5S dans les bureaux d'aujourd'hui

Imaginez un scénario un espace de travail organisé, moins de stress, moins de chaos, un semblant d'ordre. Il serait agréable d'être entouré par un environnement prospère et productive. Le but de l'organisation d'un bureau de production comme celle-ci est réalisable et durable.

Plus de soixante ans Toyota a créé le système 5S, une méthode d'organisation et de l'entretien des installations de fabrication propre et sans désordre que la productivité encouragée. Aujourd'hui, les usines de fabrication et des bureaux dans le monde entier ont mis en œuvre les philosophies et les pratiques de la TPS (Toyota Production System).

Principes Lean Office des 5S peut paraître mystérieux au premier abord, mais qui sont tout à fait raisonnable lorsqu'on se concentre sur chacun individuellement. Après 5S-tion de l'Office et en s'engageant à le maintenir en place, vous serez en mesure de se concentrer sur les tâches à accomplir plus facilement, et la productivité augmente.

Prenons un coup d'oeil à la 5s et voir pourquoi ils sont une nécessité dans le contexte actuel bureau occupé.

S # 1 - Trier
Scénario: Comme vous regardez autour de votre bureau, relevé les éléments qui ont été cachés sous votre bureau, empilés sur un classeur ou hérité d'un ancien employé quand vous avez commencé votre travail - il ya trois ans. Même si vous n'avez jamais besoin de ces éléments, vous les avez. Il est temps de mettre en œuvre la première S - Trier.

Commencer par examiner: "Que dois-je faire mon travail chaque jour?" Pensez à votre bureau de l'immobilier cher. Seuls les éléments qui ajoutent de la valeur à votre routine quotidienne et des tâches méritent de siéger sur votre bureau et prendre de la place. En cas de doute, le faire sortir! (Ou, dans l'esprit soucieux de l'environnement du recyclage, le donner à quelqu'un qui en a besoin!)

Application: Faire une sorte / purge des tiroirs classeurs et les disques durs va libérer beaucoup d'espace au besoin. Examen de la politique de rétention de votre entreprise avant de commencer ce processus vous aide à prendre des décisions plus rapides et vous donne l'autorisation soit s'accrocher à un objet ou le libérer. Pour aider à accélérer le processus de tri, une grande corbeille et de déchiquetage peut bin disponibles.

S # 2--Straighten/Set-In-Order
Scénario: Vous venez d'être remis un nouveau projet et que votre patron suggère une proposition similaire où vous avez travaillé sur un an auparavant pour un autre client. Vous ouvrez vos fichiers du disque dur et dans les soixante secondes, vous êtes l'examen du dossier précédent. C'est génial d'être en mesure de localiser un document plus ancien, sans avoir à passer des heures à chercher. Redressez-vous votre région en créant spécifiques "maisons" pour les fichiers, les objets et équipements. Vous utiliserez les choses plus souvent et facilement le ranger quand ils sont désignés à un endroit précis.

Application: Nous avons tous vu des photos d'un panneau perforé établi avec dessins d 'encombrement pour chaque outil. C'est un excellent exemple de redressage et de mise en ordre. Vous pouvez faire la même chose avec les fournitures de bureau sur votre bureau. Avec du ruban électrique (disponible en plusieurs couleurs) créer un plan sur votre bureau pour votre agrafeuse, punch 3-tenir, téléphone, ordinateur portable, et d'autres accessoires de bureau. Aussitôt, vous serez en mesure de voir si quelque chose est manquant ou hors d'usage.

L'utilisation d'étiquettes aidera dans le processus de dressage trop. Vous pouvez les appliquer à des étagères individuelles, des armoires et des tiroirs de votre bureau. Ils agiront comme des rappels visuels de ce qui se passe où et vous aider à garder de ranger les articles où ils ne font pas partie!

S # 3--Shine/Sweep
Toyota a découvert que le maintien de l'équipement et les installations de nettoyage en profondeur a diminué le nombre de pannes et le coût des réparations. Un environnement propre encourage l'organisation et est aussi une attitude-Booster.

