Guide des exigences d'emploi de vérification

À titre d'employeur de votre rôle dans la documentation salariés étrangers peut être délicat. En vertu de la réforme et le contrôle de l'Immigration Act (IRCA), vous êtes tenu de justifier par un examen de certains documents que vos employés sont autorisés à travailler aux États-Unis tout en évitant simultanément les pratiques de travail déloyales. Sanctions pour l'I-9 infractions peuvent être coûteuses, dans certains cas, des sanctions civiles ont atteint plus de 50.000 dollars. Avec ce petit guide vous pouvez vous assurer l'ensemble de votre entreprise est en conformité avec tous les règlements.
Il est exigé que vous remplissez un formulaire I-9 le formulaire d'admissibilité de l'emploi de vérification pour toutes les nouvelles embauches dans les trois jours de la première journée de l'employé au travail. La seule exception à la règle de trois jours est si le nouvel employé manque un morceau de la documentation requise et montre un reçu prouvant qu'ils ont demandé un document de remplacement. Tous les documents doivent être présentés et l'I-9 formulaire dûment rempli dans les 90 jours de la première journée de l'employé de travailler. Vous pouvez procéder à l'I-9 processus de vérification avant le début des travaux sur les nouveaux employés, mais vous ne devriez pas le lancer avant une offre est faite et acceptée que l'embauche d'une personne après avoir vu des documents qui révèlent le statut de citoyenneté, l'âge et l'origine nationale pourrait constituer un motif pour une allégation de discrimination. Le formulaire doit être conservée dans le dossier pendant trois ans à compter de la date d'embauche ou d'un an après la résiliation, si elle est postérieure.
Il existe trois catégories de documents acceptables pour l'I-9 formulaire. Vous devez avoir un ou l'autre document de la Liste A ou un document chacun de la liste B et C.
Liste A
Les documents qui établissent à la fois l'identité et l'emploi d'admissibilité Exemple: US passeport ou une carte de résident temporaire
Liste B
Documents qui établissent l'identité Par exemple: permis de conduire ou d'inscription des électeurs
Liste C
Documents qui établissent l'admissibilité d'emploi Exemple: carte de sécurité sociale ou certificat de naissance
Vous devez vérifier les documents originaux que les photocopies ne sont pas acceptables et que vous devez accepter les documents qui semblent authentiques. Si les documents semblent être falsifiés ou appartiennent à quelqu'un d'autre, veuillez communiquer avec le Immigration and Naturalization Service (INS) Office.
Tous les employés embauchés après Novembre 6. 1986 sont tenus d'avoir un formulaire I-9 sur le fichier, indépendamment de leur citoyenneté ou d'heures travaillées. Si l'employé a reçu un formulaire W-2 Déclaration d'impôt de l'I-9 est requis. Vous n'êtes pas tenu d'avoir un I-9 pour les entrepreneurs indépendants ou de leurs travailleurs, mais vous devez vous assurer que les travailleurs ont subi une vérification. En utilisant sciemment un entrepreneur indépendant qui emploie des travailleurs étrangers sans autorisation, vous pouvez faire face à une potentielle I-9 violation.