Rédaction Astuce: un avantage stratégique qui commence au clavier

Lors de composer des e-mails, vous êtes beaucoup plus productif si vous penser et écrire du point de vue du lecteur. Cette solution simple est plus facile à dire qu'à faire. Un fonctionnaire responsable d'une installation de construction navale de la Marine des États-Unis appelle ce changement fondamental d'un «multiplicateur de force." Il a personnellement modèles de cette approche et les entraîneurs de son personnel à faire de même - parce que les avantages sont immédiats et importants.
Soyez conscient de vos tendances naturellesLa plupart des gens taper leurs pensées randonnées comme ils l'entendent à travers ce qu'ils veulent dire. Même les écrivains professionnels le faire parce que cela semble naturel d'écrire comme nous le pensons. Cette tendance naturelle est renforcée par notre système éducatif, où on nous apprend que notre scénario avant d'arriver au point, par exemple, l'introduction, corps, conclusion.
En écrivant nos pensées randonnée, nous inonder le lecteur avec un flux de raisons et justifications qui conduisent finalement à un point d'action, demande, une recommandation ou conclusion. En d'autres termes, l'information la plus importante est enterré dans le plus difficile à trouver place, soit au milieu ou au bas de l'email.
Entrez dans votre Reader's ShoesNous avons tous appris à écrire pour le lecteur. Pourtant, peu de gens vraiment ou même savoir-faire. Pour mieux comprendre la perspective du lecteur, pensez à vos propres préférences. Quand des courriels de lecture, vous voulez savoir trois choses:

    * Comment Ce document ne me touchent? Dois-je faire quelque chose?
    * Pourquoi devrais-je m'en préoccuper?
    * Quand dois-je faire?
Autrement dit, vous voulez que le bottom-line à l'avant, puis en soutenant l'information, et l'urgence. Pourtant, comme un écrivain, ces besoins en contradiction avec notre tendance naturelle et d'une durée de vie de l'école, le renforcement culturel, et d'habitude. Nous sommes conditionnés à faire valoir notre point avant d'arriver au point.
Faire un profond changement de paradigmeÉcrit du point de vue du lecteur est le bon sens, mais pas une pratique courante. Pour effectuer ce changement de paradigme profond, suivez ces cinq étapes:
1. Placez la ligne Bottom Up Front.La clé de la productivité au travail est de transformer le modèle académique à l'envers. C'est, à écrire du point de vue du lecteur, en indiquant clairement ce que vous voulez obtenir fait au paragraphe un. Vous pouvez ensuite porter l'affaire avec motifs à l'appui, et respectueuse de conclure avec une date limite, le calendrier, ou l'urgence.
2. Le support du fond Line avec des points clés.Pour renforcer votre message, lieu stratégiquement les points clés et les détails une fois que vous l'état de la ligne du bas. Vous pouvez accroître la clarté et la compréhension par la liste de vos points clés et les détails. Voici un exemple de liste de balle qui le rend facile pour le lecteur - et écrivain:
La balle au format liste a trois avantages pour le lecteur:

    * Vitesse. Les listes sont rapides à lire et à écrire.
    * Compréhension. Les listes sont faciles à comprendre que découlant du verbiage.
    * Rétention. Les listes sont faciles à mémoriser.

3. Conclure avec tact, en communiquant l'urgence.Environnements de travail sont le temps de conduite, et sans délai, ni sentiment d'urgence, les choses ne pas se faire. Créer responsabilité en liant un point d'action à une date limite. Pour accroître la conformité, avec tact fournir un motif à l'appui. Par exemple:
"Je souhaite recevoir votre approbation d'ici vendredi. Cela vous donnera amplement le temps de planifier efficacement notre ordre du jour de la semaine prochaine."
Sans date butoir, le calendrier, ou l'urgence, le lecteur va attendre pour un. «Nous sommes très occupés, mais on va s'y rendre à un certain point sur la route. (À chaque fois que c'est.)"
4. Prévisions de la ligne de fond dans la ligne Objet.Même les e-mails écrits sont improductifs, si elles ne sont pas lus. Utilisez une ligne d'objet de prévisions pour inciter les lecteurs à en apprendre davantage et prendre des mesures. Lignes d'objet des prévisions de communiquer les résultats afin que les lecteurs savent immédiatement comment vos informations les concernant.
Effective lignes d'objet offrent plus qu'une description sujet général. Considérons les exemples suivants:

    * "CVN 65 Topside TP AS21.1.1" [Description générale topic]
    * «Recommandation de désapprouver test s'appuyant sur les différences de CVN 65 Topside TP AS21.1.1" [prévisions spécifiques de la ligne de fond]
Lignes d'objet des prévisions tour des lecteurs de passives à actives en les mettant dans un paragraphe avec un esprit curieux. Cette amélioration simple détermine souvent si votre email est lu ou non.
5. Finesse avec Tone pour encourager la coopération.La dernière étape avant d'envoyer votre message est de vérifier votre ton. Ton est cette touche personnelle qui oblige les lecteurs à réagir positivement ou négativement. Définition d'une tonalité un moyen efficace de communiquer d'une manière qui encourage la coopération et de considération.
Le respect est le ton, pour être efficace. Lorsque vous tenir le lecteur en haute estime, vous stimuler des sentiments positifs. Utilisez des mots amis comme s'il vous plaît, d'apprécier, heureux, de donner, heureux, d'aide, le bien, et je vous remercie. Soyez positif et concentré sur ce que vous voulez obtenir fait. La sonnerie qui est plus efficace?

    * "Nous ne pouvons pas autoriser votre badge de sécurité jusqu'à ce que vous nous envoyer vos signé du formulaire de demande."
    * "Nous serons heureux de vous autoriser votre badge de sécurité dès que nous recevrons votre formulaire de demande signé."
Comme un boomerang, retourne ton de ce que vous envoyez. Finesse vos messages avec le ton pour le rendre facile pour vos lecteurs de dire «oui».
L'essayer et voir ce qui arriveDans un environnement de travail dynamique, les employés n'ont pas le temps de parcourir de flot de courriels conscience. La communication claire qui dicte la productivité. D'inspirer, de diriger et obtenir la coopération de tous les niveaux de personnel, de penser et d'écrire du point de vue du lecteur en utilisant les cinq étapes suivantes:

   1. Placez la ligne de fond à l'avant.
   2. L'appui de votre ligne de fond avec des points clés.
   3. Tact de communiquer l'urgence.
   4. Prévisions de la ligne de fond dans la ligne objet.
   5. Finesse avec ton à encourager la coopération.
Bien que le sens commun, cette approche n'est pas une pratique courante. Appelez ça un avantage stratégique qui commence au clavier.