures? Appliquer 10 paiements et montons un dépôt? Payer cinq ou six projets de loi?
* Tenue de livres doit être à jour. À tout le moins, toutes les informations pour la semaine précédente doivent être inscrits et précis par le mercredi suivant.
* Le service à la clientèle Rep (RSE) ou expéditeur peut aider avec les obligations de tenue de livres. Par exemple, le répartiteur pourrait être responsable de la saisie créditeurs. La RSE peut saisir les factures. Cela ajoute également une protection du système, parce que pas une seule personne est responsable de tous les comptables ou toutes les transactions d'argent.

Le contrôleur Le contrôleur est chargé de rassembler les rapports financiers sur une base hebdomadaire.

* Assembler les rapports financiers.
Bilan o
Compte de résultat o
o Toutes les autres rapports financiers dont vous avez besoin ou une demande pour vous aider à prendre des décisions de gestion.
* Assembler la paie de l'information.
o Calcule commissions et les primes.
* Vérifier les comptes de bilan - par mois.
* Les soldes des relevés bancaires - par mois.
* Vérifie et corrige les erreurs de comptabilité.

Notes:

* Il s'agit d'un poste à mi beaucoup de temps. Peut-être quelques heures par semaine. Cette personne pourrait être à l'interne, ou un sous-traitant qui vient à votre boutique une fois par semaine.
* Utiliser un service de paie, comme ADP ou Paychex. Ils font un excellent travail. Puis, le contrôleur peut faire les écritures de journal à partir des rapports de services de paie.
* Les fonctions de contrôleur sont souvent négligés dans une petite boutique. Ces responsabilités se répartissent en non-où-terre. Prendre la responsabilité de ces fonctions vous-même si elles ne sont pas bien fait. Ensuite, vous pouvez remettre les devoirs hors tension. Obtenez les responsabilités du contrôleur manipulés et prendre note de la façon dont votre prise de décision améliore!

Le comptable Le comptable est principalement responsable de l'Etat fédéral et la conformité fiscale. Un bon comptable donne des conseils fiscaux appropriés et vous aide à gérer votre entreprise à votre meilleur avantage fiscal.

* Préparer la déclaration d'impôt.
* Préparer mensuellement, trimestriellement, et les déclarations fiscales annuelles requises et les paiements.
* Crée le plan d'amortissement.
* Aide à gérer les actifs, les comptes pour la vente ou l'achat d'actifs.
* Vérifie les rapports du contrôleur pour une précision et des implications fiscales.

Notes:

* Look pour un comptable qui est heureux de vous aider à développer des systèmes de comptabilité interne. Il ou elle devrait être prêt à former votre aide-comptable et de contrôleur, ou d'offrir l'aide de quelqu'un sur son équipe pour aider à ce titre.
* Il n'y a pas de place dans votre vie pour un autoritaire, arrogant, je-sais-tout, trop occupé pour vous comptable.

Le planificateur financier Le planificateur financier travaille avec vous pour vous aider à atteindre vos objectifs à long terme financier.

Avis * objectifs de votre entreprise et personnels, les rapports financiers et formule des recommandations pour la gestion d'actifs.
* Pour vous aider à créer des possibilités de jeu fin - pour la vente ou le transfert de propriété de votre entreprise.

Ces descriptions de poste brièvement les responsabilités, ce qui doit être fait, par vous et vos professionnels de la finance. Maintenant, cela ne signifie pas que vous besoin de quatre personnes distinctes. Voici un couple d'éventuelles listes équipe financière ...

Option 1

* Un comptable qui remplit les fonctions de contrôleur.
* Un comptable qui aide à la planification financière.

Option 2

* Un commis aux écritures.
* Un comptable qui exerce des fonctions de contrôleur.
* Un planificateur financier.

Option 3

* Un comptable
* Vous effectuez les tâches de contrôle.
* Un comptable.
* Un planificateur financier.



Aucune de ces professionnels vous soulager de l'intendance principal de votre entreprise. Vos avoirs sont sur la ligne. Vous devez faire attention. Une bonne équipe financière peut vous aider à prendre de bonnes décisions. Vous devez les adresser ... ils ne vous diriger.

Assurez-vous d'avoir au moins deux personnes de l'équipe financière. Assurez-vous de documenter chaque procédure par écrit. De cette façon, vous imposez la structure, la responsabilité ... et un système de freins et de contrepoids. Vous protéger vos biens, et garder votre entreprise à l'abri des escrocs. Et, vous garderez votre équipe financière à l'abri de tout soupçon.

Et vous ne serez jamais à retenir ou à nouveau pris en otage.