Scénario: Vous avez besoin de récupérer quelque chose de la salle d'entreposage redouté. La dernière fois que vous étiez là, il a fallu une heure pour découvrir ce que vous recherchez dans la poussière, le mess encombré. Merci à 5S, lorsque vous retournez sur l'interrupteur, vous découvrez que quelqu'un a déjà nettoyé et organisée pour aider cet espace soumis à une transformation majeure. Ahhh, les plaisirs simples de la vie.

Application: Une fois par semaine (je tiens à le faire le vendredi), essuyer les surfaces planes comme les ordinateurs de bureau, classeurs et étagères à livres avec une serviette de papier humide, chiffon de nettoyage ou de lingettes désinfectantes. Parlez-en à votre service sur leurs préférences pour le nettoyage de votre clavier et votre moniteur. Utilisez une bombe d'air pour faire face à la poussière lapins se cacher parmi les cordons derrière votre ordinateur et sous votre bureau. Votre équipement fonctionnera mieux, et vous serez mieux respirer dans un endroit propre, sans poussière de bureau.

S # 4 - Standardiser
Faire de normalisation dans le bureau permet de systèmes à mettre en place pour tout le monde suit les procédures de la même manière. Cela peut signifier la création d'un formulaire utilisé pour les appels entrants service à la clientèle, la création d'un système de classement de couleur ou en utilisant une liste de vérification avant l'envoi du produit au client. Normaliser les processus et les procédures abaisse le taux d'erreur (dénommé déchets des défauts) et s'assure que les techniques 5S sera appliquée.

Scénario: Plusieurs personnes de votre département de traiter les appels d'enquête pour les affaires nouvelles. Votre travail est d'assurer le suivi sur les appels initiale une fois conduit ont été qualifiés. Toutefois, le format des informations que vous recevez varie selon qui s'est occupé de l'appel.

Application: Mettre en place une forme normalisée (par voie électronique ou papier) pour toutes les demandes initiales pour s'assurer que l'information complète et approfondie apparaîtra dans le même format à chaque fois. De normaliser les processus permettra de réduire les erreurs (Déchets des défauts) et augmenter la productivité.

S # 5 - Soutenir
Nous ne vivons pas dans une société sans papier encore, et la trace papier conduit souvent à votre bureau. Livre, des projets et des "trucs" sont constamment en continu dans nos bureaux afin que nous devons d'être proactifs dans le retour d'articles dans leurs régions désignées (redressage) et le développement de procédés de traitement des informations reçues et les projets (normalisation). Après avoir développé une routine quotidienne de Trier, Redresser, balayage et d'harmoniser la dernière étape de maintenir 5S se fera plus naturellement.

Application: Just keep it up! Lutte à l'envie de «ranger les choses demain." Faites une liste de rappel pour soutenir l'ensemble de vos nouvelles bonnes habitudes. Consultez la liste à la fin de chaque jour, ou du moins à la fin de chaque semaine.

S # 6 - Sécurité

De nombreuses entreprises ont ajouté une sixième "S" - Sécurité. Bien que ce sujet est commun dans les paramètres de fabrication, il n'est pas considéré comme un sujet très pertinent dans le bureau. Mais les problèmes de sécurité existent toujours et sont digne de notre attention. salaire évidemment, tout accident - que ce soit sur le niveau de la fabrication ou au bureau - coûte de l'argent dans l'entreprise de travail perdues et les avantages pour la santé, et les coûts des employés dans la douleur et la perte.

Les blessures liées à trébucher sur les cordons lâches, les câbles emmêlés ou des tas de "trucs" sont stockés sur le plancher est facilement corrigé. Aussi, si votre surface de travail est tellement plein de papiers, des piles et des «trucs», vous utilisez peut-être que vos genoux une surface de travail, se mettre à risque pour le cou tendu et les muscles des épaules. S'adressant au bien-être des employés permet d'accroître l'autre S et d'améliorer la qualité du travail. toujours placé la sécurité en premier. Les dividendes sont trop élevés pour être ignorés.

Application: Récapitulation de ce "S" est facile. Utilisez les liens sac ou des liens métalliques à garder les cordons de s'emmêler. Staple "serpents" cordons aux plinthes, et de déposer les piles loin chaque jour. L'approche de votre bureau avec les 5S à l'esprit finira par devenir une seconde nature. Bientôt, vous vous retrouverez triage et redressage choses à la maison et le repérage des zones qui pourraient être améliorés avec un peu de normalisation.