Maintenant, où les trouver ... Voici quelques idées pour trouver votre meilleur aide-comptable! Ou votre meilleur aide-comptable / contrôleur. Bien sûr, vous pourrez suivre les bonnes procédures de ressources humaines pour le recrutement et l'embauche. Il s'agit d'une liste informelle des choses que je cherche.

* caractéristiques gagnante d'un aide-comptable / contrôleur ...
o Elle aime les mots croisés.
o Il se redresse inconsciemment les articles sur votre bureau.
o elle est impeccablement soigné. Un désordre comptable est un oxymoron.
o Il est jeune au coeur. J'essaie de ne pas porter atteinte, mais je suis en faveur des enfants. Les enfants sont les gens qui sont plus jeunes que moi.
o Elle est une Vierge ou d'une Balance. Si vous achetez dans les indicateurs de l'astrologie.
o Il a de bonnes relations ... avec votre famille, amis, d'autres importants. Plusieurs ex-épouses et les bagages préposé émotionnelle ne sont pas de bons indicateurs.
o Elle est un non-fumeur. TOUJOURS avoir un siège non-fumeurs.
o Il prend personnellement lorsque le rapprochement bancaire est hors d'équilibre. Il travaillera sur lui comme une puce sur un chien jusqu'à ce qu'il obtienne tout compris.
o Elle aime Microsoft Excel.
o Il est un bon cuisinier. Il ya beaucoup de similitudes entre la cuisine et de la comptabilité: L'importance de mesurer. Attention à l'ordre et le processus. Une réponse rapide à des erreurs.
o Elle est bonne, enthousiaste et avait une belle voix. Après tout, cette personne va avoir à mettre sur le chapeau RSE au moins une fois de temps en temps.
o Lorsque vous demandez, "...," Pourriez-vous, il répond:" Oui, je peux. "
o Elle se concentre sur une tâche. Elle peut entrer dans une pile de dettes sans se lever une seule fois.
o Il pousse les gens fou avec son souci du détail. Il vous rendre fou à certains moments, aussi. Vous devrez peut-être dire: «je comprends qu'il serait plus juste de prendre les comptes des ventes à la quatrième décimale. Je suis très bien avec des nombres entiers. Il sera ok." Il vaut mieux avoir à «arrondir» les bords de travailler avec quelqu'un qui est bâclée.

* Où trouver ...

*
o les mamans nouvelle recrue. La ressource inexploitée de précieuses compétences professionnelles se trouve avec les femmes qui choisissent de travailler à temps partiel ou à la maison parce qu'ils ont de jeunes enfants. Ces mamans de flexibilité encore plus de valeur que l'argent. Rappelez-vous, tous ces postes financiers sont à temps partiel. En outre, les nouvelles mamans sont très multi-tâche-teurs. Qu'est-ce qu'ils peuvent obtenir fait en une heure est étonnant.
o Développer les compétences de quelqu'un qui travaille pour vous. Pour le comptable et les fonctions de contrôleur, vous n'avez pas besoin d'un expert-comptable degrés-ed. Y'at-il quelqu'un de votre équipe qui a quelques-unes des caractéristiques énumérées ci-dessus? Parlez-en à lui d'élargir son rôle au sein de votre entreprise en prenant en charge de tâches de comptabilité. Vous pouvez en apprendre comptables et financières ainsi que des compétences en gestion.
o être non discriminatoires dans votre recrutement et l'embauche. Rechercher des gens que d'autres peuvent ignorer. handicapés physiques ne sont pas un problème dans ces positions. J'ai récemment rencontré un comptable passionnée pour un grand détaillant de marchandises en plein air. Cette femme est née avec seulement deux doigts. Elle adore son travail et je parie qu'elle est très fort pour elle!
o Demandez à votre comptable et / ou de planificateur financier à recruter pour vous. Ils connaissent des gens qui connaissent des gens. Mettez le mot.



Je suis passé par ce processus lorsque je me suis rendu compte que nous n'étions pas faire de l'argent et personne ne va à comprendre comment régler ce problème pour moi. Il a été la responsabilité de mon. J'ai trouvé une grande équipe financière et j'ai appris assez au sujet des finances et la comptabilité pour comprendre comment mon équipe est bonne!

Trouver la bonne équipe financière pour vous aider à construire votre empire peut sembler être une tâche intimidante. Prenez courage et suivez mon conseil: ne pas mettre en place avec une équipe financière précaire. Fire eux! Apprenez à faire les devoirs vous-même si vous devez. Ne pas être l'otage. Sais qu'il ya des gens qui LOVE la comptabilité et de déterminer pour les trouver. Après tout, vous construisez un empire. Qu'est-ce qu'un grand jeu pour jouer! Ils seront honorés à joindre à votre équipe.

Vous reconnaissez-vous dans cet article? J'ai pensé que vous seriez.